摘要：电力企业发展下档案信息数量与日俱增，为提高电力企业档案管理水平，充分发挥大数据时代信息技术优势进行档案管理创新是必然可行的。下面文章主要对大数据时代企业档案管理优势进行分析，并探讨企业档案管理所面临的问题，以提高电力企业档案管理水平。
关键词：大数据；电力企业；企业档案；档案管理
引言
长时间以来我国档案管理工作大多以纸质档案管理为主,纸质管理为国家信息收集储存提供了许多帮助。然而随着大数据时代的来临,传统的纸质档案管理已经不能适应现代社会的发展需求,亟需实现现代化档案管理转型。在档案管理中使用大数据技术,可以促进我国档案管理工作的转型。
1大数据的概念
大数据最早起源于ApacheOrg的开源项目Nutch，目的是为了有效地整合网络所需的各种数据。大数据被广泛推广和应用于各个领域是从20世纪开始的，且不同领域对其定义也不尽相同。通常情况下，将在一定时间内，为确保企业的正常运营所积累和整合的相关数据都被称为大数据。大数据一般可以分为结构化数据、半结构化数据和非结构化数据三种类型。其中，通过表结构实现的数据被称为结构化数据；无法通过表结构实现的数据被称为非结构化数据；介于两者之间的则是半结构化数据。作为当前的主流数据，非结构化数据较为复杂且不便处理。
2大数据支持下的档案管理优势
2.1大数据优化了档案数据的存储和备份
馆藏资源数字化后,档案资源的存储利用更加自由、方便。数字化档案信息可以利用互联网、局域网等不同方式传播,用户利用馆藏信息不再受时间、地域限制,满足了群众日益增长的查阅需求,进一步实现了档案资源充分开发、互联共享的目的。随着每年接收新的档案进馆,档案信息越来越多,存储量不断增长,传统储存方式所面临的空间问题越来越严重。档案信息数字化后,无论是利用光盘、磁盘还是利用服务器存储,贮存密度都远远高于纸质档案、实物档案。而大数据又为我们整合档案数据提供了新思路方法,使储存方式更加优化,提高了存储效率,为解决档案存储和备份问题提供了借鉴。
2.2实现智能化的电子文件归档模式
随着电子文件在企业发展中不断增加，电子文件的管理已经成为一个企业信息化建设的核心，同时也成为档案工作者所要面临的一项新的工作内容，归档工作进行的顺利与否，工作质量的好坏直接关系到档案信息资源是否能够得到科学的管理和有效的利用，也关系到信息化系统运行的效率问题。大数据时代的到来，企业内部所产生的电子文件数量激增，如果还是使用离线归档的零散的收集方式，电子文件的收集工作将面临巨大的困难，同时归档文件的真实性，以及一些文件内部的联系都很难保证。因此，要在企业内实现智能的电子文件归档模式。企业档案部门应该在档案管理信息系统建设的初期就介入，事先将设定的功能模块嵌入到业务系统中，对电子文件实现全生命周期的管控，在电子文件流转的过程中实时记录必要的元数据和过程信息等内容，这样可以有效的保证归档电子文件的真实性、有效性和完整性。同时实现电子文件的超前控制和智能化归档工作。
2.3区分数据化和数字化
在大数据时代的社会背景下,传统方式的纸质载体档案会被数据化所代替,却不是数字化。数字化与数据化具有很大的不同,数字化的信息也许是僵硬的储存信息,并不能进行信息的分析和检索,而数据化却可以完成相关的分析和检索工作。数据化和数字化虽然听起来很相似,但是其实质作用却具有很大的不同。从各种档案管理部门现在的管理情况来分析,之前的数字化管理是将传统的纸质数字化利用各种扫描软件,扫描进入电脑中。可以是文字形式,可以是图片形式,这些数据并没有被数据化,人们利用关键词进行检索,根本检索不到,而且也无法进行数据分析。因此,在大数据时代迅速发展的社会背景下,在档案管理工作中应用大数据技术已经成为了时代发展的必然趋势。
2.4提升企业档案利用服务水平
