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刍议如何做好数字化档案规范管理张中蕊

发表时间：2020/8/12 来源：《基层建设》2020年第10期作者：张中蕊

[导读] 摘要：近些年，在社会快速发展的影响下，我国的科学技术水平不断进步，档案管理工作步入数字化时代，利用现代化技术有效管理各种信息资源，已经成为当务之急。

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        摘要：近些年，在社会快速发展的影响下，我国的科学技术水平不断进步，档案管理工作步入数字化时代，利用现代化技术有效管理各种信息资源，已经成为当务之急。通过研究数字档案管理的前沿技术，结合当前工作实际，对现代档案工作进行数字化档案管理做进一步研究。本文从数字化档案规范管理的内涵，数字化档案规范管理的重要意义等几个角度，结合档案管理实践基础和理论研究，尝试对其进行分析认识。
        关键词：数字化；档案管理；规范性
        引言
        现在全球已经进入信息化时代，世界各国都面临着信息化变革，在此背景下人们的生活和工作方式也发生了颠覆式的改变。对于档案管理工作来说，要想跟上时代的步伐就必须实现信息化、数字化突破。所谓档案数字化指的就是档案由传统的纸质实体档案向数码影像电子档案转化的过程，数字化档案不仅能完整的记录事件内容，还便于资料的储存，在很大程度上减少了资源浪费，降低了制作储存成本，但同时数字化档案也面临着档案安全性、数字真实性和完整性方面的威胁与考验，一旦出现问题会给企业和个人造成严重的影响。因此，客观全面的认识数字档案，做好档案数字化管理工作，是相关管理技术人员需要重点关注的问题。
        1数字化档案管理的内涵
        数字化档案管理是信息化发展的必然趋势，也是当下信息技术发展的重要体现。在互联网时代下，传统的纸质档案已逐渐被电子档案代替，档案信息资料也变得更加丰富，文字、图像、视频等资料都能实现自动化搜集和整理，查阅、调取以及保存等工作也更加便捷，管理工作的效率有了明显提升。而信息技术的发展使得数字化档案信息成为了管理工作的重点，数字化信息能够在互联网时代快速传播。因此，加强档案管理的规范性，深入研究数字化档案管理技术，结合时代发展的需要，利用更加先进的手段提高档案管理的质量，发挥档案信息的价值，仍是当下重要的工作。数字化档案管理具有众多的优点，能节省成本和储存空间，提高访问效率，也能及时对数据进行采集和归档，提高工作效率。数字化档案管理能够提高资源共享率，推动档案管理技术的改革和更新，实现现代化档案管理手段，强化档案信息在社会建设和发展中的效用。另外，传统纸质文件的频繁调用不仅会提高资料的损坏率，也容易导致档案信息的泄露，而数字化档案在共享的同时能够进行资料备份，提高档案信息的完整性，保障资源得到有效管理。
        2档案数字化建设实践与发展的应对
        2.1强化责任分配制度
        要全面实现数字化档案管理，需对纸质档案资料进行有序处理，企业内部要建立明确的制度体系，才能对庞大的数据和资料进行整理和归档，实现数字化发展。因此，要对数字化档案管理规范性的工作内容进行细化，根据企业内部需求，设立明确的工作岗位，明确相关的工作内容，包括对资料的分类、整理、数字化处理等过程，都要有专人负责。建立科学合理的责任分配制度，首先要对数字化档案管理工作的内容和环节进行明确，根据实际情况，制定更加规范的工作流程，才能根据管理需要细化工作内容。在责任分配的过程中，也要明确工作的目标，除了实现全面数字化管理之外，更要保证资料的全面性、管理的规范性。比如，在对档案信息进行归档时，可安排1-2人进行专人管理，用数字化技术进行有效整理，按照不同资料的类型、内容进行分类，规范格式标准。
        2.2培养复合型人才
        在数字化时代背景下，复合型人才培养已成为一项迫在眉睫的重要任务，也是新时期下档案管理的新要求。首先，要对档案管理人员的专业知识进行培训，必须具备基本的管理工作常识，为适应数字化档案管理发展，还需针对其基本的计算机、硬件设备操作能力进行培训。

