摘要：当下，互联网已经成为人们办公、生活中不可缺少的一个重要方面。尤其是事业单位的办公与自动化管理，不仅给办公人员提供了更便捷的办公手段，还让很多流程繁琐的办公程序逐渐简化。而在一体化办公、信息化档案管理的范畴中，一些事业单位也遇到了新的问题。部分办公系统开发不健全、信息共享难以实现等问题让事业单位的技术革新面临着困境。因此，事业单位应在实践中不断探索，找寻可以解决问题的相应措施，提高办公系统与智能档案管理的融合效率，从而促进单位的高效、可持续发展。
关键词：事业单位；办公系统；智能档案管理；融合研究
传统的办公模式已经无法满足事业单位资源利用的需求。而为了追赶时代的步伐，事业单位也在积极进行着办公系统与档案管理的信息化建设。然而，已经形成稳定思路的传统模式，在面临信息技术的改革时也依然存在着一定的问题。因此，事业单位必须根据自身需求，不断探索如何更好的智能化技术融入实际的工作之中，从而更好的实现事业单位现代化建设的目标。
一、推进智能化档案系统与自动化办公系统有效融合的原则
1、资源整合的规范性
想要在事业单位办公系统中融合智能档案管理系统，存在着一定的困难。以事业单位常用的办公系统——OA系统为例，在融合的过程中会涉及格式转化以及数据存储等方面的内容。然而这些内容在两类系统中都存在着较大的差异。因此，若想要进行办公系统与智能档案管理的融合，就需要将两类系统中的储存标准、程序算法等进行统一标准的设置，确保两系统中的程序具有统一的运行规范标准，从而为各个部门之间的融合奠定基础。
2、信息处理的安全性
要想在事业单位办公系统中融合智能档案管理系统，就需要首先实现两系统中数据、信息等的共享，确保所有的信息与资源都能够得到科学的调整与合理的分配。而在这一过程中，事业单位信息的安全性不容忽视。事业单位需要对关键的信息以及核心的数据等进行特定的安全防护设置，并对于不同级别的信息与档案进行分层授权，提高安全保护等级，确保事业单位办公系统与智能档案管理融合过程中机密信息与档案的安全性。
3、服务功能的针对性
在事业单位办公系统与智能档案管理融合的过程中，事业单位需要针对办公系统与智能档案管理的需求进行融合信息服务平台的搭建，从而让二者在资源融合之后的应用更加的快捷与高效。例如，在进行具体设计时，需要对日常办公任务与档案管理的现状，以及办公系统与智能档案管理的技术支持条件等因素进行充分的考虑，从而实现办公人员与档案管理人员工作更加的流畅与便捷。
二、办公系统与智能档案管理系统融合现状
1、操作系统较为复杂
虽然各事业单位的工作内容不尽相同，但是各个事业单位工作内容的复杂性却多少相似。因此，事业单位的办公软件需要定期进行更新与优化，才能确保办公人员工作的高效性。如今，将办公系统与智能档案管理系统融合可以实现资源共享的目标，让事业单位的办公更加的便利与快捷。然而，在实施的过程中，却遇到了很多的问题。办公系统与档案管理系统与二者的融合系统，不论是操作规范还是操作流程亦或者应用技术，都存在着一定的差异。让刚刚接触的工作人员难以快速掌握与熟练操作。这就造成了融合系统的优势得不到应用的发挥，甚至还会出现效率倒退的情况。同时，事业单位也存在着员工队伍素质不一、员工信息素养参差不齐的情况，为融合系统的操作再增困境。此外，办公系统与档案管理系统的不同，也凸显出两种办公人员的技术方向的不同，想要短时间内培养同时掌握两种操作技术的复合型人才也存在着一定的困难。
2、基础硬件设施不完善
在信息化的建设中，事业单位的成绩斐然，已经取得了初步的成效。然而，事业单位的办公部门与档案管理部门仍然处于两种不同的工作领域之中，互不统一、甚至互相矛盾。
