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浅谈工程资料管理对项目管理的重要性

发表时间：2020/8/19 来源：《基层建设》2020年第10期作者：盛文静

[导读] 摘要：如今随着科学技术的进一步提升，工程建设事业得到迅猛的发展，在工程管理中工程资料是重要内容，大大影响着工程管理工作的开展进程，工程资料主要是为了记录以及管理整体的工程建设，能够给工程验收、工程维护以及工程改扩建提供保证。

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        摘要：如今随着科学技术的进一步提升，工程建设事业得到迅猛的发展，在工程管理中工程资料是重要内容，大大影响着工程管理工作的开展进程，工程资料主要是为了记录以及管理整体的工程建设，能够给工程验收、工程维护以及工程改扩建提供保证。但是在实际的管理中始终存在一些问题，因此需要对一些常见的问题进行分析，提出针对性和规范的措施进行管理，从而使得工程资料更为完善，使得建筑工程质量和效率得以提高，推动建筑行业的持续稳定发展。鉴于此，本文主要对进行工程资料管理对项目管理的重要性浅谈与分析，以期为相关人士提供参考和借鉴意义。
        关键词：工程资料管理；项目管理；重要性
        一、前言
        建筑工程施工与管理有着密切的联系，直接监督管理工程施工全过程，可以提高施工水平，达到控制工程质量和效率的目的。在工程施工中资料管理是重要部分，对工程资料进行规范化的管理可以使得工程稳定的向前发展，但是当前在管理中依然存在一些问题，极大地制约着资料工程管理进度，从而对整个工程的进程造成影响，对于这种情况务必要采取一些切实可行的措施加强管理，使得工程资料管理的价值得以充分的展现。
        二、工程资料管理对项目管理的重要性
        1、工程资料能反映工程的质量状态
        在进行工程管理当中，工程资料可以有效的反映工程质量，在实际的施工中施工单位需要对工程情况进行全面的记录，对工程情况进行熟练掌握，从而就能在工程管理的基础上保证工程质量，为后期维护提供相应的参考依据。其次，要想对工程进行全方面的管理，保证工程资料的准确性，在记录工程资料时候要端正自身的态度，全面了解各个方面的情况，从而更加全面与真实的反映工程质量状态。
        2、保障建筑工程施工资料的完善和统一
        建筑工程施工资料的完整性直接影响着建筑队伍的工作效率，充分显示企业文化的实际情况。通过科学合理的管理，工程资料可以保证工厂项目流程的统一性，促使其变成为一个整体。另外，承包过程是否顺利的开展受到极大影响，这就给工程进程提供了相应的指导建议，保障了整个建设队伍的组织能力。
        三、项目管理中工程资料管理存在的问题
        从目前工程资料管理的现状来看，一部分建筑企业在进行工程资料管理的时候忽视了某一些环节的管理，没有实现工程资料的规范化管理目标，因此在进行工程资料管理中存在一些问题：
        1、工作人员欠缺资料管理能力
        在建筑工程中，工程资料的有效管理需要专业人士的相互配合才能实现，但是现阶段，建设企业在工程资料管理方面缺少高职业素养的专业人才，使得在实际的管理工作中未能对专业的仪器设备展开有效的检测并做好对应的记录，从而直接降低了工程管理的整体质量。另外，由于管理工程资料的工作人员职业素养不够高，缺乏职业道德，对于上级分配的任务无法落到实处，对建筑工程整体的把控能力不够，难以全面推动建筑工程中资料的管理工作，而且在管理建设工程资料的过程中，工作的内容过于枯燥，导致建设企业的人才流失严重，刚入职的新员工难以胜任管理的工作，从而对工程资料管理效率和质量造成直接影响。
        2、资料管理制度缺乏规范性
        建设企业的管理制度决定着工程的运行效果，完善的资料管理制度能够推动工程稳定运行，但是部分建设企业缺乏完善的资料管理制度，影响了工程资料的管理质量，而且建设企业中工程管理的监督机制不够完善，使得工程项目在运行期间可能出现疏漏的现象。其次，在实际的施工中不仅影响了工程的施工效果，还会使工程在管理中出现混乱的局面，管理过程中失误的情况会影响工程的施工，进一步使工程的施工质量受到影响。此外，管理人员过于重视施工材料以及工程结构方面的资料，对工程质量的审查力度不到位，促使工程施工质量和效率受到一定程度的影响。
        3、材料质量证明文件收集及材料送检问题
        在建筑工程中，材料质量管理效果会直接影响工程整体质量，所以管理单位要注重对施工材料的管理，并对每种工程建设中使用的材料进行质量证明文件、材料送检和试验报告收集，保证施工材料能够满足建筑工程的施工标准要求，避免因施工材料质量问题导致建筑工程施工质量安和全问题。此外，在建筑工程建设中，施工单位检查施工材料时，仅仅是对施工材料是否具有合格证书进行检查，没有对施工材料进行抽样送检，更为甚者一部分施工单位在工程完工之后才开始整理施工材料，使得各项问题的存在。
        4、资料整理周期长
        建筑工程资料主要是以施工现场为核心，但是由于工程施工周期较长，施工内容较复杂，所以在资料整理过程中会花费大量的时间，并且规模较大的建筑工程会存在明显的分包现象，这就使得资料管理工作人员技术水平层次不齐，使得资料管理的归档时间很长。
        四、规范项目管理中工程资料管理的措施
        1、落实工程资料管控制度
        第一，工程实际施工前，工作人员需要提前准备建设工程涉及的材料并详细记录，到施工现场确认实际情况，了解工程项目相关的负责人，掌握工程项目中需要使用的材料、设备、施工技术以及相关的注意事项等，并对此展开详细全面记录，为后期的施工环节奠定良好的基础。第二，设计人员应该根据建设工程中的要求，科学合理制定施工方案，明确各个施工阶段的流程，便于施工人员的顺利施工。施工人员在施工时，还需要在那好施工方案实施，促使工程质量达到预期的标准，所以工作人员应该在展开工程前，需要分析和比较施工方案以及施工资料，以此来判断施工方案的合理性，并根据此整理出设计方案的材料单以及审核流程，确认无误后，才能实施施工环节。

