摘要:档案材料牵扯着很多重要的信息,管理好档案管理的信息化建设是电力企业发展的重点环节。电力企业的档案材料种类非常繁杂,并且大部分是纸质版的素材,很难在短时间内调用出所需要的文本,从而影响到整个电力企业的正常运行。所以电力企业是否拥有完备的档案信息管理体制至关重要,只有提升电力企业档案管理信息化建设,才能在工作中提高办公效率。
关键词:电力企业;文书档案管理;合理利用
电力企业对于国家的发展至关重要,并且每天会进行大量的数据信息统计,而这些信息也将通过档案形式进行记录。科学技术的不断突破为电力企业带来了多方面的影响,传统的文书档案已经难以满足工作需求,档案管理工作也因此进入到新的阶段。纸质文档不仅需要大量的空间来储存,在长时间的封存下还会对档案纸张造成损耗。电子文档的出现正好克服了这种问题,其轻便快捷的特性受到了大众的认可,在人们的生活中发挥着越来越重要的作用。因此档案管理人员应该清楚地认识到这一点,依据时代的发展需求进行更新。
1开展档案管理工作对于电力企业的意义
电力企业是国家寻求向上发展的重要直通车之一,它是由复杂的业务应用系统和相互联系的网状结构组成,而且覆盖了非常广泛的区域。经济的快速发展使得同行业之间的竞争愈演愈烈,电力企业应该在信息化的潮流当中寻找新的发展方向。所以管理人员一定要切实负起责任,以严谨的态度来对待电力企业的档案管理工作。由于档案信息所涉及的内容各不相同,需要对这些信息进行分类统计,并实现档案形式由文书档案向电子档案的转变。传统的纸质档案优缺点太过于极端,电子档的兼容性正巧可以满足电力企业发展的需要。新型的文书档案管理形式不仅能够提供更优质的服务,管理人员的任务量也会相应地减少,实现文书档案高效管理的最终目标。文书档案管理在MIS系统中也非常重要,新技术在高效完成信息收集任务的同时,还会采取一定的安全措施保障信息的安全。电力企业的文书档案管理工作会带来多方面的影响,大大加强了电力企业在同行业之间的竞争力,而且为我国的电力企业发展指明了道路。
2电力企业档案管理存在的问题
2.1电力企业的档案管理方式太过陈旧
电力企业档案文件的储存模式主要是通过纸张,不管是保存还是翻阅都不是很方便。如果想要寻找涉及某些方面的档案,按照划分法区域一点一点地去找。这种档案管理模式常常耗费大量的时间去翻阅查询,与之对应的工作效率实在是太低了,不符合事业单位应有的行政效率标准。但是电力企业的运转过程中,效率是反映运转状况的真实写照。所以现阶段电力企业的档案管理工作应该寻求向上发展,去引入一些更加高效的办公模式。只有处理好电力企业档案管理模式太过陈旧的问题,办公效率太慢的问题才能够得到改善,我国的电力企业的发展将得到质的飞跃。
2.2档案管理人员的管理能力不足
关于电力企业的档案管理,它从来都不是一项简单的工作。不单单要求管理人员熟知档案存放的情况,更需要一定的专业知识作为工作基础。因为所存放在电力企业的档案材料一般都是较为重要的信息,这对档案信息的管理人员也有着很高素质的要求。档案管理人员的个人素质水平是会与工作效率相挂钩的,如果管理人员没有足够的专业水平素质作为支撑,电力企业档案管理工作的效率是无法得到提升的。而档案信息管理人员的理论知识水准,以及是否拥有丰富的管理经验都是应该考虑的,这样决定了他们能否真正能够胜任这个岗位。
2.3档案管理方面的制度不健全
在当前的电力企业档案管理工作中,如果没有一个健全的档案信息管理体制,档案信息就可能会在整理的过程中发生丢失,或者是出现商业机密泄露的情况。而且这些档案信息没有正式的借阅手续就能够任意阅读的话,就会造成档案信息的混乱,甚至会出现窃取信息的情况发生,对电力企业造成不可挽回的损失。
