摘要：随着城市建设的不断深入,城建档案的门类和数量不断增加,其 作用也显得越来越重要,不但城市规划、建设和管理工作需要利用城建档案作为 依据,而且人们在经济生活和社会生活中同样需要利用城建档案为他们提供参考。 木文围绕城市建设档案这一主体,探讨了数字化建设质量控制的相关问题。
关键词:城建档案;数字化建设;质量控制;重要性
城建档案数字化建设指的是利用数据库、多媒体、高速扫描技术等多种 高级技术手段,改变资料的传播介质,以数字化的形式替代传统的以纸、声像等 为介质的资料,并将城建档案系统化管理,形成一个有序的资料信息库,进而达 到信息资源共同分享的目的。然而目前大多数城市建设档案信息都是纸质形式存 在,这种传统的管理方法不能实现资源共享,难以跟上社会发展的步伐。随着信 息化技术的发展进步,将数字化技术运用到城建档案管理中是必然的。
一、城市建设档案数字化存在的问题
近年来,由于各级相关政府部门对于城市建设档案的管理工作十分重视, 资金的投人量越来越大,因此城建档案工作所获得的成绩也是越来越好,但是关 于城市建设档案的数字化建设仍存在很多问题。包括以下几个方面:第一,资金 投入不足。档案数字化需要应用到很多高新技术,因此也就必须会使用到一定的 辅助设备,但是城建档案工作的资金来源是国家财政,一般来说经济发达的一二 线城市拨款较多,而经济相对欠发达三四线城市拨款较少,那么三四线城市的城 建档案数字化建设就会因为僵乏的经费而受到制约。第二,缺乏管理人才。城建 档案的数字化管理是一个跨专业的复杂行业。为了满足档案管理数字化建设的要 求,管理人员不仅需要能够熟练操作计算机,还需要对城建档案业务熟练掌握。 但是目前高学历、高素养的管理人才很少进入城建档案管理领域。第三,数字化 在档案管理中应用的水平比较低。城建档案主要是为政府部门和广大的人民群众 提供信息资源,城建档案数字化建设能大大提高档案的利用率。但是奋些单位大 都是老员工,由于惯性使较少应用数字化档案。这种使用习惯与应用技术不 相适应的现状会严重影响数字化在城建档案管理工作中的发展。
二、城建档案数字化过程中质量控制的重要性
一 有助于提升管理人员的工作热情
通过完善城建档案数字化工作的体系,能够加强城建档案数字化工作的 水平,并且改善传统城建档案工作存在的问题,开创城建档案数字化的新局面。 并且,最为重要的是,提升城建档案数字化工作的水平,能够在极大程度上提升 城建档案数字化工作的层次,培养工作人员对于城建档案数字化工作的热情,促 进城建档案数字化工作向着科学化、规范化的方向发展,进而使城建档案数字化 工作实现长期的科学、持续地发展。
二 有助于衡量单位的业缋以及管理水平
城建档案数字化工作的冇效性直接决定城建档案数字化工作的发展水 平,有助于决策者对城市建设工作的经营战略进行系统性的分析,有助于决策者 制定科学的城市发展战略。并乜,科学的城建档案数字化系统能够使城市建设管 理者进行科学的分析,使分析人员看到城市建设工作中存在的不足以及优势,从 而进行针对性的分析。对于我国的城市建设工作来说,要想做好城建档案数字化 工作,需要此项工作的管理人员从根本上改变传统城建档案数字化的观念,从新 时代的特点出发,大胆地对新的城建档案数字化方案进行探索。只冇这样,才能 够对城市建设工作整体的发展方向以及经营战略进行精确的分析,使城市建设工 作在一定的吋间范围内,实现资源的有效合理配置。这对于城市建设工作的未来 发展,是尤为重要的。通过制定新的城建档案数字化的方案,可以在更深的范围 内实现对城市建设工作的管理效率,提升城市建设工作的发展空间。
三 有利于经济社会又好又快发展
城建档案数字化实际上就是对于历史活动的一种记录。通常这种历史资 料的记录,会体现出经济活动的规律,甚至是体现社会的发展方向。因此,从这个意义上来说,档案是在经济社会活动中一项不可多得的资源。加强城建档案数 字化工作在当前的时代中有很强的时代意义。
四 有助于完善城建档案工作的管理制度
首先,建设单位需要从城建档案管理的资料上入手,从城市建设的立项 以及施工,直至最后竣工的整个过程入手,按《建设工程文件归档规范》要求, 统一标准,建立真实、完整、准确的工程档案。
三、如何搞好城建档案数字化工作
一 规范体系建设
在城市建设档案的数字化管理中,需要不断完善档案信息化的标准及规 范,不断完善《城建档案数字化保障方法》和《城建档案数字化经费保障方法》 等制度,并不断建设其他相关规范体系,从而给予城建档案的数字化管理一定的 保障。
二 加大数字化建设的资金投入
资金是数字化档案建设展开的前提与基础,政府与档案管理部门都应当 意识到城建档案向着电子化、信息化方向发展的必然性与重要性,档案部门要积 极争取资金拨款,并对资金予以奋效的利用;政府部门要以长远的眼光看待城建 档案管理工作,对其予以必要的资金支持与政策支持。数字化档案在建设与管理 的过程中应当重视对政府资源的利用,档案馆可将纸质档案的内容与政府信息进 行整合,筛选奋用的信息,使城建档案能够不断得到完善。另外应当注意,政府 拨款是有限的,为了促进自身的发展,档案馆可以找寻其它途径获得资金来源, 如对于部分价值较高的信息资源可采取奋偿的形式为相关人员或部门提供服务, 从而获得一定的资金。
三 加强对相关人员的专业素质培养
由于城建档案内容的多样性与复杂性,要想加快城建档案数字化建设进 程除了需要领导重视、设备投人之外,还需要城建档案工 具奋较高的专业素 养。档案工 是工作的主体,如果加强对相关管理人员城建方面知识及档案管 理方面知识的培养,就会大大提高管理水平,也会促进城建档案的数字化建设。 为此,可加强对工作人员的档案教育培训,通过举办各种形式的培训班、举办专 业网络观摩活动等方式,培养出一批具有专业素养的城建档案干部队伍
四 加强城建档案资源数字化建设
加强城建档案资源数字化建设是城建档案数字化建设的核心问题。城市 发展迅速,各种档案数据信息量很大,而且不乏很多的纸质馆藏。在实际工作过 程中,纸质的档案在人员翻阅下很容易破损,这样就会导致馆藏遭受损失。如果 使用数字化的管理系统,就可以将需保管的档案和要利用的档案分别开来,这样 就能大大降低档案破坏率,提高档案的利用效率。因此,需要加强城建档案资源 数字化建设,将扫描仪、识别仪和数字仪等硬件建设和数据库开发软件建设相结 合,建立高速录入建库系统。并由档案工 对馆藏档案进行分类组合,实现档 案目录信息的数字化及档案专题信息的采集与建库。
总之,通过对于城建档案数字化工作的现状以及城建档案数字化的重要 性进行的深入探讨,不仅可以提升城建档案数字化人员的工作热情,促进城建档 案数字化工作发展,还可以在一定范围内实现城建档案数字化工作水平的提高。 提升城建档案数字化工作的效率,既能够衡量单位的发展水平,还可以利用合理 的档案对于城市的发展方向进行预测。
[1】苗萍,常建法.城建档案数字化过程中质量控制的必要性[」].城建档案,2015,02