国有企业档案规范化管理的重要性研究--中国期刊网

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国有企业档案规范化管理的重要性研究

发表时间：2020/8/12 来源：《基层建设》2020年第10期作者：王玥明

[导读] 摘要：现阶段，随着我国经济的快速发展，而档案在国有企业管理和发展过程中的重要作用日渐显现，国有企业档案管理对于企业的决策和发展都具有极大的影响力。

        天津中环电子信息集团有限公司天津市 300191
        摘要：现阶段，随着我国经济的快速发展，而档案在国有企业管理和发展过程中的重要作用日渐显现，国有企业档案管理对于企业的决策和发展都具有极大的影响力。为了能够进一步提高档案管理效率，促进国有企业双效实现，档案管理应坚持以人为本、需求导向、提高效益的优化原则，从理念重建、制度完善、平台建设、队伍配备四个方面加强企业档案管理，优化档案管理措施，提升档案管理能力。
        关键词：国有企业；档案规范化管理；重要性
        引言
        随着现代技术特别是计算机网络技术的发展，“文档一体化”的管理模式悄然兴起，越来越多的工作开始朝着信息自动化管理的方向发展，档案管理工作也是如此。在信息化浪潮中，档案与信息技术一体化发展中，一些国有企业档案管理存在一些问题，减缓了国有企业档案管理创新改革步伐，主要体现在一下几方面。
        1国有企业档案管理实践创新的重要作用
        1.1能够促使档案材料的转化
        国有企业开展相关的档案管理实践创新活动，有助于促使档案材料的转化。①能够促使档案材料转化成生产力。近年来，国有企业在实际发展的过程中不断进行技术的创新，科技快速发展，生产力得到解放，同时也积累了很多的文字资料、技术资料与创新性资料等。在此期间档案管理人员开展创新实践活动，可全面整合相关的档案资料，归类整理并且统一存储，有效提取其中的科技攻关资料、技术革新资料等，为一线生产工作人员提供依据，促使相关档案资料转变成为国有企业的生产力。②能够促使相关档案资料转变成为无形资产。国有企业中的档案资料，属于生产经营中取得成果的见证，也属于企业集体智慧的结晶产物，更是企业在长时间实践操作、活动中的文字见证，其中涉及到很多核心科研攻关资料、产品设计资料等，还有关于产品信息与市场信息等，同时还涉及到文字资料、图片资料、视频资料等等，属于国有企业中的文化财富，是无形资产中较为主要的部分。
        1.2有助于提升档案管理的工作水平
        国有企业在传统的档案管理工作中，观念落后，没有积极采用创新手段开展档案管理工作，难以统一进行国有企业科技创新资料、科学研究资料的管理，无法为国有企业的相关生产工作提供依据。且在传统的档案管理工作中，由于管理手段落后，会浪费很多时间与成本，不利于进行档案的管理，工作效率较低。而在国有企业档案创新管理的过程中，可创新管理观念、管理模式与管理手段，形成良好的创新性工作模式，节约时间，降低成本，促使档案管理工作效率的提升。
        2国有企业优化档案管理的主要原则
        2.1以人为本，服务至上
        国有企业的档案种类众多、来源多样，既有来自于企业内部的信息资源，也有来源于外部客户、竞争对手等资料。优化档案管理的过程应该遵循“以人为本，服务至上”的原则，将各类档案信息加入到档案信息管理平台上，企业、员工、客户、供应商都可以通过档案信息管理平台进行各种查询服务。同时要充分发挥档案管理人员的优势，人尽其才，推动档案事业向前发展。
        2.2需求导向，与时俱进
        随着企业的不断发展，档案信息资源的数量始终在增加，庞大的档案资源需要与时俱进的技术手段和现代化的管理理念支撑。在档案形成与收集过程中，并不是所有的档案都需要进行归档，企业应以市场需求、员工需求、客户需求、企业发展需求为导向，归集对实现经济效益和社会效益有用的档案，提升档案资源的利用率。
        2.3去粗取精，提高效益
        长远来看，企业实行精益化管理是适应社会发展需要的根本要求，更是实现科学、可持续发展的必由之路。国有企业的档案管理同样需要将海量的档案资源进行筛选，去粗取精，强调“精要”和“效益”，除留存档案过程中要求精益外，档案的管理也要求精益，在每一个环节和细节处提升档案管理效率，促使档案利用价值更大的发挥。

