摘要：固定资产文档包含着企业生产经营的重要劳动资料，占企业总资产的绝大部分，固定资产文档的安全、完整，对于一个企业来说是至关重要的。前期核电项目的固定资产文档主要由两部分组成：一是直接购入设备形成的文档；二是由工程竣工转资形成的文档。本文从公司固定资产文档管理现状着手，分析了公司固定资产文档管理中存在的问题及其形成的原因，并结合公司现状对固定资产文档管理提出了相应的解决对策。
关键词:固定资产；文档管理；信息化
1 核电建设项目前期固定资产文档管理的概述
核电项目前期，是指核岛底板浇注第一罐混凝土之前的阶段。核电项目前期工作，主要有项目申请、工程设计、长周期的采购及工程前期准备等几个方面。核电项目前期工作因为核行业的特殊性，故该工作是一项较为漫长的过程，一般需要2年以上的时间。这一阶段的文档特点是来源比较广泛和分散，收集非常薄弱。
固定资产文档记载着核电项目前期企业固定资产从采购/建造→使用→运维→报废处置活动过程中形成的文字记录及原始凭证，具有保存价值的文字资料。因此固定资产文档的准确、完整，可以提升固定资产的使用效率，降低企业成本，提高企业的经济效益。
2 核电建设项目前期文档管理制度及固定资产文档归档范围
2.1 核电建设项目前期文档管理制度建立
核电项目前期建设所产生的文件涉及面广、种类繁多。为了保证归档文件的质量，公司文档管理部门将文档管理程序体系的建立和程序编写纳入公司质量管理，在参照国家、行业有关文档法规标准下，先后编制完成了《文档管理》等相关程序。通过管理制度的建立，明确了公司各业务部门、承包商在文件的收集、编制、整理与移交方面的职责。从而确保核电项目前期固定资产文档的原始性、完整性、准确性、规范性、系统性、可靠性和可用性。
2.2 核电建设项目前期固定资产文档归档范围
固定资产文档是核电项目前期由公司各业务部门及项目承包商在项目立项、审批、招投标、施工、设备制造、竣工验收、交付使用及报废退出全过程中形成并经过整理后移交公司文档管理部门的文件。如设备采购过程中形成的文件；项目施工过程中反映项目建筑、设备安装等文件；固定资产交付使用至报废处置阶段产生的记录如固定资产交付使用清单、使用登记表、信息变更表单、维护保养、技术改建、租赁、报废处置等过程中形成的文档。
3 核电建设项目前期固定资产文档管理工作中存在的问题
3.1 文件收集渠道不够畅通
核电项目是一种特定类型的工程建设项目，其特殊性决定了项目管理的复杂性和难度，其中也包括了固定资产文档管理。由于设备采购过程及项目建设周期长，与文档直接接触的人员较多，如设备采购人员、承包商及公司相关业务部门，因这部份人员对文档管理水平有限等原因，可能会忽略全过程文件的收集及移交归档。
3.1.1 设备采购过程文件收集：在核电项目前期建设期间，设备采购过程中会产生大量的设计图纸、监造日志及开箱随机资料等文件需要收集、整理并移交。但由于项目负责人不是专兼职文档管理人员，故对在设备采购时形成的文件在收集、保存过程中，难免会出现文件收集不规范、不齐全、移交时间滞后等问题；
3.1.2 核电项目前期建设：由于承包商较多的关注工程进度计划与工程质量，容易忽略对工程施工阶段产生的文件如施工组织设计、安装工程施工计划等文件进行全过程的收集，直到项目竣工验收时才急于拼凑补救，不仅难以保证文件规范、完整、系统、真实，且容易造成文件的缺失；
3.1.3 固定资产交付使用：固定资产文档主要由二部份组成，一是直接购入使用的设备仪器文件；二是由工程项目竣工转资形成的文件。固定资产文档收集范围主要是从固定资产交付使用到报废处置阶段所产生的各类文件及表单，如固定资产交付使用单(房屋建筑物及构筑物、设备)、使用登记表、清查盘点表、报废审批表等。
