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新时代事业单位文书档案管理创新策略研究

发表时间：2020/8/12 来源：《基层建设》2020年第10期作者：金涛

[导读] 摘要：随着经济和各行各业的快速发展，对于各个事业单位而言，文书档案管理是一项重要的工作，其既具有技术性和政治性，又具有服务性，能够记录各个事业单位的重要资料和社会发展信息。

        灵寿县社会保障信息中心 050500
        摘要：随着经济和各行各业的快速发展，对于各个事业单位而言，文书档案管理是一项重要的工作，其既具有技术性和政治性，又具有服务性，能够记录各个事业单位的重要资料和社会发展信息。高效科学的文书档案管理工作，能够提升事业单位的管理水平，使事业单位做出正确且合理的决策，无论对于事业单位的发展还是进步，都是重要的举措。
        关键词：事业单位文书；档案管理；工作；创新
        引言
        事业单位是我国社会发展进步的一个重要组成部分，文书档案又是事业单位的“重头戏”，它是事业单位对各方面工作的记录，对一个事业单位的发展来说，是十分重要的。但是，反观当下事业单位的文书档案管理工作，我们不难发现，存在的问题还是不少。本文首先阐述文书档案的定义以及实施管理的重要性，然后分析当下各事业单位在文书档案管理工作中存在的问题，最后针对这些问题，寻其根源并提出针对性强的策略。
        1 对文书档案进行系统管理的重要性
        文书档案关系到的是一个事业单位的发展，它要求要规范系统且有十分强的保密性，不然会对单位的一系列政策的实施造成恶劣的影响。首先，许多的事业单位在处理一些问题时，需要以文书档案为凭证，有许多的文书档案是具有法律效力的，在处理问题时有很强的说服性。其次，文书档案具有很强的参考性，不管是处理什么事务，单位参考文书档案中过往的事例去处理当下的事务，是一种十分有效的解决方法。最后，文书档案记录的数据其真实性都是有保证的，具有很强的客观性，全部数据都是以事实为基础，不容许任何人更改。
        2事业单位文书档案管理工作中存在的问题
        2.1事业单位对文书档案管理工作的重视度欠缺
        有些事业单位对文书档案管理工作的重视程度较低，尤其是有的单位主要领导对文书档案管理工作的忽视，把文书档案管理工作，只看成是办公室工作中一项最容易做的事情，直接导致了文书档案管理工作混乱的局面，并且对保密工作也不重视，没有把加强对保密工作的领导作为一项重要职责。有的工作人员认为，管理办公室文书档案，就是简单地保存相应的活动材料和会议，保存的这些数据过后不可能将其效用充分地发挥出来。所以，忽视了对办公室文书档案管理工作的重要性的认识。
        2.2 文书档案的检索效率不够高
        文书档案库是庞大且复杂的，想要用到某一类文书档案，必然要对文书档案进行检索。对文书档案进行检索的效率高不高，深深地影响着其他各类工作的工作效率。现在发展比较落后的事业单位不能够普遍使用计算机检索，用到的检索方法还是传统的手工检索的方法，虽然他们开发了许多类型的检索工具，但检索效率还是不能够与计算机相比。
        3提高档案管理水平的方法
        3.1事业单位提高对办公室文书档案管理工作的重视程度
        办公室文书档案管理工作，对于事业单位全面开展办公室工作具有重要的影响，事业单位主要领导必须要重视起来，作为事业单位的主要领导，对于办公室管理文书档案工作，应该主动出谋划策，将保密工作纳入党委重要议事日程，并且认真地思考和研究所涉及的全局性办公室文书档案工作，科学合理谋划近期部署的办公室文书档案工作。同时，落实的过程中，分管档案工作的领导应亲自过问，亲自抓，要经常检查，发现问题，及时督促整改，积极地推广经验做法和优点，在事业单位领导的带动下，使全体工作人员都能够重视办公室文书档案管理工作。

