摘要：近年来，随着国家对工程项目建设步伐的加快，重大项目建设越来越多，文件材料的归档整理问题也逐渐呈现。基于此，本文在分析了工程项目档案组卷意义的基础之上，指出了项目档案采用中“卷”和“件”结合的组卷方式的意义。然后，以公司XX项目为案例，探讨了哪些资料以“件”或以“卷”为单位来整理更便捷。最后，对全文进行了总结。
关键词：档案；组卷；项目
1引言
随着经济社会的进步，国家对基础设施的建设、基础产业、技术改造、结构调整、生态建设、环境保护等重大项目的投资逐年增加，经济发展速度和规模得到了跨越式的发展。工程项目档案的重要性地位也随之不断的提升，工程项目档案是在建设项目管理活动之中形成的一种原始、图物符合的资料，也是国家和社会发展历程中有着一定要求的文献载体，是建设过程中和精确记录，是十分珍贵的信息资料。
如何及时、准确和系统地做好工程项目文件材料的归档整理工作，特别是项目前期文件、项目管理文件、项目施工文件、项目竣工验收以及后期评价等文件的档案整理工作是工程建设和管理中不容忽视的重要问题。
档案整理工作包括对项目文件价值的鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等内容。其中，组卷工作既是建设项目档案工作的难点也是建设项目档案工作的重点。根据《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）第7.3.2.5条项目文件组卷：项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中，招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷，勘察设计文件按阶段、专业组卷，施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构专业组卷，信息系统开发文件按应用系统组卷；设备文件按专业、系统、台套组卷；监理（监造）文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷；科研项目文件按科研项目（课题）组卷；生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷[2]。本人结合自己档案工作的实践，觉得将项目文件资料按“卷”“件”结合的办法进行整理，对今后查找翻阅利用档案提供很大的便利[1]。
2项目档案采用中“卷”和“件”结合的组卷方式的意义
一个项目的档案构成，一般由建设单位资料、施工单位资料、监理单位资料及设备档案四大部分组成。其中：建设单位他为质量管理资料、质量控制资料（包括质量保证资料、隐蔽工程验收资料两部分）、质量验收资料、竣工图等六大类。监理单位资料分为施工过程监理资料和设备采购监造两个部分。设备档案可以按两种方式划分：一种按照设备的构造和使用形式划分，一种按照设备资料的来源划分。在档案整理实际工作中，由于某种原因，往往会有一些文件没有按规定时间和规定质量要求移交归档，出现些零散的文件，或要替换，或要补充完善，特别是些重大工程项目，涉及部门较多，审批时间较长的，等文件材料归档时会出现漏、缺、重、误等归档现象，也有复印件、扫描件归档的情况，以“件”整理可以弥补以“卷”整理的缺陷。部分档案以“件”为整理单位其实也是对“卷”的一种细化，以“卷”为整理单位时，对于案卷题名的编写有时无法做到准确全面，而以 “件”为整理单位恰好可以弥补这一不足，更能准确针对所需要档案进行查找。
2.1补救文件材料归档不全或都漏归的问题
在发现缺附件或归档不全、漏归的情况下，以“卷”为单位整理，无论文件是补在一卷的前面或中间，都需要拆卷加上缺少、漏归的文件材料，工作量相当于重新整理一遍，手续也很繁琐。以“件”为单位整理只需要把这一“件”直接加上所需的附件或都漏归的文件，只需修改一下这一“件”的页数，减少很多工作量。
2．2替换复印件、扫描件的问题
以“卷”为单位整理的方法在发现原归档材料不是原件，或者现找到原件需要补救替换，必须拆“卷”处理，而以“件” 为单位整理，只需要做简单替换。
由此可见，工程项目资料中建设单位部分资料的整理，“以件”归档整理，能快捷解决归档时出现的齐全、完整、准确和系统性的问题，补救整改完善工作相对“卷”的整理方法要灵活、简便得多[3]。
3案例分析
基于以上分析，本文以公司XX项目为案例，探讨哪些资料以“件”或以“卷”为单位来整理更加便于工作需要和工作利用。
3.1建设单位资料的整理、组卷
第一，在项目建设中，形成的项目管理文件会很多，在实际整理中，我发现建设单位资料的资料以“件”为单位来整理，可以达到高效精确的查找。工程项目中的前期（准备）阶段资料如立项的批复及请示文件，项目建议书的批复及请示文件，可行性研究报告的批复及请示文件，初步设计的批复及请示文件，以“件”为单位分别组卷，每件内按以下方式排列顺序：批复在前、请示在后，各单位制发的文件，正文在前，发文稿纸附后；归档的收文，收文处理单在前，正文在后；并按事由结合时间及重要程度排列。方便查找，也可以了解工程建设项目是否符合程序。
第二，建设单位的招投标文件的组卷，一般是按招标代理文件、招标文件、投标文件、评标过程文件来进行整理的，按上述几项可以“卷”为单位组卷，可按中标单位和非中标单位来排列。
