摘要：随着信息技术的发展与完善，互联网时代的日益发展，文书档案管理人员要与时俱进，依照新时代的信息管理技术，将这些先进的技术理论应用到企业内部的文书档案管理工作当中，跟随科技的脚步，革新自身，将可能发生的变故拒之门外，根据当前存在的问题，采取科学的管理办法，最终提供与企业当前的建设发展方向相一致的解决方案，帮助企业在同业竞争中脱颖而出。重视信息化、数字化技术为文书档案管理带来的积极作用，更要与新时代接轨，做好档案管理工作，为我国煤炭企业的发展作出突出贡献。
关键词：煤矿企业；文书档案管理；信息化建设
1导言
随着科学技术的发展，在档案工作中新理念、新技术的逐步推广和普及，文书档案成为综合档案里的重要组成部分。当前社会通讯网络走向信息化，计算机网络的推行改变了煤炭企业的档案管理方法，使企业的信息化建设更加的完善，尤其是进入办公自动化、信息化的时代，传统的档案管理方式已经落后，特别是对煤矿的文书档案管理工作提出了更高的要求。
2煤矿企业实行文书档案信息化管理的意义
社会的快速发展让信息化、数字化变得更加普遍，煤矿企业的文书档案管理也不例外，从档案管理前期的内容整合到内容处理、输出等都可以在信息化中独立完成，更可以依靠大数据的支撑为煤矿企业提供服务。若依照传统的管理办法则无法满足现有的数据记录，需引入信息化的管理建设，将文书档案进行重新整理备份以防丢失，还可以建立企业数据库为企业提供更多服务，帮助企业实现稳定发展。
2.1现代化信息技术让信息实现交互
传统的文书档案管理模式只需要通过纸质档案来记录信息，这种方法不但会造成档案记录不全或损坏丢失，还会造成纸质档案被人为损坏的可能。纸质档案存档内容相较于现代化的信息存储，确实有很多不周到之处。所以，煤矿企业的文书档案管理要结合信息化操作，设立电子档案管理系统，相较之前的管理方法，在储存上就能节省很大的空间，更能给管理者带来方便，既存储上的方便、查询上的方便等等，其因为查找时产生的失误率也会降低，工作人员在查询档案时也不会花费过长的时间，只需要使用计算机，输入相关内容，就会查询到想要的结果，通过计算机简单的程序就能搜索到相关的资源，现代化信息技术可以将信息共享，也可以让信息交互，让信息达到共有化。
2.2现代化信息技术将提高工作效率
当文书管理与信息化相结合时，信息技术会连接每一个程序，减少管理者工作时会出现的失误，也为工作效率带来提升，通过使用计算机来管理档案调取及核算，在对档案进行修改时，可以通过预设的计算机程序来修改，避免失误，从而完成档案管理的问题。
2.3现代化信息技术将传输方式变得多样化
传统的企业档案要倚靠邮寄等才能实现双方间的传送，这样的邮寄方法不但会造成内容互动时间过长，还容易在邮寄过程中出现档案遗失的情况，给企业造成不可挽回的经济损失。随着社会化的发展，现代化信息技术的诞生，方便人们的学习与生活，电子邮件不但能通过网络传输各种文件内容，还能保证接收双方都能进行资料的存储，不易造成文件的丢失，最重要的是，高效的网络传输速度，不用一刻钟的时间，就能让双方都接收到相关的文件内容，既保证了时效性，又保障了文件存储的安全环境。
2.4现代化信息技术将储存变得更稳定
受现代化信息技术影响的企业文书档案，其信息管理可以进行不同方式存储，而且该存储不担心会有外界环境的影响，内容的大小，只需要按照一定的格式进行存储、归档就可以进行相关的存储，方便后期的查询与提取，便于一键查询。将现有的档案进行存储，这样不仅能提高信息内容的收集率，还能充分发挥现代化信息技术的优势，紧跟时代发展的脚步。
3档案管理的信息化建设中存在的问题
3.1各部门的配合
公司各部门对文书档案工作的配合不够，制约了文书档案管理水平的提高。
有些部门只图自己工作方便，不愿意将文书档案移交到档案管理部门进行统一管理，导致文书档案的不能及时归档。
3.2安全性问题
有利就有弊，档案管理的信息化建设需要不断的发现问题并妥善改进，信息本身就比较灵活，因此电子档案的建立自然就会存在很多的不稳定因素，网络被共享，互联网包含广阔，电子档案便会面临内容被添加或篡改等问题，或者档案工作人员安全意识薄弱，都会带来档案的安全问题。
3.3缺乏管理人才
信息技术的更新换代，同时也给档案工作人员的工作提出了更高的要求，纸质版档案管理更换成电子版档案管理，因此档案管理人员就需要进行全方面的培训和学习，掌握先进的计算机技术，高素质高技能的要求每个管理人员，才能使文书档案的信息化建设更加的顺利。在现阶段当中，相关专业技术人员十分的匮乏，很多的新型科技设备都无法进行有效的操作，从而导致我国文书档案管理信息建设步伐缓慢，同时煤矿文书档案管理人员思维方式，管理模式还较为滞后，硬件设备老化较为严重，这也制约了煤矿文书档案文书的信息化建设。
4档案管理信息化建设的建议
4.1加强各部门之间的合作，做好文书档案的收集工作
档案工作者要主动了解业务部门的工作，使档案工作围绕单位的中心工作开展。加强档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通，保证档案资料收集的及时性和完整性。山西高河能源有限公司自档案室成立之时就设立了档案工作领导小组，由公司领导牵头，各部门设立专门的兼职档案员，负责本部门档案资料的收集和移交，有效的保证了各类档案收集的及时性和完整性。
4.2提高网络安全防护力度
为保证档案管理信息系统的长久安全，就需要在档案建立的每一步都提高警惕，最重要的就是严格执行安全防护措施，强化档案信息化管理网站的维护，加强对档案的防护力度。设定档案资源使用权限，基于不同用户群授权不同等级的档案服务，对于文书档案的查阅权限更要准确划定，确保信息的共享与安全。山西高河能源有限公司的档案管理软件对公司各分管领导及各部门兼职档案员提供查阅权限；仅对档案室的专职档案员开放了修改权限，有效的解决了文书档案的利用和安全问题。
4.3提高档案人员的信息化素养，培养综合型高素质的管理人才
在网络遍布世界和科学技术飞速发展的今天，档案管理人员的综合素质也应该不断提高，包括计算机应用技能、档案管理专业水平及信息素养等，这样才能适应档案信息化的工作要求，更好的完成工作。对文书档案进行信息化管理就是想要达到资源共享的目的，在共享档案资源的同时也要体现档案的价值，进而服务于生产实践。专业化培训和集中式的学习是必不可少的，各个企业的核心领导人员要做到以身作则，作出表率，带领企业全体工作人员树立主动学习终身学习的思想理念。
5结语
煤矿行业是典型的劳动密集型企业，随着煤矿生产行业的发展，以及计算机技术、网络信息技术在煤矿企业管理中的应用，管理者必须创新文书档案管理模式，转变管理理念，实现相关领域的信息化建设。在实践过程中，管理者应以《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》为指导，根据企业发展需求，制定科学合理的现代化文书档案信息化管理机制，引进现代化科学技术，完善相关软件、硬件设施配置，大力培养信息化文书档案管理人才，充分发挥文书档案信息在企业管理中的信息指导作用。
参考文献
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