摘要：伴随着时代不断进步与社会经济的高速发展，促使行业竞争日益激烈，同时给办公保密工作带来巨大挑战。公文涉及工作秘密商业秘密、国家机密等涉密程度较深，确保行业及国家秘密安全成为值得思考的课题。本文就公文保密工作的重要性进行了分析，研究了其存在的部分问题并提出了几点解决措施。
关键词：公文处理；保密工作；管理
1公文处理工作的重要性
公文在企业中有着重要的信息传递作用，是特殊格式的文件。公文是传达党政方针、请示问题及答复、工作报告等重要工具。公文处理是指在公文的产生以及工作中使用特定的方式来对公文进行写作、传递、利用、保管能够使公文产生必要的功能以及行为。对于所有的行政机关来说，公文处理是一项不可少，并且非常重要的工作。对于企业来说，公文处理是工作联系的纽带和桥梁。也就是说，公文处理是行政管理的一个过程，要求在企业的管理过程中对行政信息进行不断加工、传递、反馈的过程。公文处理是各个部门的重要日常工作流程。在管理工作中无处不在，无可替代。在一定程度上来说，行政管理的过程就是对公文处理的过程。如果企业对公文处理不得当，那么将无法有效进行日常生产经营活动。公文处理是各部门处理事务的重要形式和手段，公文因为企业的日常生产经营活动而产生，穿插于各级行政管理活动，是企业统一步伐、统一目标、统一生产的重要指导思想。并且公文在发挥完其效用后应当有效归档，对于国有企业来说，公文中包含着大量的国家机密，所以公文的处理如何直接影响到档案的质量和档案工作的效率，关系到国家机密的保密工作。综上所述，公文处理工作不仅是企业用来传递信息的特殊文件，也是企业进行行政管理的重要枢纽，同时是统一企业生产目标的重要指导思想，更是国家机密的重要保证。对于当前企业的公文处理工作，如何提高公文处理的效率和质量是当前行政管理工作的重要问题。
2公文处理工作中保密工作的不足之处
2.1保密意识较弱，规章制度不完善
目前，各类企业、单位都将重心放在经济发展与建设中，对于信息管理、传递的保密工作未能给予重视，保密意识较弱，没有认识到公文保密的重要性及对企业的影响。通常在公文处理中，相关工作人员知识简单地对材料进行整理和管理，并没有做保密管理。即使有相关制度制约，也没有将制度落实，管理时持随意态度，认为公文中没有很重要的秘密，所以极易出现信息缺失、遗失的情况，导致工作中失误频频，甚至还会对企业、国家的利益产生不利影响。
2.2人员队伍建设不足
在公文处理的保密工作中，人员不足是常见问题，系统、规章制度不够完善，造成岗位责任不清，制度、规范落实不到实处，多头管理现象频出。人员队伍专业知识不足，科学的公文保密管理工作需要坚定思想和作风，需要工作人具有较高的专业技术水平的同时具备高素质，但相关从业人员的合素质水平已经不能满足当前需要，相关专业人员引入不足，后续培训教育不重视，导致人员队伍建设不足，无法迅速提升管理工作。
3公文保密工作的几点对策
3.1增强保密意识，完善规章制度
做好公文的保密工作关键是要制定完善的规章制度，将该项工作程序化，做到有章可循、有法可依，从而令人员的保密意识得以增强。首先，完善借阅规范，设立相关借阅程序，对借阅人、借阅日期、借阅时间、归还时间等进行记录，尤其是涉密文件，如果借阅人员不按时归还文件要及时跟踪处理，让借阅人写明无法按时归还的原因，并由相关负责人签字审核。其次，完善存放制度，公文处理办公室每天都会收到很多文件，工作人员应当将其中的公文视为管理重点，做到规范化存放，养成良好习惯，将涉密公文与普通公文区分开。最后，完善传阅流程和手续，制定传阅流程图及跟踪卡，涉密文件必须当天送、当天收，若领导有其他事情无法及时看完公文，可根据公文内容的重要性决定先将其收走，等领导有空再送回来。由于公文自身的特殊性，为保持公文内容的持续性、安全性，必须建立一套完善的规章制度，对相关工作流程进行加强规范，从而公文处理的安全防范机制，增强规章制度的抗风险能力。
此外，还要针对公文的草稿、正文存储、传递、销毁等环节制定细致化的工作流程，若发现存在问题则及时提出并给予修订。严格按照规范制度落实每一环节的工作，就能在无形中提高工作人员的保密意识，从而令公文保密工作水平有所提升，为相关研发、国家机密等提供最大限度的保障。
3.2运用现代科技办公手段提升企业发展速度
随着现代科技的不断进步和发展，现代科技开始改变了企业办公效率。例如，钉钉软件的出现大大减少了人力资源统计的时间，降低了人员沟通的困难性。企业上从管理人员可直接在钉钉软件中对企业各部门或者个人进行直接政策或指令传达。同时百度企业云盘也减少了企业纸质化办公程度，企业可将公文直接在百度企业云盘中对指定部门进行收发工作，大大减少了公文在流转过程中的时间，也可以进行一件公文多发，减少了公文在流转过程中的错误率。有效利用现代科技提高企业的公文处理效率，从而整体提高企业办公效率。
3.3明确各级职能，操作流程规范化
在公文处理过程中，由于责任分配不清，导致公文执行力下滑。甚至可能会出现工作中几个部门互相推诿的情况，所以应当从源头解决责任分配不清的问题。在公文下达前应当指定负责部门同时指定部门某管理人员对公文负责，同时规定时间节点。再要求该管理人员在时间节点前对公文的执行程度对企业高级管理人员进行反馈。积累工作经验撰写工作手册，明确各级职能，将操作流程负责人规范化，责任追究到人，从侧面提高文件执行的监督力度。
3.4健全保密组织机构，完善管理制度
由于公文的特殊性，要保障公文内容的长期性、持续性、安全性必须有健全的主旨机构和监管制度，及时设定有效的安全防范机制，增强风险抵抗力。完善保密组织机构，设置总负责人领导各对口责任人，将业务与保密工作列入重点管理项目。制定安全使用流程,重视公文的保存、使用方式的完善，对草稿、正文存储、传递、销毁等各个环节细化管理，加强公文跟踪定位、重点分管等方面的管理。完善管理制度，重视修订改进标准，重视规范管理，注重具体落实，加强管理的动态监管，提高公文保密工作管理效率，确保相关研发、商业及国家机密的安全。
3.5严格管理、确保安全
各单位文书人员要做到专人负责，对处理完毕后的公文进行妥善保管，保证不丢失、不损坏。同时遇到涉密文件，在处理的各个环节要严格执行保密规定，不得泄露保密文件。对于本年度办结完成的文件，按照公文管理规定在规定的时间内移交本单位档案管理部门进行保管。
结语
公文处理的保密工作涉及到国家、范围和企业的切身利益，为保障自身利益，应加强对该项工作的重视程度，针对工作中存在的不足，通过完善规章制度、正确处理公文的使用与保密关系、加强公文处理队伍的建设等方式坚定工作人员的工作信念和务实作风，从而推动保密工作水平不断提升。
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