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网络环境下如何做好干部人事档案数字化工作

发表时间：2020/8/19 来源：《基层建设》2020年第10期作者：张丽苹

[导读] 摘要：在信息时代背景下，互联网与计算机技术的应用越来越普遍，人事档案数字化管理成为主流趋势。

        中共四平市铁西区委党校吉林四平 136000
        摘要：在信息时代背景下，互联网与计算机技术的应用越来越普遍，人事档案数字化管理成为主流趋势。本文论述了干部人事档案数字化管理的核心内涵与重点内容，分析了数字化管理环节存在的突出性问题，并提出切实可行的改进策略，旨在为业内人士提供参考意见。
        关键词：网络环境；干部人事档案；数字化管理
        网络环境下，干部人事档案数字化管理涉及多元化技术，这也使其呈现出科技含量较高的特征。为此，在实践工作进程中，要加大对互联网技术、计算机技术与大数据技术等尖端技术的研究力度，不断提升技术应用水平与人事档案管理水平，满足社会发展对人事档案数字化管理的基本要求。
        1干部人事档案数字化管理的核心内涵
        全国企事业单位将国资部颁发的《干部人事档案数字化管理规范》作为开展干部人事档案数字化管理的参考依据。所谓干部人事档案数字化管理，是指使用微型计算机、数码相机、扫描仪、传真机等电子设备对纸质档案进行数字化加工，转化为电子格式的压缩文件，存储到移动硬盘、U盘及微缩光盘等多样化存储介质中。同时，将数据线作为传导媒介，解压转存至计算机系统中实行处理与分析。
        从某种角度来说，构建完整的干部人事档案数字资源库，是干部人事档案管理信息化、数字化建设的基础环节。依靠干部人事档案数字资源库，可以对海量化、多格式化、复合化文档予以批量式、集中式处理，为干部管理工作提供可靠的参考信息。并且还可以依靠干部人事档案数字资源库对干部数据信息进行匹配，为制定干部管理决策提供优质的数据服务。
        2干部人事档案数字化管理的重点环节
        在网络环境下，干部人事档案数字化管理的重点环节主要包括数字化采集、数字化管理与数字化查询三方面，具体内容如下所述。
        2.1干部人事档案数字化采集
        严格遵照国资部颁发的《干部人事档案数字化管理规范》开展干部人事档案数字化采集工作，将纸质档案转化为数字档案。干部人事档案数字化采集流程主要包括档案复核、档案整合、档案扫描、档案图像处理以及档案存储等。同时，制作离线数据包，便于网络条件较差的档案结束单位第一时间接收数据信息。
        2.2干部人事档案数字化管理
        在干部人事档案数字化管理过程中，对职工的三龄两历（即年龄、工龄、教龄；教育经历、工作经历）、所属机构、职位类别、职务变动及工资变动等关键信息予以维护，确保管理的实效性与精确性。
        2.3干部人事档案数字化查询
        干部人事档案查询，要兼顾纸质档案与电子档案的借阅需求。按照行政层级差异，可将干部人事档案管理决策划分为业务部门领导、普通业务人员、组织部领导及高层领导。其中，组织部领导可以查阅权限范围内的档案；业务部领导可以向上级提出查阅超出权限范围档案的申请，并对普通业务人员提出的查阅档案申请予以批准。
        3干部人事档案数字化管理存在的安全问题
        3.1数据信息安全问题
        在传统的纸质档案管理中，档案信息固定在档案载体上，充分保证了档案信息的安全性。而数字化档案管理，采用网络存储形式，档案信息与档案载体相互分离，任何获取权限的人都可以拷贝复制或修改。这在一定程度上增加了数据信息安全风险。
        3.2存储介质安全问题
        无论是纸质档案，还是电子档案，都要高度重视信息安全问题。在数字化档案管理中，各类多元化档案信息集中存储在服务器中，一旦服务器出现故障，如黑客攻击、病毒入侵、系统崩盘等，都极有可能导致数据信息泄露或丢失，造成无法挽回的损失。
        3.3私密信息安全问题
        干部人事档案记录着干部的教育经历与职业经历等私密信息，甚至还涉及党政机密信息。