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其次，可选择具备一定计算机操作能力的工作人员担任档案管理岗位，并负责相关工作，在上岗之前必须要接受与档案管理相关的工作培训。通过这些方式，使得档案管理人员既可完成管理也可进行计算机设备操作，能应对数字化档案管理中可能会出现的问题，具有重要意义。除此之外，企业还可以对外招聘复合型人才，同时，对档案管理人员的薪酬进行调整，并制定一系列奖励制度，将该项工作纳入考核范围，提供晋升空间与可能性，调动档案管理人员的工作积极性，提高数字化档案管理质量。
        2.3打造档案信息化共享平台
        在实现电子文件全文检索和档案数字化的基础上应建立网上信息资源共享平台。例如：将公司的档案系统与业务系统、办公自动化系统等进行连接，形成完善的信息系统，促进共享资源，获得更多档案信息、成果，提升档案信息使用率。在档案经过数字化处理之后，档案系统可提供网上查询服务，在公司门户网站构建档案主页，并接入档案数据与信息，便于公司人员查询公司信息、资料等，或档案检索，充分满足信息使用需求。
        2.4完善管理设备和管理系统
        数字化档案管理工作需利用计算机网络信息技术及相关设备，更需安全可靠的信息系统进行保障。一方面，企业和相关部门需要认识到数字化档案管理的重要性，加大经济投入，以构建健全的管理环境。引进专业的计算机软件和技术设备，配备专业的信息技术人才，为档案管理向数字化推进提供更加良好的保障。另一方面，要结合计算机网络技术构建科学的档案管理系统，针对数字化档案信息资料的特点，加强对信息资料的管理，提升安全性和严密性。比如企业内部可建立独立的档案管理网站，以实现内部档案的调用、查阅，防范病毒对档案数据库及管理系统的入侵、确保档案信息的安全。另外，严格控制档案数字化管理流程，确保每项工作内容都在系统机制内执行。
        2.5完善档案管理安全体系
        首先，要提高风险意识，积极做好应对档案数字化风险的准备。要想实现档案数字化安全体系建设，必须先实现档案管理人员的安全思想建设。因此，应提升档案管理人员的安全意识，使其将档案安全管理工作作为档案管理的首要任务。另外，应让档案管理人员充分了解档案出现风险事件的后果，了解档案数字化管理风险的重要性，在日常工作中在思想、知识、技术等方面做好准备，从根本上保证档案数字化管理工作的安全性。
        其次，要建立完善的档案安全体系和安全防范系统，例如，对档案数字化管理专用计算机的应用软件进行加密处理，设置电脑和系统秘钥，使用照片、图片修复技术及时对信息加以完善和修复等，对电脑的硬件和软件进行全方位的保护。另外，对于电子档案应按时进行备份，防止遇到突发事件或其他原因导致电子档案信息丢失，对于特别重要的信息文件，应放在不同的位置进行备份保存，并对文件设置固定的访问权限，能有效防止资料的丢失和外泄。
        2.6数字化档案管理的效率
        数字化档案管理能够有效提升档案管理的效率，主要是因为先进技术的利用能够实现档案登记、查询等功能的智能化，这样可压缩管理环节，缩短周期，其效率自然会有所提升。
        结语
        综上所述，当前数字化档案管理工作已成为了许多企业重要的工作内容，在信息化时代，数字化档案资料已成为了主要趋势。各企业要重视数字化档案管理工作的发展，构建完善的系统，规范管理工作，强化资料信息的管理流程，提高资源的利用率，才能推动社会的可持续发展。
        参考文献：
        [1]罗淑兰．做好新时期数字化档案管理工作的思考［J］．办公室业务，2017（10）：14
        [2]张威.新形势下如何做好档案数字化管理工作[J].数字档案，2014（5）.