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加强企业档案管理的分析研究

发表时间：2020/8/12 来源：《基层建设》2020年第10期作者：李晓芃

[导读] 摘要：现阶段，随着我国经济的快速发展，企业的建设也在加快。档案管理是一个企业经营管理的重要组成部分，不仅能够对企业的知识资源和信息资源进行收集和保护，同时也能够促进企业的研发、生产、经营、管理等活动的有效开展，有助于企业的创新和发展。

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        摘要：现阶段，随着我国经济的快速发展，企业的建设也在加快。档案管理是一个企业经营管理的重要组成部分，不仅能够对企业的知识资源和信息资源进行收集和保护，同时也能够促进企业的研发、生产、经营、管理等活动的有效开展，有助于企业的创新和发展。本文就企业档案管理工作作一粗浅探讨，谈一些自己的见解，愿与同行一起切磋。
        关键词：企业；档案管理
        引言
        档案对于企业来说是一个企业的重要的核心资源，一个企业的发展和进步，档案可谓是一个重点的参考对象，一个企业基础工作也是档案管理工作，档案的质量和价值是随着时代的发展从而不断的升高的，在当今的社会中，每一个企业都应该抓住当代社会可以利用的价值的事物，伴随着现代企业制度的完善，档案管理方面的意识也不断提高，但是把档案管理部门和企业的管理相磨合是应该注意的问题。
        1企业档案管理的必要性和意义
        在企业的重大决策面前，企业档案能够为企业的领导层提供正确的、有效的决策，而这些重大决策的正确性则取决于企业中的领导对企业中每一个工作人员的整体素质还有对企业中所有的器械设备、生产出的产品、现有的和即将具备的生产技术条件等等的掌握和分析能力，同样，也取决于企业中的领导对于科学的决策以及自身对这些科学的理论知识和技术方法的掌握水平。以上这些都与企业档案有着直接联系，关系紧密不可分割。因此，我们可以认为，企业档案能够直接作用于和影响一个企业管理水平和今后的发展。在企业结构调整方面，企业档案是所有的企业将自己的资产重组以及将自身企业结构进行调整的重要条件，企业档案是一个企业资产的重要组成部分，企业档案能够为整个企业提供有效和有力的证据支撑和证明。一个企业在它的产权方面发生重大变动时，企业档案则是这个企业能够为自己的资产进行规范化和准确化评估的重要依据，这样就可以在一定程度上有效地避免和防止企业资产的流失。在管理日常工作方面，一个企业，它的企业管理方面工作的根本就是企业档案，企业中的各个部门可以利用企业档案，通过它来进行彼此间的有效沟通和协作互助。如果一个企业缺少了企业档案，整个企业没有企业的档案资料，企业就无法正常运行。例如一个企业的设备出现了故障，在电力检修部门对出故障的设备进行检修时，则需要这个设备以往的相关检修记录和设备运行的情况记录，检修部门根据这些资料记录再结合设备的现状作出相应的抢修措施进行及时的修复。除此之外，企业中设备的档案的建立、建设以及资料的妥善管理能够有效地预防设备出现故障或者事故。在企业资产管理方面，企业档案能够为其提供重要依据。企业自主研发的产品和相关技术是企业重要的资产，完善这一部分的企业档案收集与管理能够更好地让企业可持续发展。企业可以根据这一特点开发具有自主产权的产品并且在生产技术上不断探索和创新，提高企业自身的生产技术能力。在企业经营管理方面，一个企业想要建设自己的具有高素质的经营管理队伍就需要企业做好相关的企业档案管理工作，企业的厂务公开和企业的日常工作建设则更加需要相关的详细材料，即企业档案，这是企业相关工作中最重要的一个环节。
        2企业档案管理之对策
        2.1加强企业档案人才培养
        首先，积极督促高等院校培养专业化的档案信息管理人才，积极适应档案信息化的工作需要。其次，尝试从社会上聘请计算机技术的专业人才，然后进行档案部门的专业知识内容培训，帮助计算机专业人才积极掌握档案信息化的知识内容，以迅速适应档案部门的信息工作；同时，鼓励在职人员积极参与企业档案信息化的职业教育，在这一过程中，企业需要给予一定的资金、政策的扶持与引导。最后，企业可以从档案信息化的管理部门抽调一部分具备扎实的计算机信息技术又了解档案专业知识的专业人员进行信息化的素质培训，培训时应注重有效率的教学方式，如结合档案业务讲授系统操作，理论与操作同步进行，以便调动档案人员学业务、学技术的积极性和创造性。