第三，在工程项目建设中，也是建设项目档案的重要组成内容，在建设项目中处于重要地位。在档案验收时，往往要以通过看合同档案的案卷质量，反映出建设单位项目管理及合同管理的情况，所以合同分类可以按“件”来组卷整理，能够更加直观清晰反映出整个工程建设项目的内容。一般工程建设项目合同包括设计类合同、建筑工程类合同、安装类合同、设备购置类合同等，如果各项合同多的话按类型分别组卷，卷内可按件整理，查找更加方便快捷。
第四，建设项目中的三同时文件，如环保、安全、职业卫生、消防、人防等相关建设项目的文件，按照国家要求，要和建设项目同时设计、同时施工、同时投入使用，在组合“三同时”归档文件时，应当按照其阶段分别组卷，按形成时间先后排列，特别是后期“三同时”的文件可以放在前期“三同时”文件后面，按卷整理，这样既满足了科技文件归档的成套性，又使档案的查阅更加方便快捷。
第五，项目竣工验收资料由消防、环保文件、安全设施、职业卫生、财务决算审计、档案验收等单项验收组成，建设单位每个单项验收的资料可以以“卷”为单位分别组卷整理。
3.2施工单位资料的整理、组卷
工程建设施工资料是工程质量的客观反映，是评价工程质量的前提和基础，也是处理工程的质量事故、合同纠纷等部门的重要依据，因此在工程建设施工中，做好施工资料的收集、整理和组卷，就显得尤为重要。一般这部门资料先由施工单位收集及归档，根据工程建设施工阶段的不同，我们可把资料分为三个阶段，即施工准备阶段（质量管理资料）、施工阶段（质量保证资料和质量控制资料）、竣工验收及备案阶段（质量验收资料）。根据工程的各单位工程按质量管理资料、质量保证资料、质量控制资料和质量验收资料来分别按“卷”整理组成一卷或多卷。施工单位的资料一般都较零散，格式种类也较繁多，按以上类别分别组卷可直观了解该工程包涵哪些施工内容，如有质量事故等查找起来方便[4]。
3.3监理单位资料的整理、组卷
项目监理，是一种对项目实施过程进行科学管理的方法，它把项目的管理纳入社会化、专业化，法制化的轨道，项目监理是我国对外开放以来，引进国际项目监理管理的一种新体制。是对项目全方位、全过程的技术服务与质量监督，使项目达到高效、来格、科学、经济的目的。监理工作覆盖了整个项目建设的各个阶段的各项管理工作，在管理过程中产生的大量反映工程监理活动的工程监理文件材料是监督项目参建单位按合同要求进行施工的真实记录。完备的监理资料是项目竣工验收的重要条件。监理资料是监理活动的产物，只有完整、准确、真实的档案资料才能组成有保存和利用价值的监理档案。才能达到见档也见人，见档如见物，见档如见证的要求。
监理单位资料一般包括施工过程监理资料和设备采购监造两个部分。施工过程监理资料要向建设单位归档，主要有：监理合同、监理大纲、监理规划、监理实施细则、施工组织报审表、开工/停工报告、测量核验资料、隐蔽工程验收资料、工程变更资料、监理通知单、监理会议纪要、旁站监理记录、监理日记、监理月报、单位（子单位）工程、分部工程验收资料、见证取样备案记录、质量事故报告及处理资料、监理工作总结、监理工作声像材料等。这些资料中，都可按类别以“卷”为单位分别组卷，这样一来，翻阅便捷一目了然。
3.4设备档案的整理、组卷
设备档案在工程项目建设中同样扮演着很重要角色，是企业档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分。设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本任务，设备档案管理工作为这一基本任务顺利、经济的实现提供了基本技术支持。
设备档案是指在项目中的设备或仪器在调研、采购、运输、验收以及安装、调试、运行、维护、报废等整个生命中周期中所形成的具有保存价值的原始记录，是设备整个生命周期中所形成的图纸、文字说明等归档备查的全部资料，包括纸质文字记录、图纸、胶片、光盘、磁盘、照片等。
对设备档案进行组卷时，应当按照成套性原则，按单（台）套以“卷”为单位进行组合，可按设备购置合同、装箱单、开箱单、购置过程文件（如询价议价过程，进口设备的报关单等）、随机文件、设备安装调试文件、设备试运行文件、设备竣工验收文件等进行排列组合。这样组卷方式，对日常设备维护或者检修都能很好对档案的价值进行利用，。
4结论
综上所述，在项目档案中运用“卷”、“件”结合的方式能大大提高查找档案的准确性和高效性，符合《归档文件整理规则》中“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的要求。在今后项目档案的管理中，也更加方便灵活查阅检索方式，对项目档案也可起到一定的保护作用，在今后二十年、三十年甚至更久，合理地、科学地利用档案，让档案还能继续为企业、社会提供服务。
参考文献
[1]刘效源.践行输电工程项目档案管理[J].兰台世界,2017(10):43-46.
[2]张颖.重点建设工程档案管理的经验和方法[J].档案天地,2016(09):51-52.
[3]陈柏松. 以“件”为单位整编工程项目档案的优势[C]. 国家档案局.档案与文化建设：2012年全国档案工作者年会论文集（下）.国家档案局:中国档案学会,2012:120-124.
[4]田峰,彭彩霞.滹沱河倒虹吸工程项目档案整理与组卷经验[J].河北水利,2010(06):42.