山西财经大学
摘要：随着中国经济、政治、文化事业的不断发展，各类社会问题日益尖锐。本文通过运用行政管理学和公共管理学的相关理论，进行全面系统的分析办公室在行政机关应急管理中的职责与任务，并且通过充分定位行政人员的职责，发挥行政人员在应急预案管理中的作用，提高行政机关的应急预案管理水平。通过分析行政机关办公室在典型应急事件中的职责与现状，总结出在行政机关应急事件各个阶段办公室存在的职责问题，提高行政工作人员的危机管理意识，完善应急管理预案体系，提高应急管理处理能力，加强应急管理制度建设。
关键词：应急预案管理；行政机关；办公室
一、应急预案管理存在问题
（一）预案前期准备工作不充分
1、预案建设队伍缺乏权威性。预案编制主体单一，专业性和社会参与度不足是大多数预案存在的主要问题。一般行政机关组织都没有专门的应急管理机构，预案的制定及其管理往往都是临时组织。据调查，涉及预案工作的工作人员中，参与过本单位本部门应急预案制定的占80%。据参与人员反映，应急预案的产生主要是通过征求单位人员意见和成立预案小组的方式，其次是领导班子成员制定和办公室人员制定。由此可见，本单位应急预案大多是由本单位内部工作人员制定，对预案及风险评估工作稍有欠缺，单一的预案制定主体会造成预案的不完善。
2、预案管理人员体系不完善。从涉及工作人员在本单位的职位可以反应出应急预案管理的完善程度。应急预案工作涉及人员呈多样化，基层科员所占比重最大。可以看出，应急预案工作涉及基层工作人员较多而缺乏中高层管理人员的监管，这样的管理体系会造成预案在上传下达的过程中出现脱节，影响工作效率。
（二）预案可操作性不强
通过对调查问卷的分析，本单位预案的实际操作效果都还有待提高。其中认为本单位预案实际操作效果比较强的占69.44%。本单位在突发事件的应急处置中，涉及工作人员反应，大部分情况下都能参照预案执行，由此可见，本单位应急预案可操作性虽较为客观但是还有待提高。
（三）预案管理人员对预案了解程度不够
预案人员对预案的了解程度直接影响到突发事件发生时，解决处理突发事件的工作效率。据调查显示，本单位大部分人员都不能对应急预案进行熟练掌握。因此，作为预案工作人员应将本单位本部门的预案熟记于心，并在突发事件发生时熟练运用。
二、应急预案管理问题原因分析
（一）单位领导重视度不够
在对本单位办公室主任以及办公室分管领导访谈中了解到，突发事件的处置工作由突发事件应急处置小组统一管理，应急处置小组由本单位办公室工作人员组成，应急组织机构依据各相关分预案规定设立和进行。这样的管理体系具有一定的弊端，加大了办公室文秘人员的工作量，办公室当前一人兼多岗，精力有限，无法达到预期要求。
（二）应急管理规范不足
据调查显示，导致预案实际操作性差的原因有很多，其中最重要的是技术和物资保障难以落实。突发事件是突然发生的，其发生的时间、地点、方式、种类以及影响的程度常常超出人们的常规思维之外，使人们猝不及防、手足无措、无义应对，陷入困境之中。根据调查，其中最重要的原因是因为突发事件自身的不确定性，由此可见，增加预案的灵活度，增加预案的实操性，以便其能够应对各种突发事件至关重要。
（三）宣传演练不足，缺少专业培训
许多行政机关预案，在制定后淹没在众多事务性文件中，缺少了应有培训和演练环节，使预案人员缺少了解和实际性操作。根据调查显示，本单位各部门组织工作人员进行应急预案理论学习的频率较低，大部分为一年一次。由此可见，本单位组织工作人员进行应急预案理论学习的频率较低。在应急预案管理中，实际性演练至关重要，据调查，64.22%的工作人员一年只参加过一次应急演练。由此可见，本单位组织工作人员进行应急预案演练的频率较低。
三、应急预案建设优化对策
（一）做好预案前期准备工作
1、预案建设队伍专业化。
应急预案的制定应由行政机关内部员工与应急预案权威专家共同制定。首先，工作人员是突发事件的直接承受者，应邀请工作人员为代表加入相应的队伍，在预案的制定过程中吸取员工的意见；其次，由于员工对应急预案及突发事件的了解具有局限性，因此邀请权威专家加入应急预案的制定，不仅能够提高预案的专业化更能够提高预案的实际操作性。
2、加强应急队伍建设。在行政机关应急预案工作中，要以各单位工作人员为基础，重点加强各部门的预案建设。行政机关办公室是行政机关预案建设的核心，要注重应急信息的上传下达，与办公室相结合，充分发挥其在应急工作中的组织作用。
（二）做好预案中期管理工作
1、将应急预案体系落实到实处。应急预案是一种理论性指导，最重要的是要将理论指导落实到实处。在对“应急预案实际操作性差的原因”进行调查的过程中发现，在实际工作中，预案体系中很多具体工作没有落实到实处，其中包括：技术和物资保障难以落实、风险评估流于形式、信息发布不及时、应急预案与本单位实际不相符等。
2、减少原则性指导，加强可操作性。全面性和适应性是行政机关应急预案的特点，这就要求在部门预案中，要减少原则性指导语言，加强可操作性的具体的描述。处理一些新问题和具体问题时，可以以附件的形式附在预案之后，在编制和实施应急预案时，根据情况需要补充的处置方案，要对其进行比较和分析，选择最贴合实际的优化方案。
（三）做好预案后期建设工作
1、加强预案的理论培训与宣传。应急预案理论知识是预案工作人员进行工作的基础，据调查显示88.99%的工作人员认为进行预案理论学习是应急预案管理工作中十分重要的环节，但本单位进行预案理论培训频率较低。在今后工作中各行政机关要利用多种活动方式，加强对工作人员的教育和训练。在预案建设后期，行政机关要着重对工作人员的宣传教育和社会动员工作，在应急处置中强调落实，还可以请工作人员参与预案宣传等评估与推广工作，这不仅有利于预案建设更加的民主科学，也有利于提高工作人员的参与度与防患意识。
2、不定期突击进行预案的应急演练。应急预案工作没有旁观者，秘书要做好预案演练组织工作，引导员工培养主人翁意识，明白与组织是休戚与共的关系，一荣俱荣一损俱损，进行应急预案演练，切实增加员工的危机应对能力。
3、建立单位内部应急预案库。一方面，在本单位内部，办公室工作人员要建立针对突发事件的交流平台，各个部门的应急预案编制以及应急处置中要加强交流沟通，切实做到为真正做到信息、经验共享；另一方面，在本单位区域内网中建立的数据库，将各单位应急预案数据及资料上传其中，方便其他单位的使用和查询，也便于上级政府和主管部门的应急管理工作的指导与监督。
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