摘要：档案记录着学校的发展，收集和管理档案是对学校整个管理体系的考验。档案所拥有的资料能够反映学校的发展历程，学校的教学精神以及科研就业状况。现时代信息被赋予了更高级别的元素与构成，而档案管理也悄然地追随着信息化的脚步作出相应的转化。这一转化过程的实现并不容易，受到学校信息化建设的水平和学校管理人员的影响。本文主要是对高级技工学校档案管理信息化的现实意义，存在问题以及如何解决进行分析。
关键词：档案管理；信息化；技工学校；现实意义；问题与策略
在我国教育分为不同的层级也分为不同的类别。技校教育是我国教育领域中不可或缺的一个方面，其旨在培养具备实际操作能力的一线工作人员。近年来，我国对于职业教育的重视程度与日提高，技工学校的管理也日渐规范，为社会上提供了大量的优质劳动人才。技工学校在发展的同时也面临的一些问题，如学校在管理过程中如何实现信息化管理。
一、档案管理信息化的现实意义
1.转移管理员与负责人压力
在传统档案管理过程中，学校的各类档案需要人工进行分类，这一过程将会给工作人员带来极大的负担。纸质版档案资料在存储过程中容易受到周围环境的影响，这些环境会对其造成一定的损失。所以受潮、发霉或被虫子损咬等问题的防备都需要管理与负责人员对此投注极多的心力。此外，学校在发展过程中，档案室如果迁移，就会在搬运的过程中出现方案破损丢失、档案存储的位置发生变化、在使用的过程中更加困难等问题。而如今很多教师都已经采用信息化教学，这个过程中出现了很多的电子档案、光盘资料、影视资讯等。这些电子档案的出现使得学校必须要寻找新的的储存方式。而且对于这种信息资源，通过计算机设备进行资料的分类收集会更加便捷，而且能够保证资料的准确性。如此，也便对应地减轻了负责人与管理员的工作压力。
2.实现档案资料高度共享
档案的存储不仅是想要记录学校的发展历程、科研项目的研究过程，更重要的是利用过去的经验来实现未来更加长远的发展，为技工学校今后的发展和教学提供帮助。纸质版档案的集中管理、调用都非常困难，需要工作人员花费大量时间才能找到所需的档案，而且还需要对档案内容进行分析、总结。而当档案资料信息化实施后，技工学校的档案处理便具备了便捷化与准确化的特点，学生在使用相应信息设备时可以运用关键词搜索，尽快且准确地找出在某一时间段的某一方面的档案，而这也就意味着档案资料能够被赋予一个高度共享的大平台。
3.提高档案资料存储量
纸质档案需要现实的空间来存放，学校通常会设置几个档案室存放档案，但是随着学校的发展，档案室的空间往往需要不断地扩充，这就为学校的档案存储带来了很大的压力。实现信息化档案存储能够通过虚拟的空间存储资料，而且能够以文字、图片、视频等各种形式，其存储速度快，储存条件较为简单，对于空间环境的要求都相对较低[1]。
二、现存不足与需要改进之处
1.档案管理信息化意识不足
在高级技工学校发展过程中，将招生就业作为学校工作的主要方面无可厚非。生源是能够保证学校竞争力的最主要元素，档案管理并不是学校重点考虑的方面。很多领导、工作人员都认为档案管理只是将产生的资料保存起来而已。学校对于档案管理投入的时间精力不足，很多档案管理工作人员都是教师的家属，或者是退休的教师。档案管理部门成为了一个“清闲”部门，导致很多学校发展过程中的资料丢失或者破损，信息化建设更是因为工作人员能力的不足无从谈起。
2.档案管理信息化进程缓慢
信息技术快速发展，各个学校也开始在教学过程中采用了电子式的档案，此时信息化建设已然必不可少。部分学校开始意识到档案管理也需要实现信息化，但是信息化并不是说说而已，需要投入时间精力和设备。近期产生的电子档案可以实现信息化管理，操作较为容易，那么对于纸质的档案，如何实现信息化的转化？首先需要对其进行扫描，然后存储成电子形式。但是资料扫描需要很长的时间投入。这一系列的困难都使得档案管理的信息化进程发展缓慢，进而导致档案在使用过程中效率低下。
3.档案管理人员工作能力欠缺
学校在的档案管理工作人员多是退休人员或者是教职工家属，因为领导都认为档案管理并不需要专门的技术。但从现实情况来看，尤其是在档案管理实现信息化进程的过程中，急需一支高素质的人才队伍负责相关工作。传统工作人员因循守旧的思想，很难发现信息化的使用优势以及其具体的使用方法，他们没有接受过专业教育，相关的管理技术、理念都相对落后，所以其工作的有效性明显不足。
三、提效率与效益之策略
1.以意识贯彻工作人员之思想
档案管理信息化进程对于工作人员来说是一个从思想到能力上的转变。首先，需要让工作人员意识到信息化管理的现实意义。信息化往往属于年龄阶层偏低的人群的宠儿，往往年龄层较大的人群对信息化的时代意义会有所忽略，因此校内的领导群要对此提起重视，最好能够引进一系列新鲜血液为工作人员更新思想，并将档案管理信息化提升到一个更加重要的层面，投入时间和人员，保证信息化管理工作的正常开展[2]。其次，应该组织相应的培训让工作人员能够看到其他院校在档案管理信息化工作开展过程中较为优秀的做法，具备信息化的意识，了解基本的工作方法，主动配合相关工作小组加快信息化进程。
2.为人员进行技能进阶培养
为了提升学校档案信息化管理的进程，应该提升工作人员的信息化操作能力。首先，应该开展专门的培训，通过前期的观察，了解本校档案管理工作人员的工作能力和工作层次。然后针对他们的问题制定专门的培训方案。另外，学校在招聘选用档案管理工作人员时，应该寻找具备专业工作素质的，能够了解档案管理相关法律法规，拥有计算机操作技能的档案管理工作人员。
3.赋予制度创新与更新之魂
高级技工学校要是想在档案管理信息化的基础上实现高效的档案管理，必不可少的一个举措便是为现行制度打造创新与更新的灵魂，即为这些制度引进新颖且有效的元素。而要想使得这类元素引进能够有所成效，学校首先需要对制度下的管理水平进行估量，接着要明确自身今后希望达到一个怎样的目标，在实现过程中会出现什么问题，然后设置一个初步的档案信息化管理制度。在此基础上，经过一段时间的考察，总结在这一段过程中出现的问题以及具体的解决方案，帮助其他档案工作管理人员及时地进行经验积累。在信息化管理制度的实行结束之后，督察工作的建立与引入也需要被实行，以保证工作人员能够时刻牢记自身所应保持的态度。最后，档案管理制度可以被赋予一定的标准化，而档案管理的标准化则需明确档案资料的收集范围、档案的存储时间与共享机制等。
总之，伴随着信息化进程的加快，学校在教育教学过程中信息化程度不断提升，档案管理作为其中的重要一环也必然会发生相应的改变。档案管理的信息化进程已经不能忽视，因此，在今后的档案管理过程中，各学校应该探索新的档案管理的路径和方法，提高档案管理的效率。
参考文献：
[1]成茜.技工学校学生档案信息化管理新模式的构建[J].中国管理信息化，2018（4）.
[2]王粉.浅谈技工学校档案建设与管理[J].企业导报，2016（10）.