清远市建设工程质量检测站 广东省清远市 511515
摘要：随着我国建筑行业的不断发展和相应法律法规的日渐完善，工程档案资料的管理也将受到越来越多的关注和重视。本文主要探讨建筑工程档案资料管理的常见问题及解决思路，以供参考。
关键词：建筑工程；档案资料；解决思路
1现阶段建筑工程资料管理中问题分析
1.1 缺乏系统的管理制度
目前的建筑资料管理过程中存在的问题主要有以下两点：第一，资料管理人员专业素质水平不高，无法建立完善科学的资料管理制度。第二，是管理体系人员分工不明确，无法按照管理分工进行责任分配。建筑工程资料的有效管理需要系统的管理制度来作指导，以维护管理工作的有序进行。因此，完善建筑工程的资料管理制度是首要问题。
1.2 重视程度不够
建筑企业对资料的重要性没有正确的认识和足够的重视，而是将更多精力放在安全生产、提高效率、成本节约诸多方面，忽略了建筑工程资料管理的重要性。同时，不同的施工企业采取的管理方式都存在一些差异。
1.3 管理各环节衔接不当
资料管理工作各个环节衔接不当会引起资料缺失或者不完整的问题出现，还会导致重要技术资料丢失的现象。目前我国建筑资料收集管理的过程中，重要资料往往都会散落在每一个技术工作人员手上，使得资料无法完成有效整合和统一的整理。对于现阶段资料管理问题，在很多建筑企业施工过程中，各部门联系不密切，技术文件、施工记录、资料缺失的现象时有发生。
1.4 资料缺失问题严重
很多施工企业过度重视施工进度，不注重对材料出厂合格证及检验报告的收集，使得在整理竣工资料时存在补资料现象，很难保证竣工资料的完整性。同时严重影响了工程竣工验收工作以及建筑工程的质量。另外，对于已经收集完整的资料，许多人员在借阅某项工程档案资料的时候没有形成良好的借阅习惯，导致工程建筑资料丢失现象频发。
1.5 缺乏专业的档案管理人才
档案管理资料人员的专业水平不高是目前许多建筑企业都普遍存在的问题，尽管运用了先进的信息化管理技术，但是其缺乏专业的管理知识，工程档案管理的模式也缺乏创新与进步，仍具有传统档案资料管理手段的繁杂性特点。
2.建筑工程档案资料管理的常见问题及解决思路
2.1制定科学的档案资料管理制度
科学的制度，是先进管理模式的重要保障。在工程进行之初，相关负责人就应当结合工程自身的具体情况，制定合理、完善的制度，保证工程进行过程中，档案资料管理工作的顺利进行。①明确档案资料收集和交接的制度。在档案资料管理过程中，各个细节十分繁琐。因此，必须明确各项资料收集和交接的科学制度。在工程进行到不同的阶段时，理应由相关的负责人与档案管理人员进行及时沟通，提供相关的数据和必要的纸质资料。对于各项验收材料的传递，更应当完善相关制度，保证其时效性和准确性，避免疏漏。此外，一旦相关的工作人员发生工作调动，也应当制定详细的交接制度，保证各项档案资料能够得到妥善的交接和整理，避免遗失，为后续建设和验收带来不便。②明确档案资料管理中的责任划分制度。完整、真实地记录和保存工程中的各项报告、测量数据和验收单等，是档案管理员的基本工作和首要责任。
而详实、准确地汇报工程进步，积极配合档案管理员的工作，是参建单位各层管理和施工人员的义务。在实践中，二者之间的沟通也显得尤为重要。但是，也正因此，工程档案资料的管理更应当结合工程自身的特性，明确相关人员的责任划分制度。一方面，一旦出现问题，可以第一时间找到相关负责人，并找出问题存在的根本原因，同时，以最快的速度进行解决。另一方面，责任划分的相关制度明确之后，能够进一步督促各部门人员增强责任心，保证各项档案资料的顺利汇集和归档。
2.2提高档案管理人员的管理意识
第一，建筑企业要形成科学完善的档案管理小组，明确小组岗位的职责，建立完善的档案管理机制。第二，建筑企业要加强对企业全员的思想培训，不断地强调档案管理的重要性，提高员工的档案管理意识。第三，为了保证档案管理工作能够有效实施，建筑企业还要建立完善的管理制度，用制度来约束员工的意识和行为。员工的档案管理意识直接影响着档案的管理质量，所以建筑企业一定要重视培养员工的档案管理意识，比如，要培养项目经理以及基层管理人员的档案管理意识，保证工程资料收集工作的顺利开展。
2.3 增强资料管理各环节的衔接性
施工现场的技术资料能够准确反映一个工程施工的实体形成过程。建筑工程资料包括设计阶段、施工阶段以及竣工阶段的各种资料，要求对每一环节资料的收集都要完整。加强各个工序之间资料收集的衔接性十分重要，现场施工的指导人员尤其要注意对于现场一手资料的收集，加强自身的责任意识与工作积极性。资料管理人员对于在现场收集到的文字资料与重要技术资料经核查确认要进行签字盖章，并进行分类存放。主要包括工程设计图纸、工程变更、过程工程隐蔽资料、施工日志等。同时相关负责资料整理的部门需要及时对收集的资料进行整合，做好衔接工作。最后包括归档、复查都需要及时完成，杜绝拖沓。要配备专业的管理人员来完成各项工作，保持资料管理各环节衔接得当，使得最终收集的资料系统且完整。
2.4完善建筑工程资料进行科学的分类
要完善归档分类方案，确立包括综合类、工程项目类、人事类、会计类等类别文件材料的归档范围，具体分类要结合企业组织架构和实际经营情况进行细分。归档分类方案不宜过于烦琐，档案管理的关键在于利用，只要能确保在最短时间内查询到有关档案，这样的分类方案就是实用的。一般情况下，可将建筑工程档案分为行政管理类、经营管理类、党群管理类、合同类、会计类、特殊载体类、实物类、人事类、工程类等。
2.5加强对档案管理人员的专业培训
要定期开展专职档案员培训，企业可通过培训，使专职档案员取得建筑施工单位岗位需求证书、档案员资格证等，进一步夯实专职档案员的业务基础；不断加强档案继续教育，可利用档案远程教育平台提高专职档案员的业务水平；还可参加档案局举办的建筑工程档案培训班，扩充相关档案知识，做一个知识面广的专职档案员；定期参加省、市档案馆举办的满足企业发展需求的各类培训，如兰台大讲堂、档案实训基地培训课程等；注重理论联系实际，让专职档案员多多深入施工现场了解资料员的日常工作内容，熟知本企业建筑项目工程档案的内容、类别、流程等，对企业内部整体的档案工作情况做到心中有数，并通过调研了解各部门工作情况，建立符合企业发展实际的档案管理制度，进一步明确与完善建筑工程档案的分类、立卷、归档等办法。
3结语
总之，工程档案资料管理决定着建筑企业未来的发展质量，因此要加强对工程档案资料管理的重视，要注重提高企业自身的管理能力，建立并完善工程档案资料管理制度，不断提高工程档案的归档质量。
参考文献：
[1]尉宁.建筑工程档案科学化管理的实现路径[J].城建档案,2018(9):47-48.
[2]郭珊珊.建筑工程档案管理现状及存在问题浅析[J].四川水泥,2018(5):21-22.