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摘要：办会，是办公室的主要业务之一。举办会议，特别是大型会议，一般需要做好日程安排、接送站、食宿、票务、会场布置等多方面的统筹协调管理工作，而其中主持词、领导讲话稿、主题报告等文件资料的管理工作，对会议的成败关系重大。如果将其简单视为材料发放工作，不从会议全局出发对待此项工作，忽视与之相关的印制交付、发放时间与范围以及会后的存档销毁等管理工作，就极易造成一些意外情况的出现。因会议按不同的性质划分，种类繁多，现结合一般企事业单位年度工作会议，谈谈做好会议文件资料管理工作的一些体会。
关键词：会议文件；资料管理；工作
一、会议档案资料主要存在的问题
1、认识不足，重视程度不够
有些时候，领导只重视会议的成效，而没有关注会后对会议资料的保存和归档工作。公司的人才们也对档案的认识不足，忽略了档案资料的历史性，而这部分恰恰是公司工作的延续和发展，他们大都重实践，轻理论，而这些会议资料，却恰恰是实践工作的导向。
2、制度不健全，信息化不流畅
对于会议资料的归档工作，没有设立健全的档案管理制度，使得会议资料的归档工作出现很多纰漏，这是档案工作没有得到较好实施的重要原因。档案借阅制度的不严密，会议档案的借阅随意性很强，没有经过严密的制度化管理，随借随走，借阅记录不完善，使得很多宝贵的会议资料丢失。
3、档案资料管理方法不规范，不到位
很多会议资料，开完会以后便没有按照正规的保存档案的标准进行统一的归类和整理，而是随便放入一个文件夹，或者一个档案盒，也没有放置在统一指定的地方，时间一长，便有可能找不到了。
4、档案成了摆设品，实用率低
每次会议中各种资料，及时整理归档后，却很少能够成为每个部门及人员的实用资料，在做每一项工作时，开每一项会议时，很少有人借阅以前的会议档案资料作为每次开会的准备材料和依据。
二、会议档案管理工作提出几点建议
1、要明确会议文件资料管理的负责人
年度工作会议，一般规模都较大，为保证各类文件资料从定稿直至发放环节的顺利，会务组应指定文件资料管理的协调负责人，负责制定文件资料印发初步方案，细化各种资料定稿、印制的时间截点和督办人，印制发送要求等内容，提供给会务组负责人审定，这既利于领导掌握此项工作情况，也便于其他工作人员协同配合。
2、 明确会议文件资料的种类和数目
在会议筹备阶段，应掌握包括会务手册、主持词、主题报告、生产经营报告、交流发言材料、会议总结讲话及其他学习材料等文件资料的提供者、种类和数目等信息，并与会务组负责人及时沟通了解有无变化，以便制定印发方案。
3、 要明确每种资料定稿交付印制时间与要求
许多会议文件资料往往是在会议前一两天才定稿，为此，需提前了解印刷厂的印制能力，根据文件印制要求，掌握印制文件资料所需时间，并据此与文件资料提供者不断沟通，及时催促定稿。如果会议不是在单位所在地召开，应提前选择一家会场附近的印刷厂，并现场了解考察其印制能力，距会场的行程时间，以备会议召开期间印制之需，或改动已印制完毕的文件资料等。关于印制要求，一般会议文件资料都应按照（GB/T9704—1999）《国家行政机关公文格式》规定，使用60g/m2～80g/m2白色胶版印刷纸，双面印刷，页码套正，字面不花、不白、无断划，骑马订。印制格式自定。经验交流材料一般印单行本，不做合订本，以防会上更改发言顺序。
4、要明确文件资料密级，做好保密工作
由于企业年底工作会议上的文件资料一般都会涉及企业未来的发展规划和企业年度生产经营数据等内容，因此，一定要明确文件资料密级，以便确定相应保管和发放方式等。
领导同志的讲话等内部资料一般应按涉密文件管理，并视其涉密程度，采取控制发放范围或是会后回收等方式管理。同时，应对与会者和会务工作人员，包括会场服务人员进行保密提示，以便其增强保密意识。
