内蒙古自治区呼伦贝尔市档案史志馆 内蒙古呼伦贝尔 021008
摘要：当前社会正处于大数据时代之中，相关单位若想使得自身的档案管理工作获得长远的发展，就要做到与时俱进，紧随社会时代的发展趋势，进行档案管理的信息化建设，转变以往传统的档案管理理念，合理改进传统的档案管理工作方式及模式，实现档案管理的数据化，这样能够让档案管理工作变得更加高效，而档案信息化的建设，也能够为档案查阅、利用提供更大的便捷性。
关键词：档案；管理；建议
引言
档案管理是一项管理性、系统性的工作，通过档案管理可以向单位、社会用户提供最真实、最直接、最完整、最全面的信息资料，从而帮助单位合理配置发展资源、明确发展方向、制定科学的发展目标。在目前的社会经济环境中，机关单位的发展进入一个新的阶段，面临的挑战和困境越来越大，档案管理所涉及的范围、领域也愈加复杂多样，因此为了满足当前的社会需求、适应社会环境、更好地实现档案的价值，机关单位必须要对其进行创新。通过观察，很多单位在开展档案管理工作时，有一些传统管理模式的影子存在，在短期内，还无法完全适应现代档案管理制度，适应新的工作环境和要求，加上管理工作的硬件设施不足，致使档案管理工作达不到预期的效果。
1档案管理工作重要性
机关档案指的是机关从事各项工作形成的真实记录，工作人员参考这些工作记录可以预测今后开展工作的方向，并从中借鉴工作方法和经验，维持国家政策的施行和社会秩序，保持国家决策的有效性、连续性，起着不可替代的凭证作用。换言之，机关档案是原始记录，如实反映机关在实际工作中的艰辛和取得的成果，对科学开展机关工作有重要意义，通过完整的档案可以了解机关工作的基本发展脉络，及时发现问题并总结经验，是宝贵的信息资源。当然，机关档案的重要价值在于挖掘及利用档案信息的效益，只有规范管理档案，才能做好信息挖掘利用工作，体现机关档案的价值。机关档案工作者研究档案管理的规范化建设不但有助于机关完善记录、有效运转，还为充实馆藏档案资料打下基础，为国家积累档案财富，为人们提供原始凭证，为机关提高档案管理水平、建设和谐社会提供有效服务。特别是随着机关工作任务日益繁重，规范化的档案管理是机关提高工作质量的重要保障。
2做好档案管理工作的几点建议
2.1确定档案信息化技术路线
档案数字化技术路线分为两个层次予以建设。一是档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库；二是采用扫描录入的方式将档案全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录索引，或是经OCR识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库。支持限定条件精准搜索、模糊搜索，可根据数据量设置每页显示的条目数，从而加快检索速度，支持电子归档，加盖电子归档章等技术的生成。
2.2明确档案信息化范围和处理要求
纸质档案数字化处理是一个繁琐、枯燥的过程，只有解决好档案数字化处理前、处理中、处理后的重点问题，才能提高数字化处理速度，保证数字化处理质量。档案数字化处理中扫描是数字化流程中的重中之重，是实现纸介质向存储介质转换的重要环节。需严格按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31--2017）以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894--2016）对档案进行数字化加工。纸质档案数字化处理既要从档案保存的安全性、永久性和存储容量方面考虑，又要从本单位综合管理系统所支持的文件存档格式考虑。
2.3加强档案数字化建设提升档案管理现代化水平
档案数字化建设作为档案信息化建设中的一个重要内容，给档案工作者带来了新的契机和挑战，要切实转变思想观念，正视当前档案工作中存在的问题，切实强化责任担当，狠抓关键环节的落实，加强工作技能的提升，创造性地开展工作。档案数字化是一个系统工程，必须统筹规划，分步实施，结合机关档案工作实际，近阶段档案数字化建设着重于抓基层打基础，为档案数字化建设创造条件做好准备。要深入研究档案工作发展新趋势，认真总结档案工作新经验，准确把握档案工作特点规律，以创新思维推动档案管理工作新发展。要充分利用信息化手段，加快档案资料数字化进程，把纸质保存与电子版存储有机结合起来，充分发挥数字化档案的作用。要全面梳理存量档案，运用新技术，把立卷归档、精准查找、快速存取、安全调阅等方面的工作，研究透、建起来、运用好，提升机关档案管理工作科学化水平。围绕档案管理“规范化、标准化、现代化”要求，进一步创新机制，加快数字档案到建设步伐，加大解决制约档案事业发展瓶颈的力度，积极推动数字档案工作提档升级，努力为档案改革发展发挥高质量的档案服务保障作用。
2.4严格规范化管理，加快信息化进程
在当今网络信息时代，机关档案管理规范化不仅涉及日常的公文制作与归档立卷，还和信息化建设息息相关，档案工作者应在档案管理中加强对信息化技术的应用，通过数字化的方式存储机关档案资料，达到提高空间利用率的目的，延长存储机关档案资料的时间，预防发生档案破坏问题。在档案管理信息化建设中，通过机关内部局域网就能实现网上查询档案信息，使档案信息的利用更快速、高效。在通过计算机采集机关档案资料并上传时，档案工作者必须严谨细致地开展筛选工作，确保档案信息录入的完整性、准确性，并且经过审查之后要分类归档档案材料。当把档案材料上传到档案管理系统之后，就要保证档案信息的保密性，对于开放性的档案材料可以将其设置成可读，不允许修改和下载。与此同时，在规范机关档案管理信息化建设工作时应强调安全管理，高效设置档案管理系统防火墙，防御非法入侵；促进病毒库的定期更新，科学有效地开展机关档案数据库加密工作，例如对于重要档案信息必须及时备份，并做好登记，科学设置用户权限，加快机关档案的数字化与信息化发展进程，夯实档案管理规范化建设基础；针对重点档案管理设施设备必须做好安全事故排查工作，及时发现可能存在的隐患、问题，限期整改，消除危及机关档案安全的漏洞；严格落实机关档案的收集、保管、使用、保密、设备管理等日常工作，坚持责任到人、策略到位，对保存重要档案的区域应全天候监控，保证机关档案安全；提高人员素质，因为在机关档案信息化建设中，人的行为是重要因素，相关人员应深入学习档案安全保密制度和规范，明确档案信息化工作中需要遵循的安全保密原则、安全保密问题，同时定期或不定期抽查，及时发现人员不安全的行为，实行批评教育，提高其安全保密意识。
结语
总之，信息化、智能化使档案管理工作的发展趋势，为历史档案管理工作开拓思想，创新管理工作理念，提高档案管理的整体水平，为需求者提供更全面的人性化服务，为需求者提供高质量的服务，为社会经济文化发展发挥更大的作用。
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