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        3.2合理规划文书档案管理工作，各部门配合文书档案管理工作
        单位要在转变理念、深化制度、责任分级等过程中坚持一切从实际出发的原则，合理规划文书档案管理工作，对文书档案进行合理化分类，即人事档案、公共资产档案以及流动性档案，各自包括不同方面的内容，人员编制、福利待遇等属于人事档案，常规会议记录、工作中人员、物资调配等属于流动性档案，公共财物购进时间、功能作用以及应用状况等属于公共资产档案，针对各类文书档案特征、性质以及管理难点，联系日常开展的一系列业务活动，在合理规划的基础上开展针对性的文书档案管理工作。在此过程中，单位要在创新文书档案管理工作中加强档案部门和其他部门之间的联系，在互动、交流中借助全员力量，共同高效管理文书档案资料，也可以通过文书档案随时全面、深入不同部门运行情况，加强内部控制的同时高效防控各类风险，优化利用文书档案资源，促使各项业务活动有序开展。
        3.3提高文书档案管理人员的专业素养
        档案管理工作人员的专业素养是否符合标准，对整个事业单位的发展都起着十分关键的作用。所以说，想要提高事业单位文书档案管理的效率，最首要的环节就是提高其相关工作人员的素质能力。首先，相关的管理者受到的思想教育要确保到位，这是至关重要的一点，因为思想对于具体行动的作用非常大。文书档案管理的工作者要有先进的管理理念，要能够正确认识到文书档案管理效率的重要性。当然，想要提高管理人员的专业素养，也是有具体的措施：第一点，要对文书档案的管理工作进行大力的宣传，让工作人员能够真正明白文书档案的使用价值和重要性；第二点，要激发文书档案管理工作人员的热情，具体的办法是将这项工作纳入到他们的考核项目中，让他们能够主动地对档案管理这项工作上心。其次，除了思想上重视，行动上也不能够落后。要对管理工作人员的工作进行监督，实施相应的奖惩制度也不失为一种好的办法。除此之外，适当提高工作人员的工作地位，让他们能够对工作有更强的责任心。最后，对单位内的相关工作人员组织统一的进修培训，这是一条对提高工作人员工作能力十分快速的途径。
        3.4加大文书档案信息化建设力度
        事业单位文书档案管理工作具有复杂性、耗时长等特点，因其涵盖的内容较多导致单位在实际开展过程中将投入较大的精力。例如，它除了在人力资源上花费巨大，同时还需要在质量上下大工夫，才能避免档案资料遗漏或者不完善的现象发生。“互联网 +”时代，事业单位应当主动引入档案管理信息化技术，通过加大文书档案信息化建设，在有效节约人力、物力的同时，全面提升文书档案管理的效率与质量。首先，加强文书档案数据库建设，针对各种分散、多种介质的档案文本、照片、录像以及录音等进行有效的转化归档处理。其次，科学制定文书档案信息化管理制度，形成一套完善的操作性强的信息化管理规章制度，细化责任，并落实到具体岗位。最后，事业单位文书档案管理还应当主动尝试融入办公一体化，通过外包给企业的方式，基于办公一体化的基础，设计文书档案管理软件，使其能够真正融入整个事业单位的管理工作中，进一步提升文书档案管理工作的效率与质量。
        结语
        随着社会的进步与发展，文书档案不断增多，为了能够满足社会发展需求，要保障文书档案管理实效，强化文书档案信息管理力度，加强文书档案信息化管理，提升文书档案管理人员队伍的专业能力水平，确保文书档案的规范化和制度化。
        参考文献：
        [1]李彩虹.浅谈新形势下企业如何做好文书档案保密管理工作的选人与用人[J].国际公关，2019（8）.
        [2]田东阳.新形势下如何做好事业单位文书档案的管理工作[J].科技视界，2019（21）.
        [3]张彤.如何做好新形势下社会保险档案管理工作[J].办公室业务，2019（12）.
        [4]高华杰.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].国际公关，2019（6）.