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而数字化档案管理，为不法分子盗取信息提供了可乘之机，或索取高额报酬、或私密泄露信息，不仅侵犯当事人的隐私权限，也对整个干部人事档案管理工作造成了极大的干扰。
        3.4网络安全问题
        伴随时代的发展与科技的进步，工作生活越来越便利。与此同时，也在一定程度上增加了信息安全隐患。在干部人事档案数字化管理中，一旦存储终端或移动存储介质遭到黑客攻击，不仅会导致档案信息泄露，还有可能使整个人事档案管理系统陷入瘫痪。
        4提升干部人事档案数字化管理安全水平的具体策略
        要想维护网络环境下干部人事档案数字化管理的安全性，必须践行如下几方面路径：增强档案管理人员的责任意识与安全防范意识；创建独立的干部人事档案数字化管理系统；创建防火墙，设置访问权限；促进各部门的沟通交流与协调配合；创建干部人事档案备份数据库。
        4.1增强档案管理人员的责任意识与安全防范意识
        要想做好干部人事档案数字化管理工作，维护档案信息的安全性，首要前提是增强档案管理人员的责任意识和保密意识。与此同时，从根源上杜绝干部人事档案弄虚造假的行为，保证干部人事档案的完整性、真实性与准确性。在干部人事档案数字化管理模式中，档案管理人员还需加强档案资料采集与整合，提高档案管理工作质量。
        4.2创建独立的干部人事档案数字化管理系统
        干部人事档案管理机构要创建数字化档案室。数字化档案室属于一个独立的综合型办公区，不允许外来人员随意进出，同时，对于本单位的工作人员，也要严格检查访问申请，做好访问记录工作。
        数字化档案室配备完善的档案管理系统，而且档案管理系统具有防病毒、防黑客、防越权操作等基本功能，能够确保信息的安全性。例如，未经许可的工作人员调取档案，档案室会设置访问权限，且拦截超出访问权限的申请。再如，工作人员非法下载档案，档案管理系统会自动锁定下载端口，并将下载申请传输给管理人员。
        4.3创建防火墙，设置访问权限
        干部人事档案作为党和国家的重要机密，必须设置独立网站，加强访问权限管理。首先，创建信息防火墙，对专网内的数据信息展开实时监控，杜绝未经许可的访问和超越权限的访问；其次，设置访问权限，加强身份识别。相关人员要键入登录信息方可进入专网，在调取档案时，输入对应的密码或口令。未经许可或超过访问时效的信息都无法进入专网；最后，高效合理应用内网安全管理技术，设置终端信息封闭口，避免随意进出专网或拷贝档案信息等问题的发生。
        4.4促进各部门的沟通交流与协调配合
        干部人事档案的外围往往涉及诸多企事业单位，如上级部门、横向机关、下级机构等。同时，还包括干部人事档案管理职能部门。从干部人事档案内容方面来说，主要包括教育经历、工作履历、职位变动、岗位考核、薪资变动等关键信息。为此，在干部人事档案数字化管理过程中，上下级部门要积极做好沟通与协调，进一步明确权责，提高管理效率。
        4.5创建干部人事档案备份数据库
        在数字化档案管理模式中，创建干部人事档案备份库显得尤为重要。由于干部人事档案数字化管理系统与互联网平台保持着互通性，黑客攻击或病毒入侵会直接导致管理系统瘫痪，增加档案信息泄露的风险隐患。为此，创建干部人事档案备份库，可以有效规避档案信息丢失等问题，充分保证人士档案的安全性与可靠性。
        结束语
        综上所述可以获知，在网络环境下，干部人事档案数字化管理，不单单要注重外部入侵，还需加强内部的安全管理。为此，干部人事档案管理机构应加强档案管理人员的责任意识与安全防范意识，创建独立的干部人事数字化管理系统，设置防火墙，建立访问权限，以此促进各部门的沟通协调，构建干部人事档案备份库，推动档案管理工作的高效运行。
        参考文献
        [1]解云菲.网络环境下做好干部人事档案数字化的新要求[J].办公室业务,2019(14).
        [2]方军.对新时代干部人事档案数字化工作的思考[J].办公自动化,2019(15).