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浅谈高校二级学院办公室人员的角色定位

发表时间：2020/8/10 来源：《中国教师》2020年9月作者：曹春玲

[导读] 办公室人员要适应新形势的变化，如何进一步明确自己的工作性质。正确把握自己工作中的角色定位。

曹春玲扬州大学江苏扬州 225009
【摘要】办公室人员要适应新形势的变化，如何进一步明确自己的工作性质。正确把握自己工作中的角色定位。
【关键词】管理；服务；学习
中图分类号：G688.2 文献标识码：A 文章编号：ISSN1672-2051 （2020）09-112-01

        随着我国高等教育改革的深入，高校教学和管理体制正在发生调整和变革，学院办公室工作的内涵和外延也在不断丰富、不断扩展。办公室工作的重要性不言而喻。它既是协调职能部门和教学单位的纽带，又是通往社会各界的形象窗口，是直接接触学生、教职工的管理和服务的机构。办公室人员要适应新形势的变化，如何进一步明确自己的工作性质，正确把握自己工作中的角色定位？对高效开展工作是有利的。
        一、二级学院办公室的现状
        虽然办公室不是教学工作的具体实施者，也不是科研任务的直接承担者，但这些工作的成败都与办公室的工作密不可分，属于办公室的事务千头万绪，任务复杂而繁琐，工作人员不但需要具备相应的业务技能，专业知识，公关礼仪和技巧，还要有足够的耐心、认真负责的态度。办公室的工作性质对其人员还是有很高的要求。
        近几年来高校的合并与重组，本科生、研究生、成教层面的扩大招生，高校的规模日益增大，涉及的专业也很多。机关人员开始增加。新增人员对校、院、工作流程的熟悉需要一个过程;还有办公室人员来自不同的专业，工作素质有待提高，办公室管理效率问题变得十分突出。办公室人员专业、学历、职称没有要求，年龄偏大。种种弊端必然会出现管理效率和工作效率的问题。
        办公室的工作看似简单，想把它做好确实不容易，既需要有完善的制度保障、又需要实践者在工作方法上创新，同时要求办公室人员对自己有一个清晰、理性、科学的定位，摆正心态，积极主动提高自身素质，增强管理和服务的双重机能。
        二、办公室人员的工作方式
        1．规范化的管理，实现管理有序
        以制度化为基础，规范办公室管理。办公室工作纷繁复杂，头绪众多，如果没有体现统一意志的力量来制衡，全院师生员工便无章可依，无所适从，将处于一种松散状态，失去应有的凝聚力，要避免上述现象的产生，最有效的办法就是实行制度化管理。
        首先，对没有制度的，要争取领导支持尽快建立，用制度规范程序，用程序规范做事，确保办公室事务有序有力有效地开展。
        其次，对制度不完善的，要设法健全。另外，对有制度且完善的，要牢记于心，保证制度的严肃性，把制度落到实处，建立规范的运行机制，用制度规范每一个人的行为，力求使每一项工作程序化，每一个岗位规范化，每一件事情处理制度化。有了完善的管理制度，人人有章可循，按章办事，可以减少矛盾，从而大大提高管理工作的效率。

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        2．人性化的服务，实现内外关系的和谐
        美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析发现：“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25%，其余75%决定于良好的人际沟通。办公室人员每天要接待和处理的人和事相当多，所以有效的沟通是提高工作效率的重要途径。办公室人员首先要保持良好的心态，在与来访者交流时保证微笑服务，做到换位思考。在工作方法上要不断求创新，力争用最少的时间，最好的方法达到最大的效率。实现内外关系的和谐。
        3.信息化的使用，实现科学管理
        创建一个“简单、实用、开放、灵活”的办公信息平台，可促进学院各部门、各教职工之间的协作能力和随时随地沟通，从而使学院内的经验、知识、资源得到最充分的共享利用；各种信息的上传下达实现无损耗、无延迟的完美传递。
        三、办公室人员的能力提升
        1.勤学善思，提升学习能力。上面千条线，下面一根针”。作为一名学院办公室人员，想要胜任本职工作，要勤于学习，向书本学，向实践学，在干中学，在学中干，才能全面提高自己的能力和素养。为此，办公室人员要努力做到：只有加强理论学习，才能提升你的洞察力、创造力和思想境界。
        （1）是主动学习。积极参加各种学习活动，及时了解掌握、深刻领会中央、省、校最新政策文件、会议精神，力求吃透上情，了解下情，不断提高分析解决问题的能力。
        （2）是有效学习。结合本职岗位要求，认真向领导学，虚心向同事学，真诚向群众学，重点突出政治、经济、科技、法律、管理等方面知识的学习，加强组工知识学习，提高业务水平。利用工作之余，也要积极晋升学历和职称。
        （3）是善于学习。注重学用结合，遇事多思考、多总结。坚持把政治理论和业务知识的学习，同干好本职工作结合起来，着力把学习的体会和成果转化为创新工作思路、促进工作开展的措施，不断提高贯彻执行的能力。
        2.勇于实践，提升创新能力。学院工作千头万绪情况复杂。作为一名办公室人员，不仅要有做好各项工作的信心和决心，而且要有吃苦奉献、勇于实践的精神，更要具备务实创新的能力。通过更新观念，提高站位，拓展思路努力提升大局意识和担当精神，大力增强分析处理问题的能力。
        3.牢记宗旨，提升自律能力。在日常工作和生活中，要始终保持清醒头脑，牢记为师生服务宗旨，坚持勤政廉政，树立良好形象。全方位了解情况，多角度分析原因，想方设法把难题解决好、把矛盾处理好。坚决服从组织安排，尊重领导，团结同志，踏实做事，诚实做人，力求有所作为。严格遵守党风廉政建设各项要求，自觉执行单位各项管理制度，坚持按规定办事，按程序运转。
        二级学院办公室是高校管理的重要组成部分，其工作质量的高低直接影响着学院的整体工作。而所有办公室人员只有明确自身角色定位，努力提升自身整体素质，掌握正确工作方法，才能通过办公室的优质服务，塑造良好形象，赢得师生信赖。更好地为学校的发展作出贡献。
参考文献
[1]张学秋.高校系办公室的职责及人员素质[J].鞍山师范学院学报,2004,(03).
[2]李遵义.高校二级学院办公室做好协调工作的思考[J].新疆石油教育学院学报,2004,(04).
[3]刘淑彬;周玉萍.浅谈高校院系办公室工作的改进和完善[J].内江科技,2008,(09).
[4]叶小平;方建士.试论二级学院办公室主任的角色定位及素质要求[J].扬州大学学报(高教研究版),2011,(03).