摘要：目前智能化技术的广泛应用使档案库房管理面临新的挑战，机遇和改革，推行档案智能化管理，可以进一步加强档案的规范化建设，合理利用当今数字媒体资源，本文围绕档案智能化库房管理，分析该管理模式的现状，该管理措施带来的空间集约化利用情况以及服务效率的提升，旨在推广和发展档案智能化管理措施，发扬智能技术。
关键词：档案库房；智能化管理；空间集约；服务效率
随着法治社会和信息时代的发展，我国档案管理事业得到长足的发展，档案的种类和数量不断的增加给档案管理部门施加了很大的压力，然而，传统的档案管理程序繁琐复杂，档案的管理工作包括档案的收集，管理，保管，鉴定，统计和提供利用。档案管理是各大企业和公共事业部门最重要的工作之一，新时代的管理者应该合理利用智能化工具进行档案管理，节约空间资源和成本，提升服务效率。
1.档案智能化库房管理现状
1.1综合情况
自从数字技术利用在档案智能化库房管理中以来，我国档案智能化库房管理取得小小的进步，而我们每个人生活的网络数据每天都会发生改变，比如学生入学状况，成绩分析，学籍情况，户口，升学情况，每个家庭的用水用电情况，各公司和企业的商业模式数据，上班族的工资发放情况等，可以说，新时代的人们的日常生活和工作除了利用资源，产生垃圾以外，人们每天都会产生大量的数据，这些大数据就是每个人的档案。从地理区域来看，我国有几十个省和自治区组成，各省市合区又包括了许多的县和州，在每个县和州又有许多的学校和企业，公共事业单位，大大小小的县区档案智能化库房管理的发展情况参差不齐，而智能化管理措施的发展情况受限于很多因素，比如区域经济发展和人才聚集情况等。
1.2欠发达地区
目前我国档案智能化库房管理措施并未全面落实，很多边远地区的档案管理工作仍然处于边缘状态，人工收集，人工整理，人工保管，人工调取，工作极其繁琐，工作量非常大，档案库房利用较多，档案保存不能保障品质。因此，经济落后地区应该吸引教训，利用数字媒介，合理引入智能化手段，建设规范的档案智能化库房管理系统，不断完善智能化库房管理措施，引入入先进设备，使用经济效益高的软件，尽快融入智能化档案管理建设工作中，推进社会智能化档案管理的全面落实。
1.3发达地区
我国目前大多数发达地区已经构建智能化档案管理系统，系统软件和硬件配置较为先进，信息化管理系统发展趋势良好，管理人员素质较高，这些优势足以推动档案智能化管理措施的落实，但是对档案智能化管理系统有待优化，就信息化网络工程来说，内部系统应该设计合理，保证大数据可以跨平台分享和传输，实现人事服务和信息功能的一体化，填补系统漏洞，避免档案缺失和遗漏问题，防止病毒入侵，造成档案信息泄露，确保档案信息平台安全可靠。档案管理单位还应该明确系统业务和功能的划分，开发设计更多实用性的软件，实现档案智能化管理工作和网络信息一体化的目标。
2.档案智能化库房管理带来空间集约化利用情况
2.1信息化和智能化的结合
档案集约化管理方式作为新时代档案智能化管理中的重要手段，对于提升档案管理事业的收集能力具有重要的作用，档案智能化库房管理措施中长启用智能密集架，档案库房中的各大密集架和移动终端、数据库服务器、以及控制中心构成一个巨大的局域网，密集架控制系统由工控机和控制系统组成，这样的数字化管理可以有效地节约空间，扩大空间集约化的利用范围。我国落实档案智能化管理措施较好的单位有很多，例如，珲春市人民法院从2018年开始推行诉讼档案数字化工程，该措施进一步加强了诉讼档案的规范化建设和管理，珲春法院全面落成数字档案工程的一个重要标志就是对智能密集架的使用，对智能密集架的控制可以手动操作，电动操作，电脑控制，工作人员可以进行远程操作，除此之外，智能密集架具有较强的防火、防盗、防鼠、防虫、防污染等优秀的性能，可以确保档案保管的安全。这在很大程度上突破了传统档案管理的困境，传统档案管理程序复杂，操作繁琐，档案库房缺乏安全保证。
2.2纸质档案到电子档案的转化
当前智能化库房管理以服务为基础，所有的档案服务工作由库房控制，由于大多数的档案保存时间较长，流动性不强，档案库房必须确保环境适宜，保证对档案的保管品质。
