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摘要：市政工程建设过程中会产生大量的档案信息，档案信息贯穿项目建设全过程，积极开展档案管理能够有助于市政工程整体价值的提升。文章通过对市政工程档案管理现状进行分析，探讨档案数字化建设与档案管理的有效措施。
关键词：市政工程；档案管理；数字化；工程建设
引言
市政工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。档案数字化流程就是将纸质档案、照片档案、实物档案等档案实体通过扫描仪、数码相机等设备形成数字影像，并进行保存、处理、上传、检索与维护的整个过程。从整体来看，数字化流程包括数字化准备、数字化扫描或电子文件移交、数字化处理与保存、数据备份与挂接、数字化检验与维护；从细节来看，数字化流程包括案卷整理、数字化鉴定、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序。文章主要从细化流程进行探讨。
1市政工程施工档案特点
市政工程档案包含工程准备阶段的各种文件、施工文件、监理文件、工程竣工验收文件，以及相关图纸、图片、图像等资料。一项市政工程的完成，从调研规划开始，直至工程竣工结束投入试运行，整个工程跨度时间较长，在工程施工周期内，所有与项目相关的各种文件、重要资料类型和数量都非常多，这些档案资料有以下三点特征。第一，档案形成的成套性。市政工程的活动特点决定了其施工档案具有成套性的特点，市政工程活动的对象通常为一个独立的项目，表现该项目的文件是一系列的文件整体。该项目档案的形成、收集、管理，需要各施工参与主体协作完成，抓住市政工程施工档案成套性的特点，可为档案的科学管理、有效利用创造条件。第二，管理的动态性。市政工程施工档案管理过程，会随着工程建设进展及时间推移而处于动态变化中。如工程建设前期若发生设计变更会使得相应的文件随之变化，施工期间若因质量问题发生整改，也需对相应的图纸进行完善。第三，利用的重复性。由于市政工程是与城市建设和百姓生活息息相关的民心工程，具有较高的同比性和借鉴价值，使得市政工程施工档案利用频率相对较高，体现了其利用重复性的特点。
2市政工程档案数字化建设存在的问题
2.1市政档案数字化工作量巨大
市政建设项目文件涵盖建设的全过程，量非常大，每公里市政形成的工程档案甚至高达百卷之多。目前市政档案90%以上都是纸质档案，部分项目在工程项目竣工后开展了档案数字化工作。实践表明，一个高铁项目档案的数字化工作需要几十人工作一到两年的时间，工作量非常大，需要投入大量的人力和设备，普遍存在经费或资源上的困难，只能有选择地部分进行数字化甚至放弃这项工作。
2.2管理标准不一，影响数字化质量
如今，档案数字化工作已从档案管理的前端就开始运作，例如档案保管机构在收集纸质档案的同时，也收集配套的电子文件，但也存在一些问题。电子文件与纸质文件不同，无法记录领导手签审批意见、加盖公章等，不能作为档案凭证完美地发挥档案价值。此外，市政工程档案数据在经历招标、设计、监理、施工、竣工验收等流程及冗长的移交过程后格式各异、命名规则不一、质量参差不齐，数字化质量难以保障。
2.3市政工程档案管理信息化程度低
为了更好地明确市政工程档案管理的具体内容，我们需要快速了解其中的背景和基本模式，从而更好地完成工作任务。但是由于市政工程档案管理信息化程度较低，基本资料的完整性不足，工作任务的复杂性较高，相关的工作人员无法透彻了解市政工程档案管理工作的相关要求和任务，大大影响了工作的进度。造成市政工程档案管理信息化程度较低的原因和管理人员的重视程度有一定的关系，因此人们难以快速了解所包含的各种信息，形成了一定的弊端。
3市政工程档案数字化建设与管理策略
3.1大力推进市政工程档案标准化改革工作
基于市政工程施工档案类型的多样化与管理复杂化特点，为提高其标准化管理水平，相关职能部门应根据档案资料类别出台相应的统一标准格式，明确哪种类型的资料依照什么样的标准实施管理，表格形式、图纸格式、电子文档等资料的存档形式都有自身可遵循的标准，从而不断提升市政工程施工档案的规范化水平。同时对档案管理流程进行规范，明确档案编制、整理、入卷、归档验收等各个环节的质量标准与操作规范，确保每一环节的工作都有统一的规范可遵循，为后续施工档案的存档管理和档案资料利用创造条件。
3.2做好数字化档案安全性管理
一是建立、健全数字化技术标准及管理制度。建立在数字化档案的加工到日常管理各个阶段工作人员应遵循的制度，明确数字档案日常安全审查、考核制度；制定涉密数字档案管理制度，完善档案信息系统管理制度；在国家标准基础上根据行业特点细化制定行业档案安全管理标准，统一数字档案的采集格式，对数字档案利用、拷贝、传输安全作出明确的规定。二是提供安全物质保障及过硬的技术保障。选择高质量的载体对数字化档案进行备份，并采取异地储存等手段防止数字化档案丢失。为存储设备安装正版加密软件、利用网络入侵检测技术、信息加密技术等防止数字化档案的泄密、失真、丢失等问题。
3.3成立数字化工作小组
档案数字化会涉及到很多法律问题、技术问题、业务问题等，都需要人来解决，档案数字化的一系列工序也需要人来进行，人员素质在很大程度上影响着档案数字化质量。因此，在进行档案数字化之前，必须要成立高质量的数字化工作小组。一方面，每个小组成员的业务素质、职业素质必须要好；另一方面，小组成员必须来自各个领域，“小组成员必须包括熟悉档案利用情况的工作人员、相关技术人员和法律人才等”。只有这样，才能保证及时、高效地处理档案数字化过程中即将遇到的诸多问题。
3.4制定标准化管理体系
提到档案的数字化，大多数档案馆考虑的就是将全部馆藏数字化，但在实际的数字化过程中，这种方式很难执行，所以鉴定工作是整个数字化工作的基础。第一，要制定标准，在鉴定过程中并非全凭主观判断，而应根据实际情况制定客观可行、参照性强的操作规范，目前业界已存在的权威标准有《纸质档案数字化技术规范》，这是一个对全行业具有普遍指导意义的规范，而细化到市政工程档案的数字化标准尚需制定与研究。第二，要开发专业档案系统，在堆积如山的档案资料中要鉴定哪些该扫描哪些不该扫描无疑是一项巨大的工程，因此，若能在档案管理系统中开发自动鉴定功能，将应扫描的类别目录导入系统后台，在档案著录时可以自动识别，形成待扫描目录一键导出，就可轻松完成数字化鉴定工作。
3.5提高市政工程档案管理专业化程度
提高市政工程档案管理专业化程度是通过对政策作出一定的调整，提高现阶段市政工程档案的专业能力，经过合理的规划来明确现阶段在专业程度上所存在的基本问题，从而更好地推进乡镇城市化以及未来的进程发展。公司员工都应该注重自身专业知识的储备以及专业能力的提升，不能仅仅停留在问题的表面，而应该继续深入，随着社会的变化和市政工程档案的标准，不断改善自己的综合能力，进而为市政工程档案管理工作贡献自己的力量。
结语
综上所述，市政工程建设项目档案数字化是迫在眉睫的一项工作，当务之急是利用现代信息技术，有关部门引导参建单位从源头上形成数字化档案齐抓共管的局面，档案管理部门和建设单位尽快统一技术标准、建立健全制度体系，切实提高市政工程档案管理水平。
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