摘要:新形势下,社会主义市场经济环境不断变化和发展,在开展企业的经营管理过程中,应该积极结合具体的市场环境保护做好工作管理和部署。在企业经营发展过程中,施工企业基层办公室的工作对于后续企业发展具有重要意义,本文结合具体的工作开展与管理做好具体研究分析。
关键词:企业基层;办公室;工作思路
1 前言
办公室的有效运作是现代企业稳定运营的基础。通过老方法和老观念来运营现代企业办公室管理工作往往会导致办公室无法正常运作,这将会给企业带来严重性的打击,企业管理人员应当充分意识到办公室在整个企业做起到的作用价值,并且结合现阶段的社会形势来制定新的工作方法和内容。
2 基层办公室工作的重要意义
2.1统筹协调的“行政中枢”
办公室的主要工作就是办文、办会、办事。在办文方面,负责文件信息的上传下达,有效推动了工作的开展,连接了不同层级领导与各岗位的基层员工,承担着重要的中间环节的职能,将信息由上而下地逐级传达,同时将基层的问题与建议向上级反馈。在办会方面,坚持办好一次会,做好一件事,主动参与组织企业内部、地方政府、上级单位等各项重要会议,通过各种会议的精心组织,促进了工作的有效推进。在办事上,上下沟通、多方配合、通力协作,对重要公务接待、工作调研和日常事务处理起着举足轻重的作用。
2.2辅助决策的“参谋助手”
辅助企业领导决策在企业办公室逐渐向综合机构转型的背景下,办公室越来越成为企业的核心系统,其在辅助领导决策方面发挥着非常重要的作用。办公室人员通过日常行政事务的处理,可以接触到企业内外各个层级的人员,同时能够积累大量的信息和丰富的资源。当企业领导需要针对某些计划、战略作出决策时,办公室管理者可以根据自身所积累的信息与资源,提出有针对性的意见和建议,从而起到辅助领导决策的作用。
2.3服务沟通的“对外窗口”
办公室代表着企业的形象,是企业对外的名片,办公室工作出色与否、服务热情与否,直接关系着整个单位的形象。在对上忠诚方面,办公室是标杆,带领公司其他部门认真贯彻上级各项规定,统一思想,积极行动。在敬业奉献上,办公室是榜样,时刻把“三服务”作为办公室工作的出发点和落脚点,不断推进服务工作升级。在对外负责上,办公室是先锋,坚持深度融入,服务地方经济发展,彰显国有企业社会责任,展现良好的企业形象。
3 加强企业基层办公室工作思路措施
3.1在企业内部应该尽可能提升每位员工的自身素质
管理的对象终究是人,而人的个人素养对于任何一项工作都有着极大的影响,因此在实现办公室行政管理精细化的同时,还需要切实提升员工的个人素养,不仅仅是技术层面上的更加是精神层面上的。从现实意义上讲,将办公室行政管理做到精细化的根本目的,是把企业中每位员工的职业素质和技能融入到他们的日常工作中。所以,若想进一步实现行政管理的精细化,就应不断培养或引进一批具有高素质、高技能的专业性人才,通过这种人才职业化,实现真正意义上的精细化、科学化、标准化。对于石化企业而言,一定要重视其内部的细节管理。为了让工作情况以及工作成绩可以更直观的反映出来,可以对每月制定出来的工作任务进行量化和精细化分解,将工作中的每个环节和步骤明确到每一位责任人身上。
3.2制定详细的工作计划
在行政管理工作中,员工的具体行为在很大程度上受到自身主观意识的影响,因此实现办公室管理机械化,必须要统一思想,让全体工作人员懂得精细化管理不是一蹴而就。必定要经过持续改进和不断完善的过程。制定科学可行的管理计划,良好引导员工更好开展各项工作,逐渐在办公室内形成精细化管理文化。优化办公室人员的管理意识,人员的执行力。
比如某单位每年都会制定年度管理计划,计划会分解细化到月、周、日。办公室的行政工作更加精准详细,员工周而复始按照计划开展相关工作,经过长期的发展会最终形成精细化管理意识。
3.3制定办公奖惩制度
在企业中,办公室人员除了完成常规任务外,随时面临着具有变动性的工作任务,长此以往,办公室人员容易出现焦虑、懈怠甚至厌倦的现象。但是办公人员的工作态度和工作行为,将直接影响办公室工作的最终结果。因此,制定详细的奖惩制度,能有效地提升办公人员工作的积极性,督促他们以认真负责的态度来对待每一次任务,从而提升办公效率。
3.4大力推广文化建设
文化作为单位的无形资产,一个好的公司文化会增强员工的归属感,激发其工作热情。在办公室管理工作中加强文化的推广建设,以此来增强员工的凝聚力。在实际工作中,需要定期开展一些文化活动来宣传精神文化,为员工创造一个轻松的工作氛围。同时还要时刻关注员工的一些想法。可通过开晨会和年会的方式来宣讲单位的价值观念,让员工通过自我总结和自我评判来对自身工作是否达到标准要求进行判定。利用单位网站来宣传具体的思想和方针,并公布单位内部一些重大事件,定期开展团建活动,将单位的文化价值观贯穿于整个活动过程。
3.5加强办公信息系统建设
随着近几年来的计算机技术不断进步,网络信息化时代已经正式到来,现代企业在日常办公中用到了越来越多的计算机技术,这是时代的走向,也是企业未来的发展趋势。所以,提高办公室的信息系统建设很有必要,这对于提高办公室的管理有着巨大的帮助。通过运用一些先进技术,能够实现企业内外部信息的快速通信,大大的节省了时间,提高了效率。并且办公室的信息化系统建设能够帮助我们及时发现企业中的管理问题,以便及时的进行解决,加强了企业内部沟通的便捷性,这无疑更加有助于企业的办公室管理,奠定了石化企业办公室管理的基础。
3.6做好统筹协调,增强服务的针对性
协调工作是办公室的一项重要职能,也是辦公室上下沟通、平行交流的桥梁和纽带。办公室做好沟通协调工作,对于解决企业在改革发展稳定中遇到的各种矛盾和问题,处理与党政机关、行业协会、媒体、股东等各方面的关系,提高企业整体运转效能具有重要作用。一是对外加强沟通,争取多方支持。企业在建设发展和生产经营等方面都需要良好的外部条件,诸如党政机关的政策支持、行业协会和有关合作单位的工作支持、股东方的资金支持等。统筹协调好这些方面的关系,必须充分发挥办公室的协调作用,主动向上对接,紧跟上级机关的工作思路和计划,抓住上级领导关注的重点,及时报送相关信息,争取上级支持。要建立有效的联系沟通合作机制,在协调中讲大局、讲诚信、讲公道,树立良好的企业形象。二是对内统筹协调,提高工作效能。办公室要做好与企业系统内各部门、各单位的协调配合,主动沟通,及时、准确地把上级安排的各项工作布置、贯彻下去,促使各部门、各单位工作步调一致、齐头并进,保证企业整体运转高效有序。
4 结束语
办公室是企业管理的中枢系统,决定着企业的日常经营工作,办公室的工作效率直接影响着企业的经营效率。所以,要做好企业的办公室管理工作,这对于进一步提高企业内部管理质量、推动企业不断发展有着重要的意义。在办公室管理中难免会遇到一些难题,针对这些问题,石化企业要及时的提出解决办法,已达到加强办公室管理的目的,将办公室的作用充分的发挥出来,增强石化企业的综合竞争力。
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作者简介:陆洋;1979.11.23;男;汉;上海市;硕士;工程师;基层办公室管理;无基金项目.