档案管理的最终目的在于利用。大数据将有效解决目前企业档案管理利用服务工作的问题，更加契合企业档案管理在档案信息资源开发利用方面的需要，为企业档案管理注入变革性的管理理念和管理模式。数据挖掘、数据分析、数据集成等技术的应用，将有效提升档案管理者从档案大数据中提取有用信息和发现档案信息潜在联系的能力，甚至可以辅助档案管理者根据档案用户的个性化需求进行档案信息资源的定制开发，极大地提升企业档案利用服务水平。档案用户和档案管理者之间的关系，将不再局限于档案用户单向提出需求依靠档案管理者提供服务，或档案管理者单向提供服务引导档案用户进行利用，而是将逐渐演变成为双向的沟通与反馈，真正实现档案利用服务从“被动”到“主动”的转变过程。与此同时，利用大数据技术和平台，档案管理者可以监测档案数据的全生命周期，挖掘和共享档案资源承载的企业知识，从而提供高质量的档案利用服务，真正实现企业档案信息资源的价值。
3大数据背景下档案管理存在的缺陷
3.1档案管理思维老套
档案管理思维指导着档案管理工作，但是当前档案管理思维较为传统和老套，对档案管理工作的质量造成了一定影响。第一，档案管理人员没有认识到自身工作的重要性，认为这份工作枯燥乏味，所以没有认真进行档案管理工作。第二，档案管理人员只是按照要求开展具体工作，没有积极获取档案资料，也没有合理应用档案资料，这就无法充分体现档案资料的内在价值。在大数据背景下，档案信息越来越多，档案价值也越来越高，档案管理人员只有树立发散性思维和服务意识，主动研究档案、挖掘档案价值才能够发挥档案作用。
3.2档案信息安全管理滞后
此问题具体体现在以下方面:第一，缺乏信息安全意识。目前,很多单位对档案工作人员开展专业的网络信息安全培训不到位,网络管理员、档案工作人员缺乏安全管理意识,致使档案信息安全管理不到位,不规范。另外,档案利用者也普遍缺乏档案信息安全保密意识,由于利用者的广泛性和不确定性,很难开展统一的培训和教育,一般只能通过加强管理进行约束和防范。第二，信息安全管理标准欠缺。由于档案管理系统建设的多样性,在档案信息安全管理方面缺乏一套公认的、通用的、可操作性强的标准体系,尤其是针对档案元数据、信息安全、存储格式和数据交换等方面的电子档案标准规范。第三，缺乏系统管理思想。
很多单位在开展档案信息化建设时,没有采取系统化的安全管理思想对电子档案进行管理。系统化的安全管理思想包括安全管理方法、安全管理制度、安全技术体系、档案信息系统安全维护体系等。
3.3档案数据资源激增且种类繁多
电力产业从生产、运输、运行到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂的过程。随着电力体制改革和智能电网的发展，电力企业开发了覆盖各个管理环节的计算机管理系统平台。从这些系统平台中生成的数据资源最终流向档案管理系统，成为档案收集的对象。在管理过程中，不同部门的工作任务有时还会存在交叉（比如从各部门抽调专家成立的项目小组）。因此，不同管理系统之间针对同一事项会产生重复的数据信息，汇总到档案管理系统就会导致重复归档。随着网络时代的发展，大量的网页信息如今也纳入档案收集归档的范围，这些数据往往以TB甚至ZB级别存储。电力企业在日常经营及管理活动中通常涉及文书档案、电网建设项目档案、自身基建项目档案、采购活动档案、科学技术研究项目档案、会计档案、照片档案、录音录像档案、实物档案等九项业务档案的归档。按照档案载体来分，又可以分为纸质档案、胶片档案、光盘档案、磁性载体档案、电子档案等等。这些载体类型各异的档案在保管方式、存储条件的要求上也存在较大差别。
4大数据背景下档案管理的革新策略
4.1统一管理档案资源
大数据背景下的数据资源量巨大，只有具备较高的数据存储能力和数据处理能力才能够满足需求，因此档案馆需要提高数据存储以及处理能力，对所有的档案资源进行统一的管理和备份。档案馆需要积极探索统一管理模式，建立基于大数据的档案处理中心，对档案资料进行集中化管理，实现档案资料的共享，从而改善档案管理效果，增强档案资料的安全性。同时，若进行统一管理还可以优化整合所有的档案资源，促进档案管理工作的协同进步。因此，各个有关部门都需要参与到档案管理工作当中，形成部门联动管理，积极开展电子档案管理，提高档案管理的水平。