这是一种非常不好的现象,如果不及时进行处理的话会造成难以估计的损失,使电力企业的经济收益大幅度降低。
3如何对电力企业的档案管理工作进行优化
3.1深化档案改革,升级管理方式
在现阶段的档案信息管理过程中,电力企业是其主要的应用单位。电力企业承担着很大的工作压力,因此在各部门的行政过程中都会涉及档案信息的应用。对于传统型的档案信息管理体制,不仅仅要对现有的工作模式进行整顿改革,还要升级档案信息的管理方式。采用现代化的档案信息管理制度,能够使档案信息更加的多元化,提高对档案信息的监督效率。而在档案信息的管理过程中,主要体现在对信息病毒的扫描,备份文献的妥善保存等方面。电力企业只有深化对档案信息的改革,升级现阶段的档案管理方式,部门的办公效率才能得到提升。
3.2理顺管理体制,狠抓组织落实
在电力企业的行政工作中,要对档案信息的管理工作提起重视。在行政部门的工作过程中,会因为有些人的疏忽大意导致信息出错。如果不把档案信息的管理工作当作一回事,档案信息就会遭到破坏和泄露,对电力企业造成无法估量的损失。尽管档案管理工作并不困难,但一定要保证工作态度严谨认真,这样才不会在进行档案管理时出现漏洞。所以说在电力企业的行政过程中,那些做事疏忽、粗心大意的人是无法胜任这个岗位的。电力企业一定要理顺现有的档案信息管理体制,狠抓组织的工作状况进行落实。并定期对档案信息的管理工作进行抽查考核,这样才能够保证电力企业档案管理工作的有效性。
3.3培养高素质的档案管理人员
档案信息的管理人员工作在电力企业信息管理的前线,档案信息管理人员的素质不仅仅决定了档案管理工作的可靠性,还与档案管理的标准化和标准化能否顺利实现息息相关。传统体制下的职位晋升条件是拥有出色的业务能力,员工在达到足够的资历阅历后,就可以晋升为管理者和领导人。这种选用管理人员的方式很不严谨,而且具有很大的弊端。这些员工没有受到相应的档案信息管理方面的教育,也没有相关的管理工作经验,更不用说在专业院校进行过长期培训了。就这样让他们担任管理人员是不行的,而且这样会让有能力的年轻人变得很少,限制了人才资源的利用。如果没有建立起合理的引进人才制度,缺乏高新技术人才的局面就会很难得到改善,无法利用新的科技手段紧跟发展的潮流。
3.4尝试把电子文档与纸制文档的管理相结合
信息化的发展趋势使电子档案被广泛应用在各个领域,但是其中还存在着很多的问题仍待解决。因为目前电子文档不具备相关的法律效力,所以在一定意义上是代替不了纸质文档的。管理人员可以换个思路出发,通过电子文书档案管理与纸制档案管理的结合来开展工作。这样不仅能满足档案信息具备法律效力,而且能够对目前的档案管理结构进行优化。由于纸质文档很容易受到外在因素的影响,所以优缺点都非常的明显。而电子档案虽说在进行查询和借阅时更加方便,但是在某些方面仍旧比不过纸质文档。因此工作人员应该对这两种形式进行详细地分析,在进行纸制档案管理工作时参考电子档案的管理方法,在进行电子档案管理时手工管理档案的工作量。另外工作人员还要学会判断档案管理系统是否稳定,通过对每个环节的分析做出管理工作的缺陷所在。
结束语
电力能源作为未来生产环节的中流砥柱,对电力企业进行内部优化已经刻不容缓。科技的发展对档案管理工作提出了新的要求,这也使电子档文件得到了广泛应用。传统的档案管理体制会限制电力企业的发展,只有从实际的发展角度出发进行创新,才能为电力企业带来更多的经济效益。对电力企业的档案管理工作进行优化是大势所趋,只有这样才能为企业的可持续发展创造良好的条件。
参考文献:
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