由于部份处室兼职固定资产管理员对固定资产文档管理工作没有足够重视，可能会存在着对直接购置使用的设备仪器的随机资料未进行收集、整理移交，或固定资产实物信息已变更（如损坏或丢失等），但相关纸质凭证信息未及时提交等情况，从而导致固定资产文档信息不对称。
3.2 信息化管理平台有待完善
随着社会信息化的迅速发展，信息化已成为社会发展和进步的重要趋势，信息资源也成为一种极其重要的战略资源，其利用价值和重要性也更加凸显。利用计算机进行固定资产文档管理，能使固定资产文档管理更趋于现代化、规范化。
公司固定资产台账现已纳入ERP系统管理，但因该系统各个模块还未有效衔接，故ERP系统固定资产台账管理仍沿用传统的手工模式，如固定资产的新增、移装及报废等流程的办理，主要靠纸质文件传递，这些管理方式与行业整体的现代化、信息化及科学化管理水平不相适应。
4 做好固定资产文档管理的建议
4.1 加强文档管理培训 提高业务素质
对外，组织各承包商参加相应的文档培训，使承包商进一步了解文档工作的要求、重点、易出现的问题和应对措施，使其提高文档工作责任意识和文档管理水平。对内，将对公司业务部门兼职文档人员及项目负责人进行文档培训，使其充分认识到核电项目前期固定资产文档的收集是一个重要的环节，为后续项目竣工验收、扩建、技改、设备运维等工作中提供有效的查询依据。通过加强培训，使大家认识到文档管理在核电项目前期建设中的重要性和必要性，并从源头上树立起文档管理意识。
4.2 加强文档收集工作 注重文档管理实效
固定资产文档的收集首先要从来源入手把好“入门关”，在接收设备采购文件及项目竣工文件时，要严格按照国家、行业以及地方的法规标准进行收集、整理，尽可能维护固定资产文档的原始性、系统性及成套性，实现科学分类、组卷合理。
在审核和鉴别归档文件时，要严格审查，既要避免将利用价值不高或者没有必要归档的文件全部移交归档，又要使归档文件达到“完整、真实、精练、实用”的要求。
4.3 搭乘信息化快车 逐步优化ERP管理系统
作为公司档案工作的重要组成部分，固定资产项目前期文档工作耗时长、工作量大、涉及业务部门广，对信息化需求十分明显，应用效果较为突出。主要表现在以下几方面：
4.3.1 有效提高文档案管理效率。文档管理自动化程度不断加深，范围不断拓宽，文档实体管理逐步简化，文档人员能够以在线、离线操作等多种方式代替手动翻查排列等工作，对文档原件也有一定保护作用；
4.3.2 促进固定资产文档人员素质的提高。从传统手工或者单机系统的小规模封闭方式向信息化方式转变时，对文档从业人员的素质要求也在不断变化。信息化环境下，固定资产文档管理人员必须改变传统做法，主动学习，提高业务水平和专业素质，固定资产文档管理信息化既可以提高查询效率，又可以丰富服务手段和内容。
5 结束语
固定资产文档是一个涉及范围较广、系统性较强的信息资源，是公司的宝贵财富。因此做好前期固定资产文档的收集，确保后续固定资产文档的原始性、连续性、完整性是固定资产文档管理的关键，也是固定资产文档管理的目的。
利用计算机进行固定资产台账管理，使固定资产台账管理工作更趋于现代化、规范化。编制多种检索工具，提供多种检索途径，使每个岗位都能利用计算机说话，用数据说话，实现业务管理流程的远程化，从而真正提高公司固定资产文档管理水平。
参考文献:
[1]陈浩.基于RFID技术的固定资产管理系统的研究与开发[J].电子技术与软件工程,2016（06）102-105
[2]舒远仲,汪丽娟.基于物联网的企业固定资产管理系统设计[J].计算机时代,2016（04）39-41
[3]彭福银.核电工程前期项目控制实践 [J]低碳世界,2016（29） 117-118