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        3国有企业优化档案管理的对策措施
        3.1创新管理工作方法
        国有企业在档案管理工作中开展实践创新活动，有助于将档案资料转变成为生产力、无形资产，对国有企业的良好发展产生直接影响。因此，在具体工作中必须要树立正确的档案管理创新观念，针对管理机制、管理工作思路进行有效创新改革，形成创新性的工作模式与机制，打破传统的国有企业档案管理工作局限性，达到预期的工作目标。国有企业在日常的档案管理工作中，应该按照市场经济环境对企业的要求，针对管理方式进行创新，拓宽相关的工作外延，深化具体的内涵，转变传统的单一管理手段，将档案管理、资料管理、情报管理、信息管理、统计管理等有机整合。国有企业应该将档案管理作为重点部分，有效进行档案信息资料的搜集、整理，联合进行编目处理、检索处理与保管利用处理，规范国有企业的档案管理行为，提升整体的工作效果。为有效创新相关的档案管理方式，国有企业应该积极采用网络信息技术，创建档案管理的网络平台，通过网络平台进行各类信息的联合开发与共享，创建出档案信息的联合体，通过有效的措施完成相关档案创新人物，达到预期的工作目的。需要注意的是，在创新管理方法的过程中，国有企业还需积极采用先进的大数据技术、数字化技术、网络信息技术、云计算技术等等，综合搜集、整理与利用相关的档案资料与信息，确保各方面档案信息的利用率，满足当前的国有企业档案管理创新需求。
        3.2建立高素质的档案管理队伍，增强人员配备
        （1）加强专业化队伍建设优化国有企业档案管理最重要的还是要落实到操作过程中，落实到档案管理人员身上。档案管理专业化队伍的建设是近年来档案行业持续深入研究的课题。只有将档案管理专业化，建立专业化的档案管理队伍，才能够从根本上增强档案管理效能。国有企业应通过多种途径尽可能提升档案管理人员的专业化水平，从思想政治素质、档案专业知识、档案管理职业技能等方面持续投入，提升档案管理人员的专业能力和管理水平，加快人才队伍的建设。（2）培养“一专多能”的档案人才在注重专业化档案管理人员队伍建设的同时，也不能忽视对档案管理人员其他素质的培养。由于企业档案类别较多，有生产档案、销售档案、物流档案、财务档案、人事档案等多种类型，因此，档案管理人员通常都由各部门的员工兼职担任。企业的档案可采取集中管理与分散管理相结合的原则，文书档案统一管理，其他档案由有关部门管理。这就要求负责档案管理的人员既要具有部门专业背景，又要具有档案管理知识，同时还要掌握档案信息化、数字化的相关技术，企业要应该加强对这部分人员的培训与培养，打造“一专多能”的复合型档案管理人才。
        3.3加强档案的日常管理，以确保信息安全
        档案信息平台的日常管理是否规范化，决定了档案的安全性和日常运行的稳定性。因此，档案管理员必须在日常档案管理工作中保持电子信息的物理机密性，严格实行不联网的保密性和不保密的网络。由于互联网的快速发展，网络中充斥着各种病毒。作为档案馆建设的重要组成部分，档案平台在受到恶意攻击时很难处理，这将导致整个平台系统瘫痪，严重影响正常工作。在档案管理的过程中，需要防止外部网络访问，以防止平台受到恶意破坏。在日常管理中，还必须确保档案内容不会泄漏。档案平台涉及更多的个人隐私。员工严格遵守保密职责，加强对各种保密制度的研究，不允许将任何与工作有关的文件带出办公室。同时，更需要定期地做好数据备份，防止在发生意外情况时丢失归档中的信息。意外断电或平台系统代码故障可能会导致平台数据库中的信息丢失。因此，在档案管理的过程中，管理人员应定期备份数据库，以保护数据库信息。
        结语
        企业要想进一步提升档案管理质量和水平，就应该从企业档案管理现状出发，并且根据管理过程中的问题，采取有效的解决措施。企业还要进一步完善好相关的制度，明确好档案管理人员的责任，努力提升管理人员的综合素质，从而更好地提升企业档案管理质量。
        参考文献：
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        [2]吕凰.国有企业档案管理工作价值优化提升的途径[J].环球市场，2019，14（24）：38-40.
        [3]刘宁宇.浅谈国有企业档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].赤子，2019，45（23）：124-239.