摘要：信息时代企业档案管理工作发生很大变化，传统老旧的管理模式已经不能满足企业档案管理需求。鉴于此，大数据背景下企业档案信息化建设迫在眉睫。文章通过对大数据与档案管理系统的融合进行分析，探讨企业档案信息化建设存在的问题，并提出相应的管理措施。
关键词：企业档案；档案管理；信息化；大数据
引言
在新时代背景下，企业为了顺应时代发展的需求，档案管理工作需要得到进一步的升级。尤其是在信息技术广泛应用的今天，更需要构建起完善的企业档案信息化体系。在实际构建过程中会存在着不少的安全问题，本次研究就对这些安全问题进行分析，然后提出了相关的解决对策。
1大数据技术与档案管理系统的有机结合
大数据指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是海量、高增长率和多样化的信息资产。根据定义，大数据不仅仅指数据量庞大，更指种类庞大，需要新的技术才能储存和处理。综合来讲，大数据主要有数据体量巨大、数据种类多、处理速度快以及数据价值密度低四个特点。大数据特征与档案特征在一定程度上来讲是吻合的，将大数据与档案结合是对大数据技术的应用。通过分析目前的研究成果可以发现，引入大数据概念其实是将静态档案观转变为动态档案观的过程，是通过数据挖掘实时在线管理档案的过程，是基于数字理论的思维分析方法，必将会为档案管理带来全新模式。基于大数据技术的企业档案管理是一种新型的管理模型，不仅能对档案进行分类保存，还能通过大数据理论对档案中的潜在数据进行分析。在完成数字档案资源的数学建档之后，系统会根据档案资源的内容进行自动扫描和分类，并且会将档案信息存储到数据库中，完成储存过程。与传统档案不同的是，数字化档案可以通过快速检索提供给使用者，能够高效地实现资源共享，完成对档案潜在信息的开发和利用。由于大数据技术特点，开发出的信息往往具有较高精准度，能为企业决策提供参考。总的来说，大数据是企业档案信息化建设的核心，同时也是不可缺少的部分。
2当前我国企业挡案信息化建设的现状及存在的问题分析
2.1档案信息化发展不均衡，建设水平有待提高
企业档案管理工作中加强信息化建设确有必要，但是实践中却存在着一些问题与弊端，其中发展不平衡就是一个最大的问题，亟需采取有效的措施予以解决。不平衡问题主要在横向上,包括企业的规模、类型以及综合实力等因素，这些横向上的影响因素不同程度地影响着企业档案的信息化建设，阻碍了企业档案建设的顺利开展。例如，对于规模大或实力雄厚的企业，其具有轻强的资金能力支持企业档案信息化建设，而相对之下，规模小且实力弱的企业在档案信息化建设中缺乏足够的资金支持，这就使得档案信息化建设中出现了横向上的不平衡现象。
2.2档案信息化建设标准不统一
虽然有很多企业都积极参与到档案信息化建设中,但是档案信息化建设标准并不统一,文件编号、信息查找、储存格式等常存在问题,直接影响了档案信息化的建设效率与发展速度。如有的企业为了避免文件被随意修改,会把文件设置成PDF、CAJ等不同格式。但是,为了顺利查看这些格式的文件,利用者必须下载相应的阅读器。这在一定程度上会影响档案利用者的体验感,浪费其时间。可见,企业档案信息化建设若缺乏统一的标准,会加重操作过程烦琐程度。
2.3档案信息安全性比较低
在大数据时代，企业档案信息包含了各种企业重要信息、机密信息。对于企业而言，一旦这类信息泄露出去，必定会企业带来不可预估的财产损失和安全隐患。立足于当前绝大多数企业档案管理者而言，普遍缺乏安全观念，无法真正落实企业档案信息安全防护工作，因此，企业档案管理系统非常容易受到黑客或是一些不法分子的篡改，恶意窃取，最终导致企业机密信息的泄露，严重影响了企业的稳健长远发展。
3新时期加强档案信息化建设的路径与方法
3.1加快档案资料库存信息化进程
在档案资料管理的信息化过程当中，最先需要解决的问题是档案管理人员以及用户需要大量登记和签字。要解决这一问题可以构建起比较特殊的档案管理信息系统，录入每本档案资料，再添加相关的标识。建议在构建系统时采用RFID（射频识别）技术，确保可以准确快速地借还相关的档案资料。这一技术最明显的特点是信息存储量比较大，不需要进行准确扫射，在对标签进行读写的过程中可以不用直接接触，可以同时一次性读写不同的标签，识别的速度很快。可以将RFID技术和公司的档案资料库系统连接起来，识别档案资料当中的库存地点、档号以及管理号等。档案资料库仍然需要继续采用闭架管理方式，档案管理员审核借还系统的档案资料，便于用户通过网络来完成相关的查询。设置实时库存管理的相关功能，确保能够及时更新档案资料的库存流通情况，还要对档案资料的情况进行全程跟踪，将其映射到档案资料查询的相关信息当中。用户可以查看到当前所需要查询的资料的状态，是在库还是借出等。
3.2完善档案信息化的规范标准
第一，构建统一的电子文件储存平台、传输途径以及格式等，如果企业各个部门将电子文件发送到档案管理部门，倘若文件存在传输途径或是存储格式不统一等问题，则会严重影响档案接收人员所收文件格式、重收或是漏收文件等问题。进而导致企业档案信息化管理工作工作效率和质量不尽人意。第二，构建统一的电子文件编号制度，同时企业还要根据实际情况，制定文件资料收发记录表，做好企业各个部门之间来往电子文件的登记，便于档案管理人员在使用和查找相关文件时，可以及时准确地进行定位，找到档案资料。另外企业还要重视电子档案的开发和经管，严格管控好档案信息的搜集和整理准则，抓好遴选工作，对企业档案信息进行统一管理。除此以外，还应当大力推动企业档案信息化技术的标准化应用，制定详细明晰的软、硬件设备应用的标准，增加有关资源的使用率，强化企业档案信息化建设的整体水平。
3.3培养高层次的档案管理人员
大数据时代，企业档案管理人员应当转变理念，认识到自己应当由传统的档案分类、储存人员的角色，转变为数字资源整合、数据业务分析人员。这就要求档案人员具有过硬的档案业务素养，并具备数据分析能力。从企业的角度来说，企业应当定期开展数据分析培训讲座，为档案人员提升自身技能提供平台；从档案人员的角度来说，应当勤于学习、善于学习，不断更新完善自身的知识结构。只有这样，档案人员才能通过数据分析、数据挖掘，发掘各种有益信息，并对信息进行深度分析，为企业发展服务。
3.4提升档案信息的安全性
提升档案信息的安全性,应让所有人员都能积极地参与到电子档案信息化建设中,把发送的文件设置成动态的密码,确保信息数据安全。在信息化的管理平台内传输、存储所有的电子文件,并由专人对其进行管理。如果其他部门及人员需要查阅和使用信息数据,需要在管理平台上输入动态密码。这能有效地降低文件传输风险。尤其是机密性文件,都需要进行备份处理,让相关部门保管一份,并单独设置机密性密码,在相关领导批准后才能打开电子邮件,以保证机密性文件的安全。
结语
综上所述,在大数据时代,对企业档案进行信息化建设,不仅能够提升电子文件的安全性,而且还有利于确保档案工作的规范性,提高档案资源的利用率和共享率,为企业管理各方面提供有力的数据依据。
参考文献
[1]李宜锋.新形势下企业档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2018(8):80,91
[2]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报(社会科学版)，2014(3):32-36
[3]岳玲.强化企业档案管理信息化建设的方法[J].时代金融，2018(2):150,156