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当工程竣工后，工作人员要按照相关规定，整理工程施工各个环节的资料以及相关凭证，并由质量管理部门核查工程项目的施工过程，从而保证建设工程的施工质量。
        2、规范工程资料管理制度
        资料的管理制度是保证工程资料规范管理的前提条件，要想使建筑企业工程资料的管理制度规范化，工作人员的行为要规范，工作人员的工作行为要符合相关标准，只有这样才能使工程资料的管理制度呈现出规范化。一方面，建设企业要制定有效的工作细则，使工作人员明确自身的职责，凭借严格的管理规定逐步提升工作人员的能力，确保工程资料的真实性和准确性，避免出现工作人员失误，导致工程资料不齐全、不真实的情况。另一方面，企业要制定资料工作人员的考核机制，收集工作人员工作的情况，将工作人员管理资料的真实情况以及有效性等作为考核指标，以此来判断工作人员的职业素养，对认真刻苦的员工给予晋升的机会，从而激发员工的责任感。
        3、保证资料管理质量
        （1）要求工程资料管理逐级划分，开发公司企业内部管理人员需要做好统筹规划，各个项目单位对施工情况需要做好严格的记录，并根据相关记录规范进行资料填写，例如在进行记录中，必须要用黑色签字笔，所有表格必须按照规范进行绘图，涉及的照片资料不能将原件与文本进行装订，需要将其进行复印才能装订。（2）所有记录资料必须交由上级领导签字，由项目负责人进行初次审核，如果资料存在问题，需要重新进行记录，如果资料合格由项目负责人递交给开发公司企业资料管理部门，资料管理部门人员进行第二次审核，存在问题的资料返回给项目负责人，并明确标注错误内容以及修改意见，这样在资料重新进行整合时，就可以更加便捷。（3）合格的资料由开发公司企业统一回收，根据项目类型与项目名称记录在案，并及时录入到计算机中。
        4、注重各个单位彼此间的沟通
        在建筑工程的建设阶段，大部分施工材料在使用之前需要施工单位进行自检，监理单位见证取样送检测单位进行检测，这就要求两者之间要着重进行沟通交流，主要体现在施工图纸设计说明、建筑工程施工阶段管控、工程竣工验收阶段等诸多环节中。而且在施工前期业主单位需要与监理单位共同制定相应的验收制度和验收流程，再与其他单位进行沟通交流之后，对各项制度进行充分落实与执行，从而就能确保施工质量和资料的真实性和准确性，提高管理工作的效果，避免相关质量问题的发生。
        5、科学应用现代技术
        现代科学技术的高速发展为我国建筑单位管理工程档案资料提供了新的技术，管理技术逐步实现更高程度的信息化，在具体进行管理作业时，工作人员可以利用信息技术和计算机设备管理档案资料，通过科学构建管理平台，在企业内部构建信息库，确保企业管理逐步实现更高程度的信息化，满足企业发展大趋势。其次，通过应用信息化技术和计算机设备的编制土建工程施工作业中各环节产生的具体数据和资料，确保管理人员能够更为便捷的查询相关资料，使管理人员工作效率和质量更高，进一步推动企业的建设。
        6、严格控制建筑工程竣工的资料验收
        对于建筑工程实施竣工验收工作时，相关资料管理人员需要严格按照《建设工程质量管理条例》和《建设工程竣工验收备案制度》中的相关技术规定对所有的工程资料进行全面科学的核对和检查，验收和上交竣工资料，将其与工程质量作为一个整体进行医疗，从而使得工程施工过程的有序验收。同时需要严格按照竣工资料管理的相关流程分类整理资料，做好工程资料验收的准备工作，保证建筑工程资料覆盖开工建设与竣工的全部资料。
        7、重视工作人员专业素养
        在实际的施工中建筑企业为了更加高效的进行工程资料管理，一定要加强现场管理人员的培训，对其进行更加系统化的培训，保证工作人员可以全方面的掌控工程资料管理流程。在完成培训工作之后要加强技能考核培训，只有保证其满足施工需求后才能更好的参与到资料管理工作中，实现持证上岗的效果。其次，为了促使工程资料管理更加合理，需要加强对工作人员的培训教育，对工作流程进行进一步明确，还需要掌握更加专业的操作步骤，保证工程资料管理的内容与施工现状相符合。再次，作为政府部门一定要对资料管理人员进行定期培训，促使其充分意识到最新管理理念的重要作用，进一步提高工程资料档案的质量。
        除此之外，管理人员的任用对管理效率有着非常大的影响，故而一定要确保工作人员拥有较强的责任心和专业能力，在施工之前要对相关资料进行全方面收集与整理，做好记录工作，从而使得工程资料更为系统和完善。
        五、结束语
        综上所述，在项目管理中对工程资料进行规范化管理非常重要，可以很大程度提高工程质量和效率。所以工作人员需要加大工程资料规范化管理的力度，在工程施工前将工程涉及的资料作为施工的参考资料，并根据相关规定，制定完善的工程资料管理制度，使工作人员能够相互配合，保证工程资料管理的真实有效性，以此提高建设工程的施工质量，进一步实现工程可持续发展的目标。
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