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        2.2要让档案管理工作者更新观念，实现工作者的价值
        许多的档案管理工作者都没有意识到档案管理工作在一个企业中的真正目的和重要性，他们只是为了工作而工作，并没自己的想法，也忽视了自己对于一个公司的价值，这也就要求企业的领导能够做好档案管理工作者的思想工作和对于档案管理高新技术的教育，一定要让工作人员积极去工作，让工作人员有自己的创新思想，要对自己有一个重新的看法，在认真努力工作的同时也要结合现代的高新技术形成自己独特的思想，多为企业着想为企业和自己争取更多的经济效益。
        2.3加强收集与归档工作
        做好档案工作的基础条件是做好档案的收集归档工作。由于企业主要精力放在创造效益上，往往容易忽视档案的收集归档工作，平时所产生的档案在各业务部门手中，每个因为没有相应档案管理制度，每个业务部门的收集方式都不一样，最终需要档案管理人员到每个部门去催要，造成档案很难完整归档，档案归档不全。因此，需要企业按照档案管理制度要求，建立起一套完整的规章制度，企业内部按照规章制度进行档案收集归档工作，这样才能保证企业档案的收集归档工作。
        2.4要加快企业的信息化建设
        利用当今时代大数据的优势，将档案信息建立起数据库，将档案进行信息化处理，推动企业档案管理和企业信息化建设同步进行。要充分利用好现代化发展的成果，利用信息技术和网络技术，实现档案信息的网络化，实现资源共享，进一步提高档案管理的现代化建设。同时在企业档案现代化建设时，要注意保护隐私，实现档案的信息化和法制化同时并举。
        2.5依照法律法规治理档案管理行为
        如今，我们国家实行市场经济制度，而市场经济也属于法制经济，企业的档案管理工作需要依靠相关的法律法规有序开展。目前来看，全新的管理制度需要档案行政管理部门依照法律法规执行好，并且依照法律法规监督好各项行为，要将企业档案工作归类到企业法人行为当中。因为原有的法律制度需要更改，之前的那套档案管理法规已经过时了，所以企业要结合现代化企业治理规范和要求，设立全新有效的管理制度和规范。适当地减少一些档案法规性条款，增加一些可操作性条款，这样能够促进现代企业档案工作行为的合理改善，也可以督促行政管理人员严格依照法律办事。市场经济体制下企业开展档案管理工作需要自觉地依照法律开展相关工作，并且坚持严格治理档案管理中的不良行为，使用档案行政管理部门或相关行业规范来要求自己，自觉接受相关部门的监管。另外，档案管理部门还需要明确行政执法和业务指导之间的联系，依照所有制的多元化特征，合理地分类并且引导档案管理工作。也可以通过制定一系列制度的方式来创新监督方式和内容，从而更好地提升档案管理工作的质量和水平。企业还要将依法管理和有效服务相结合，站在企业长远发展的立场，进一步规范企业的档案管理工作，还要为企业提供科学有效的法律规范，设立相应的政策咨询或技术指导等服务。档案管理部门还要重视国有企业的经营管理模式变革，避免国家企业档案在资产重组或产权变动中遗漏。
        2.6要对档案管理工作者进行激励制度
        档案管理工作要采取鼓励机制，这也就改变了那些所谓的铁饭碗工作者的思想，应当对所有员工进行公平的激励，所有的档案管理工作者都应该采取公平的竞争方法，然后选取不同特点的员工进行不同层度的工作，真正让员工的利用率达到最大值，能者上庸者下，让档案管理人员明白自己的努力程度决定了以后在企业中的发展程度，这样运营才能让员工发挥出最大的工作潜能。
        结语
        档案工作岗位平凡，责任重大，档案人员政治上合格，业务上过硬，是出色履行职责的保证。在企业档案工作中，应从企业实际出发，采取合理的措施来有效运用集中统一管理，才能有利于促进企业整体的发展。档案工作作为企业管理工作的重要组成部分，对企业的发展有着不可替代的作用，企业只有高度重视并不断加强档案管理的建设，有效利用档案成果，才能为企业持续发展增添活力。
        参考文献：
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        [2]成永付.新时期企业档案管理体制、模式的建构[D].安徽大学，2017.
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        [4]张长水.试论行政事业单位档案管理的创新思路[J].办公室业务，2019（05）.
        [5]王玉武.浅谈高校干部人事档案管理的现状及对策[J].才智，2018（12）.