档案库房的重要工作包括视频监控、短信服务、档案的保存和调取、隐私档案的保密、网络大数据服务等，档案智能化库房管理已密集管理为主，将用户、档案、网络和数据统一起来，形成电子档案，减少纸质档案的使用和流动，节约纸质和空间资源，利用多种数字媒体技术极大地节约劳动力，达到空间集约化利用的目的。
2.3区域信息网的巨大作用
档案智能化管理有效推进区域信息网的建成，区域信息网有助于开展电子公文交换工作，将传统的纸质档案转化为电子档案，通过区域信息网进行档案管理工作，该工作可以将档案管理由小到大，从细到整地聚集起来，减少不必要的库房资源浪费，减少经济投资和损失，有效进行空间集约化利用。
3.档案智能化库房管理带来服务效率提升情况
3.1电子档案的优点
档案管理工作主要是收集社会活动中形成的真实记录文件，作为持档人正常生活、工作的凭证和法律依据，传统的档案库房管理以纸质档案管理为主，纸质文件档案作为文字和图片信息的载体，档案管理者需要保持纸质档案的整齐、干净和统一，管理者需要对文件进行合理的归档，将收集的所有档案进行整理和鉴定，工作繁琐，花费的时间较长，浪费人力和物力资源。而档案智能化库房管理推进了电子档案的使用，电子档案可以承载许多信息，除了传统的文字和图片，还可以存储图表，图像，音频，视频等不同的信息，方便传输，可以快捷使用，在网络时代，电子档案具有较强的使用价值，通过网络媒介可以实现人们的远程传输和交流，节约时间，提高工作效率。
3.2传统档案的弊端
传统的档案管理以手工管理为主，而手工管理档案存在很多缺陷，比如，传统的档案文件会占极大的空间，很多单位人员聚集，纸质档案较多，单位需要投资巨大的财力建设库房保存档案。人工管理档案费时费力，管理者需要花大量的时间对档案进行收集，整理和提取，管理人员时常需要从大量的文件中翻出一份，和现代对文档的智能化管理相比起来，智能化管理具有很强的优点，智能化管理合理利用现代信息技术创造智能化管理软件，智能化管理软件可以通过在网上对大数据进行汇总、分类，可以非常准确的管理和定位档案，管理方便，简洁，当人们需要对以前的档案进行二次利用和调取时，智能化档案库房的控制中心可以非常精准地检索档案，一键完成，然而，传统的档案检索需要管理人员从一本一本的目录中翻找，其困难程度可见一斑。
3.3智能化发展的启示
档案管理是一项重复繁琐，枯燥乏味，并且非常容易出错的工作，但是人工智能时代，档案智能化库房管理可以有效改善这样的局面，智能化管理档案可以推动档案资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用便利化，对社会服务和档案管理是一种翻天覆地的改革。档案智能化管理可以有效推行存储数字化，摒弃原始的档案柜架，并用数字化采集和数据库建立来代替。智能化时代的到来使很多领域发生了巨大的改变，到目前为止，人工智能已经进入了许多的医学、神经科学、和机器人等领域，从阿尔法狗打败人类，2014年，机器人首次通过图灵测试，许多家用机器人的诞生到人工智能的快速发展，人们的生活和工作接触到越来越多的智能化设备，新兴的智能化职业会取代很多的传统职业，修复人工的漏洞，更新网络资源。
3.4智能化系统的优化
档案智能化库房管理是新时代适应人工智能的重要项目，实现智能化管理档案需要落实每一步的举措，上海三中院（资产法院、铁路中院）智能档案库房“电子标签”项目于2016年通过高院档案管理部门的验收，为实现档案智能化库房管理奠定了坚实的基础。档案智能化库房管理措施中最重要的一步就是加入电子标签的使用，电子标签可以有利于库房的电子化管理，在查找档案定位档案的过程中，提高服务效率。在落实基础措施后，档案管理部门可以引进先进的RFID技术，利用该技术读取信息快捷，识别信息速度较快，信息容量大等优秀特点，实现档案库房管理的物联化、智能化，提高服务水平和工作效率。
小结：
档案智能化库房管理工作的推进和发展从档案资料日常的存储、整理、分类、品质保障等相关细节出发，结合档案在流通过程中的各个重要环节，利用信息技术合理掌握大数据变化和流通，通过智能化控制中心对档案库房进行整体掌控，实现最高水平的服务，一键查询档案，快速分享档案，远程发送档案，远距离管控档案，这些高效的信息服务主要依赖于当今社会智能化、信息化的发展。
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