5、要明确文件资料保管与发放时间、范围和方式。
5.1保管
有条件的话，应在会场旁边预订一间存放文件资料的房间，由专人保管；或是将其保管在文件资料负责人的住宿房间，以免会议尚未召开文件资料就已外泄。
5.2发放时间、方式和范围
应根据会议议程及文件资料内容，确定是会上还是会前发放，是发放到会场还是房间，是中场休息时发放还是提前发放至座位。通常，会议手册在与会者报到时发放，领导讲话材料随议程发放，非会上学习材料一般放入与会者房间，以防影响到对会上讲话材料的学习。如某日上午需学习两份领导讲话材料，为使与会者注意力集中，则不安排两份材料一并发放，而将第一份材料于前一晚发放，第二份材料在第一份材料学习结束后发放。同时，要做好两份材料学习中间不休息的准备，统计出排数和每排人数，在得到不休息的确切信息后，数出相应排数的材料，待开始第二份材料学习时，采用与会者依次传递的方式发放。特别要注意的是，会前应对主席台人员尤其是发言人的会议材料仔细检查，确认发放的文件质量合格。要根据资料内容和实际需要确定发放范围，是仅主席台人员还是包括其他与会者，如媒体记者和工作人员等。发放范围应由专人明确，超出规定范围的应有授权并作登记，以保证会议材料的发放自始至终合理、有序。
6、要明确文件资料归档责任人
会议文件资料的纸质件、电子版和音像品等，会议举办单位应根据档案管理要求，指定专人负责收集、清点，交由档案部门归档。
7、 加强档案信息化管理，增加档案的检索功能
信息化时代，使得档案管理也趋于信息化管理，公司部门较多，如何能够第一时间将会议资料传到公司人员的手中，显得尤为重要，而信息化能解决此问题，一方面，借助公司内网，设立专门的档案信息专栏，以供各个部门能够相互了解、学习，力求信息资源共享。另一方面，档案管理的信息化流程应建立在所有公司的部门中，增加其档案的检索功能，使得所有会议资料能够第一手、快速地在每一个部门查阅，方便、快捷、迅速，能够更好地节约人力、物力，更有效率地做好其他工作。
三、电子文件管理对策建议
1、标准化的管理
电子文件是一项非常复杂的工作，这就需要出台相应的规章制度，才能科学有效地对电子文件进行管理。由于我国电子文件管理工作是近几年刚刚兴起的管理方式，因此需要学习国外一些先进的经验。同时，制定规章制度进行标准化的管理，會让工作人员按照规章制度开展工作，按照规章制度在电脑上收发和查询文件，从根本上克服纸质文件制作难、查询难、传递难的问题，使办公手段产生质的飞跃。
2、提高人员综合素质
随着我国信息技术的不断发展，办公自动化已经成为了未来社会的发展趋势，电子文件的信息化、数字化都对我国文件管理人员提出了更高的要求。首先，作为电子文件管理人员，要掌握一定的计算机知识和技能，能够熟练操作电脑。其次，还要具备一定的电子文件管理知识，这样才能更好地去从事电子文件工作。同时，电子文件管理人员要加强自身的学习，管理部门要定期对电子文件管理人员进行培训，让他们熟悉系统和轻松完成电子文件的整理、编辑、归档工作，能够更好地应用到工作中。
3、加强信息安全
信息安全是电子文件管理中一项非常重要的工作。如果信息安全出现问题，将导致电子文件数据被删除、篡改、伪造、泄密，造成非常严重的损失。当今，人们的生活和工作都依赖计算机，对于电子文件的依赖性越来越强，加强信息安全，能够保障人们日常的生活和工作更好地开展，这也应成为当今社会最重要的一项工作。
结束语
小事成就大事，细节成就完美。看似简单的会议文件资料管理工作，其实需要工作人员缜密的考虑与安排，细心的操作与检查，方能确保会议议程顺利进行，获得良好的会议效果。
参考文献：
[1]办公室文件资料信息化管理初探[J].刘蒙菊，段军囡，杨媛媛.科技风.2018（30）
[2]浅谈办公室文件的归档管理工作[J].刘钰洁.中国集体经济.2016（03）