西安航天信息研究所 陕西省西安市灞桥区 710038
摘要：随着科学技术的发展，我国逐渐进入到大数据时代，对档案工作来说，随着档案信息化进程的加快，电子档案因其利用的便捷性得到了迅速的推广和发展，但由于电子档案所依赖网络环境的开放性及不稳定性等特点，导致电子档案管理在安全保密方面面临着诸多考验。基于此，笔者深入剖析了当前电子档案安全管理方面存在的问题，然后针对这些问题，提出了自己的一些看法与建议。
关键词：大数据时代；档案管理；信息化管理
引言
日新月异发展的计算机信息技术已经给包括信息研究、高等教育、物流、人工智能等各行各业带来了深远的影响与改变，档案管理也在信息技术发展的受惠之列。纵观档案载体的发展历程，从最原始的甲骨、竹简到纸张、音像，再到“无纸时代”的电子档案，每一阶段的转型都带来了档案数量及质量的极大飞跃，每次转型也必然伴随着创造性的变革。未来的档案管理模式必然是高科技、智能化及便捷化的。如何全方位、高质量、高效率地展示档案信息的内容及特征，方便、快捷地为利用者服务将成为档案工作者追求的目标。档案作为真实的历史记录，在管理工作中具有不可或缺的作用，其管理水平的高低直接影响档案价值的实现程度。因此，必须加速档案信息化建设与管理模式的转型，以适应信息时代对档案工作提出的新要求。
1大数据时代下档案信息化建设的必要性
大数据最早是基于互联网发展和数字通信技术的应用成果所提出来的现代化概念。大数据信息量十分庞大，数据资料难以量化，无法在短时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理。作为规模巨大的数据集合，只有通过全新且更加高级的处理模式，整合归纳，优化决策，节约流程，才能将其数字资料转变为与市场和行业发展等值的信息商品。大数据时代下，各类文件资料和信息数据的利用价值都有所提升，人力资源管理工作是以信息筛选和处理为基础事务而开展的，传统人力资源管理中的人事档案工作由于管理人员流动性大，管理模式单一，建设资金不足等情况，经常会出现档案文件遗漏、缺损，查阅调取效率低下，影响其他工作事务的处理进度。再加上信息化档案建设程度有限，许多档案管理人员仍然以纸质文件为主要工作对象，缺乏专业的电子档案管理工作素养和专业技能。因此，档案信息化建设既是提升人力资源管理水平和效率的主要手段，也是符合社会和科技发展的必然结果。在档案信息化进程中，人力资源管理要明确档案信息化建设的用途和目的，结合具体的工作形式和内容，有选择性、策略性地考虑发展方向。同时，与档案管理工作相关的任一环节都必须加强信息化建设，为了确保整体档案管理工作的协调性和统一性，提升数据信息的准确性和真实性。
2企业档案信息化管理现状
现代化建设需要资金与人员的共同帮助才能实现，但笔者所在企业对档案信息化管理仍处于初期阶段，对信息化管理建设资金投入较少。基础设施配备还不齐全，缺少专业的管理人员来进行信息化管理方面的建设，未让信息化管理发挥出价值。馆内人员少，年龄老化，引进年轻人员困难，业务工作繁琐，工作量大，除负责生产类档案资料管理外，还承担工程项目档案管理。再加上档案信息化建设需要学习与培训，缺乏专业的硬件、软件、网络等方面的人员帮助，馆内工作人员无从下手，从而导致信息化设备利用效率低下，笔者相信多数企业都有相同情况。此外，企业档案管理的制度不完善，也没有相应的新体制帮助档案信息化管理在实际应用中发挥出效果。多数企业在网络系统与平台的建设下，系统整体协调性有所欠缺，部门间协同调度不高，导致档案资源传递不及时，在编录时出现信息不准确及不完整的情况，缺少管理制度的规范，甚至影响档案管理的效率。
而档案的安全防护也需重视，国有企业的涉密档案较多，虽然笔者所在单位内部有一套涉密网络，但由于管理档案资料的基层人员年龄老化，对基础技术认识不到位，导致涉密纸质、光盘、磁带等实物载体再向电子信息档案转化的过程中面临种种问题，进度非常缓慢。
3大数据、信息化时代电子档案管理的安全问题研究
3.1对档案数据收集的方式加以改革
在大数据的时代发展背景之下，关于档案数据的收集方式得到了极大的改进，在进行档案信息化管理的时候，首先就要将信息化系统的优势加以展现，档案数据信息的类别也可以在一定的程度上对其加以拓展，这样一来，各种类型的数据信息，其收集能力将会在很大的程度上得到提升，利用互联网的手段，使得档案数据收集的效率有了很大的提升；其次，在当今这个互联网时代，每天都在产生大量的信息，并且这些信息很多都是碎片式的零散信息，这在一定程度上加大了数据收集的难度，因此说必须要将信息收集的方式进行适当的改革，可以根据数据收集的需要来建立起一个关系型的数据库结构，对于各种碎片化的信息进行统一的收集，有效提升数据收集的效率。
3.2档案信息化安全管控方面
一是应加强对档案信息系统操作权限和工作流程的设置。针对不同管理层级的用户分门别类设置不同的操作权限，并通过档案借阅流程、档案移交流程等流程设置实现对电子档案管理流程和权限的划分。例如，根据管理权限的不同，分别针对专职档案人员、各部门兼职档案人员、普通用户设置不同的操作权限。专职档案人员享有最高权限，可对所管理的全部档案进行查看、录入、统计、移交等操作；各部门兼职档案人员可对本部门产生的档案进行查看、录入等操作；普通用户通过履行借阅审批流程实现对档案的利用。二是可通过采取一些档案信息安全技术确保档案信息安全，包括：物理信息安全技术、系统安全技术、网络安全技术、用户安全技术等，同时随着信息技术的发展，应不断对安全技术进行更新、升级，以适应日新月异的档案信息化发展要求。例如，对涉密档案采取必要的加密措施，对源文件进行加密处理，使档案原文成为不可直接读取的代码。当利用者访问这些经过加密处理的文件时，必须输入正确的密钥，确保数字化档案信息资源的安全。
3.3加强档案信息化管理人才的建设
企业的档案信息化管理，是需要人员操作才能实现的，所以必须要加强信息技术专业人才的培养。现代化档案管理工作需要较高的工作素养，能熟练地操作软件系统，能在众多资料中迅速地找到要用的资料与文件等，还能对各个档案资源进行科学地整合。而企业需要适当提高薪资福利，建立相应的激励机制与公平竞争机制，吸引年轻人，招揽专业人才，组建复合型管理人才队伍，针对当前的软件开发、硬件与网络维护、信息资源建设、管理操作系统以及档案处理等多个方面，建设相应的专业技术人才。针对生产类档案资料管理与工程项目档案管理可建立两个独立办公室，在分区档案管理与人员的分工下提高工作效率，减轻人员负担，促使企业档案信息化管理发挥出效用。
结语
总之，企业在大数据时代下加强档案信息化管理的建设顺应了时代发展，有助于企业提高档案管理效率与质量。因此，企业要不断强化信息化意识，加强信息化设备、软件与人才的建设，完善管理系统与制度，加强档案的安全保障，促进企业档案管理发展，大大提高工作效率，助力企业稳健发展。
参考文献：
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