摘要：事业单位在经营管理下会产生大量的档案资源，为事业单位基础工作提供了有力的支持。信息时代档案管理数字化也越发明显。文章通过对事业单位档案管理现状进行分析，结合实际工作对档案管理工作创新提出一些建议。
关键词：事业单位；档案管理；管理创新；单位档案
引言
社会发展带动科技进步，档案管理趋于信息化。电子档案开始取代纸质档案。目前，档案管理人员和管理方式还不能适应新形势下档案管理的需求，从而导致管理中出现多种问题。为确保事业单位档案管理工作的有效进行，单位需要针对管理中出现的问题，进行管理方式的创新和管理人员的培养。
1事业单位档案整理工作的重要性
档案是单位事务备查的关键依据,档案的正确整理能够大大提高工作开展的效率。事业单位档案整理方面不乏各类问题以及整理的各种技巧,做好档案整理工作需要注意其对应归纳范围以及档案的有效时间,档案归档也需做到齐全和完整。另外,还需要注意相关的法律法规。当然,目前最需要重视的是当前事业单位档案整理所存在的问题以及解决其问题的对策。事业单位档案有特殊性特点,其档案数量不仅庞大,而且档案资源也相非常重要。因此,在实施档案整理工作时,必须遵守科学合理的管理原则。重点在于促使档案信息间保持有机联系,能够由此为档案管理、保密和运用提供重要支撑。同时,在归档管理的过程中,为了便于归档和应用,档案管理人员需明确区分不同档案的安全级别、应用范围和管理条件,促进档案管理,应负责将归档和结果相结合。合理管理并为有效使用该机构的档案资源创造良好条件。因此,档案工作人员可以坚持合理分类的原则,在此基础上不断提高档案分类管理的质量,最终推动事业单位档案管理符合时代要求。
2事业单位档案管理存在的问题分析
2.1档案管理设备比较落后
近几年来,事业单位对于资金的投入有着一定的限制和要求,这对于档案事业的开展无疑会造成一定的困扰与阻碍,由于资金的限制与设定,从而导致了档案设备的落后与缺失,有关部门缺乏资金,所以很难引进先进的计算机电子产品与一些高科技的办公产品,工作人员在平时的工作非常繁琐,这样的结果只会导致档案管理工作的效率无法得到提升与增加,而内部的管理程序也会出现混乱的现象。近几年来,计算机技术已经遍布人们的生活与工作中,被广泛认知与使用,事业单位更是需要计算机提升工作质量与工作效率,事业单位应该明确认识到这一点并重视,档案管理设备是工作的基础与保障,如果不能得到有力的保证,那么势必会在工作过程中出现疏漏与流失的现象,严重影响到档案管理工作的开展与进步,这对于事业单位的长远发展有百害而无一利。
2.2档案管理制度体系不够健全
只有构建了完善的制度体系,方可有效顺利开展各项档案管理工作。但就目前来讲,部分事业单位所构建的档案管理制度体系并不完善,档案管理体系相对滞后。同时,单位没有针对档案管理创新制定相应的激励制度,导致职工难以积极主动地改革与完善工作方法。部分事业单位在档案管理中,没有明确限定工作人员的职责范围,导致难以彻底有效执行档案管理工作。
2.3档案管理不符合事业单位发展现状，信息更新缓慢
对于事业单位的市场化发展而言，随着市场动向的不断发展，事业单位的发展目标和相关策略也会随之改变，相关的档案数据信息也会变化，但从事业单位的发展现状来看，很多的档案信息尚未更新，档案信息库过于陈旧，相关的市场发展动态在档案信息库中没有体现。很多的事业单位并不重视档案信息库更新，导致在很多关键节点没有相关的对应档案信息进行对照，包括档案的借档和归档信息都要在档案信息库中体现，信息更新止步不前对于事业单位的发展有一定的阻碍作用。
3事业单位档案管理规范化的方式方法分析
3.1需要科学化的档案管理系统
新形势下,加快档案管理的信息化转型是新时代赋予我们的新使命。对此,我们应将信息化档案管理与传统档案管理有机结合:一是对纸质档案进行扫描后再加工,形成“原件数字档案”。二是直接以数字模式形成数字信息档案,通过灵活的方式对事业单位的档案资料进行存储管理。三是要增加对档案管理的资金投入,更新硬件设备与软件设备,为档案管理的信息化转型奠定可靠的物质基础。四是档案管理人员要更新自身观念,提升自己的计算机使用水平,从根本上提升事业单位档案管理的水平。
3.2创新档案管理机制
首先,设立档案资源收集中心。档案数据收集是档案管理的基础内容,不仅对后续档案资源的开发利用有着关键作用,还会影响到档案管理部门的发展。因此,就需要对档案资源收集中心进行设立,促使档案信息利用需求得到充分满足。特别是近些年来,信息技术的广泛应用,档案管理工作覆盖了更多的内容,显著提升了信息量。如果依然采取传统的收集方式,很多资料将会遭到遗漏,事业单位发展需求也得不到满足。因此,就需要通过档案资源收集中心的设立,有效收集、整合相关的信息资源。其次,对单位档案管理制度体系大力完善。要结合事业单位的实际状况,制定匹配的管理制度体系。同时,对档案考核机制、工作目标等合理设置,这样可以有效调动档案管理人员的积极性,还能够更加有序的开展各项工作。事业单位要结合时代发展要求,对档案管理考核内容积极更新,以此来促进档案管理人员水平的提升。
3.3推进加强档案管理工作信息化建设
在开展档案管理与服务模式改革创新工作的时候,信息化占据非常重要的地位,是基于现代网络技术和信息技术实现信息化、数字化、虚拟化档案处理模式,提高档案服务职能效率,这也是当前这个时代必然的发展需求。在开展档案工作的时候,一定要结合自身单位的发展现状,制订完善的发展计划,针对档案管理工作采取相对应的服务模式。并对每一项环节进行详细规范,制订完善的实施方案,严格按照计划进行操作。还应当尽快建立专门的网站,为需要档案服务的群众提供便捷优质的服务,这样不但可以提高档案工作效率,还能够为社会发展提供了相应的服务。另外,要尽快健全电子档案管理体系,实现数字化档案管理,对信息及时进行收集整理,为实现档案数据化发展要定坚实的基础。还有最为重要的一点就是确保档案管理的安全性。虽然应用计算机信息技术能够大大提高档案管理效率和质量,但出现档案信息泄露的问题也越发严峻,为了确保档案存储的安全问题,必须要对每一个环节加强改革,严格按照程序进行操作,提供完善的档案资源服务。
3.4提高管理人员的综合素养
档案管理具有较强的实用性和专业性，档案管理水平是由管理团队的综合素养决定的。管理人员的业务素质不高，会导致管理工作遇到很多困难，难以满足档案收集、利用和管理的要求。为适应新形势下的档案管理工作，档案管理人员需要对管理思维进行转化，并对信息化的认识和接受能力进行提高，从而优化档案知识结构和管理流程，不断提高信息化档案管理人员的综合素养，掌握档案管理业务流程、手段和方法，从而满足信息化档案管理的需求。
结语
综上所述,为更好的发挥档案管理工作职能,需要结合时代发展的要求,逐步创新与完善事业单位档案管理理念与方法。事业单位要结合自身情况,制定出针对性、特色化的档案管理制度体系,逐步拓展与延伸档案管理的内容与职能,加快档案管理信息化建设步伐,全面创新档案管理工作,提升档案资源利用价值。
参考文献
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