4.2档案信息化安全管控
一是应加强对档案信息系统操作权限和工作流程的设置。针对不同管理层级的用户分门别类设置不同的操作权限,并通过档案借阅流程、档案移交流程等流程设置实现对电子档案管理流程和权限的划分。二是可通过采取一些档案信息安全技术确保档案信息安全,包括:物理信息安全技术、系统安全技术、网络安全技术、用户安全技术等,同时随着信息技术的发展,应不断对安全技术进行更新、升级,以适应日新月异的档案信息化发展要求。例如,对涉密档案采取必要的加密措施,对源文件进行加密处理,使档案原文成为不可直接读取的代码。当利用者访问这些经过加密处理的文件时,必须输入正确的密钥,确保数字化档案信息资源的安全。三是为确保电子档案数据丢失后能第一时间恢复和补救,在进行档案信息化建设时一定要将数据备份进行统筹考虑,定期做好数据在线与脱机模式下的双重检验,注意异质异地备份,确保档案信息安全。由于互联网环境下电子档案信息安全存在较大隐患,任何用户的疏忽、黑客攻击或病毒入侵,都会造成信息数据的丢失与失真,因此必须构建起完善的电子档案数据备份系统以及相应的恢复系统,以确保在出现信息被恶意篡改或错误操作导致的数据丢失,考虑到电子档案归档的即时性以及存储介质的安全可靠性,建议一方面要对系统数据进行即时备份,另一方面通过采取磁带或硬盘备份等方式对数据进行固定备份,这种双重备份方式可减少系统自身备份的不稳定性,增强数据备份的可靠性。
4.3加快企业档案信息化建设进程
目前，档案信息化建设工作已经在全国范围内开展，其中档案管理信息平台的开发对于解决电子档案存储问题具有重要的意义。一部分电力企业已经开发了数字档案馆系统。它的优势在于：一方面可以与企业的协同办公系统互通共融，实现公文的在线归档。另一方面，为存储档案数据提供了保障。值得一提的是大数据技术中的云存储模式在档案信息化建设中的运用，它在保障档案存储的完整性和安全性方面表现突出，是当前较为先进的一种存储模式。
4.4创建档案数据库
在应用大数据技术时，档案馆会受到产业、专业等各方面的限制，会影响到管理效果，因此档案馆应该创建档案数据库，在实现档案资源数字化的同时提高数据库资源的应用效率，为档案管理工作的优化升级奠定基础。档案馆可以和数据公司共同开发能够为档案管理提供便利的软件、设备。同时，档案馆也可以和一些科技研究所共同研发数据分析工具，从而实现档案信息化管理。在开发档案数据库时，首先，需要先实现档案资料的数字化，即将纸质档案信息转化为电子档案信息。其次，需要对档案进行合理分类，提高档案管理效率。最后，需要创建完整的档案数据库，汇编所有的档案资料，并将数据库公开，从而提高数据库的利用效率。
4.5打造一支高素质、复合型人才队伍
大数据时代对于档案管理工作提出了较高的要求,尤其是信息化的要求极高。文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这对档案管理人员提出了非常高的要求,要求其必须具备较强的信息素养和综合素质。为此,应该打造一支高素质、复合型人才队伍。对于在职档案管理人员,要培养其对于电子档案的规范化管理能力,提升其计算机操作与网络安全防护技能,为其提供专业的信息化培训。加强对其的考核,对于考核不合格的档案管理人员,进行反复的培训和提升。对于新入职的人员,要提高准入门槛,招聘高信息水平的专业化的管理人才。通过多方努力,切实打造一支高素质、复合型人才队伍。
结语
综上所述，大数据时代的到来，给企业档案工作带来了很多的机遇和挑战，很多企业、科研机构都纷纷开展“数据中心建设”。我国信息化规划明确推进大数据战略，建立统一开放的大数据体系，建设“数字中国”。因此，企业档案工作者一定要抓住历史机遇，电力企业还需要关注大数据技术优势，采取正确的方法提高信息建设水平，创建档案数据库，加强人才队伍建设，从多方面保证档案数字化管理的安全性、高效性。
参考文献
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