虽然，办公部门与档案管理部门在设备应用中都较为接近，都会使用计算机、扫描设备等的，但是二者设备的型号、功能等还是都存在着较大的差异。这让两个部门之间的融合，首先在设备的融合中就产生了分歧。尤其是事业单位的档案管理部门，由于部分信息的归类与整理都处于保密工作的范畴，因此，在进行信息共享与交互时，需要确保设备的安全性与可靠性。然而，一些事业单位共享资源的防护机制在此方面却令人堪忧。
三、办公系统与智能档案管理融合策略
1、为二者融合改革夯实客观基础
智能档案管理在事业单位的信息化建设中不断的得到完善与壮大。然而，想要更好的进行办公系统与智能档案管理的融合，还需要强化信息化的建设，加大事业单位中基础设施、设备等的投入，通过对各类办公设备与存储设备等的升级与优化来为办公系统与智能档案管理系统的融合奠定坚实的基础。同时，事业单位还需要针对办公程序与智能档案的特点进行全面的考虑，并根据这些特点设定二者融合平台的功能，确保二者在该平台中可以得到有效的融合与使用，提高办公与档案管理的工作效率。
2、打造专业化的工作队伍
设备的投入与优化，只能作为办公系统与档案管理融合的基础，而想要更加深入的进行二者的融合工作，还需要加强事业单位工作队伍的建设。笔者在前文中提到过，办公系统与档案管理系统中所要求的工作人员的技术方向不同。而在新时代的发展过程中，融合办公给我们提出的要求也愈来愈苛刻。工作人员不仅需要掌握信息技术、办公技术、档案管理技术，还需要掌握法律知识，才能更好的胜任融合工作，完成融合工作的重要任务。因此，事业单位在人才选拔中，需要着重考虑复合型人才的引进，并不断完善人才培养机制，提高复合型人才的培养效率，切实打造专业化的工作队伍。
3、完善技术操作、信息管理标准
融合就意为着统一，想要更好的融合，就需要推进统一的进程。而在办公系统与智能档案管理的融合中，统一也是一项重要而必要的工作。只有将统一技术标准、统一管理规范，才能更好的促进办公系统与智能档案管理的融合。当下，事业单位已经对办公与档案的数据信息、文件格式等进行了统一标准的融合操作。然而，这些统一的标准的范围却过于广泛，缺乏针对性与全面性，使得各个部门间的信息融合依然出现了杂乱无章的局面。因此，事业单位应更加全面的进行统一标准的制定，并建立与完善监督系统，让各个部门之间实现融合统一的过程中更加标准化。
4、创新信息资源融合管理的安全防护观念
事业单位不论是办公系统还是档案管理都具有需要严格进行保密的文件与信息。因此，在二者融合的时候，需要注重安全防护机制的建立，提高交互与共享过程中，信息的安全性。同时，在进行融合时，还需要根据信息的重要性与保密等级进行严格的划分与整合。在具体操作过程中，事业单位需要进行防火墙的设置，通过高级别的防火墙设置来对恶意访问、病毒、黑客等进行有效的拦截，以此来确保保密信息交互与共享的安全性与可靠性。同时，在信息技术日新月异的更新速度前提下，事业单位还需要注重防护软件与硬件的升级与维护，确保防护功能跟得上信息化的变革，从而持续保证保密信息在交互与共享中的安全性。
四、结语
事业单位的融合办公系统与档案管理可以更好的对事业单位内部的信息资源进行有效的开发与利用，提高办公与管理的效率。同时，通过办公系统与智能档案管理的融合，可以更好的促进事业单位信息化建设的进程，整合与统一单位中各个部门之间的信息资源，促进各部门之间的信息共享与利用，提高各部门之间的合作，从而促进事业单位整体工作的高效性与发展的可持续性。
参考文献：
[1]赵磊.事业单位办公系统与智能档案管理的整合研究[J].现代企业文化,2017,(18):86,88.
[2]朱波.事业单位办公系统与智能档案管理的整合研究[J].福建质量管理,2017,(22):109.