1郓城县财政局 山东菏泽 274000；2郓城县教育和体育局 山东菏泽 274000
摘要：档案管理在事业单位的管理工作中是一项相当重要的内容,当前多数事业单位档案管理存在损坏或者丢失等问题。而且随着信息化技术的进步,信息化档案管理方式逐渐得到重视和应用,但仍然存在一些问题和缺陷。本文针对事业单位档案管理信息化建设中存在的一些问题展开研究,以期提高档案管理的信息化程度。
关键词：事业单位; 档案管理; 信息化建设
在事业单位的档案管理工作,信息化建设是十分重要的。尤其是在近些年来,档案管理模式逐渐改善,在信息技术的支持下加强集中管理,有利于提高事业单位档案管理的效率。而相比于传统的档案管理方式,信息化管理简化了以往繁琐的使用流程,对事业单位的稳定、可持续发展具有重要意义。
一、事业单位档案信息化建设的重要性
当前随着科学技术的发展,信息化手段是各个行业发展的重要趋势。在事业单位档案管理中,传统的人工档案管理方式正逐渐被时代所淘汰。计算机技术的普及应用使档案管理更加便利和快捷,因此建设事业单位档案信息化有利于实现档案管理数字化,在日常工作过程中应用档案信息化系统可以随时随地储存和调用相关档案,有利于提高工作效率。同时信息化建设改变了传统的室藏档案模式,对于档案的分类更加细化、排序分组更加合理,所以事业单位档案管理信息化建设有利于最快速度的调用档案和归集档案;另外一方面,传统的纸质档案容易在保存中出现不同程度的损坏,从而使档案信息失真、甚至是失效。而档案信息化能够实现数字化管理,将纸质档案内容复刻到电子硬盘或者云服务器中,有利于最大时效去保存档案信息。而且相比于传统的档案管理模式,信息化建设通过档案平台以及管理后台可以更加简便地对档案进行整理和借阅工作,有利于推动档案管理的可持续发展。因此事业单位档案信息化建设十分重要,是提高事业单位综合实力的重要基础和保障。
二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题
(一)对信息化建设不够重视。
目前有很多事业单位没有意识到档案管理对自身发展的重要作用,甚至一些管理人员认为档案管理的成果对单位的发展不会造成任何影响。因此出现了事业单位档案管理的工作目标不明确、工作流程不规范,从而失去了事业单位档案管理的真正职能及作用。也正是因为这种错误的认识使很多事业单位对档案管理的信息化建设程度不够。而且在事业单位档案管理部门,中负责人员为了节省成本,不注重档案管理的信息化建设,对其投入的资金、人力和物力都明显乏力,致使无法支撑完善的信息化体系建设。
(二)档案信息资源的开发程度不够。
在事业单位管理工作中信息资源的开发程度直接影响到人员档案的完整性和管理质量。但是当前大多数事业单位对档案管理缺乏科学合理的信息化设计规划,使信息资源开发工作存在严重问题。首先体现在信息资源的收集不全面,在将人员信息录入计算机数据库时,只是将纸质档案的内容复制到电子档案中,没有进行实地的调查和验证,从而导致部分档案信息存在不准确的问题。一方面,如果纸质档案出现破损或模糊的现象,管理人员依旧没有展开调查,将人员信息录入数据库后,致使人员档案信息残缺,会引发后续管理问题;另外一方面,数据库档案信息重复性内容较多,如果没有经过必要的整合和分析处理,就会造成档案信息资源混乱,人员资料不全等问题,影响档案资料的实际利用。
(三)档案管理人员缺乏专业素养。
阻碍事业单位档案管理信息化建设的主要原因是管理人员的专业素养不足。比如事业单位中一些坚持传统管理观念的老员工对信息化手段和技术的掌握程度不够,操作能力有限,难以实现更深层次的档案信息化管理。此外,具备信息化管理观念的年轻员工没有接受合格的上岗管理培训,从而缺乏信息化建设和管理经验,缺乏针对实际问题的解决能力,阻碍了档案管理的信息化建设进程。
因此档案管理人员的缺失以及培养人才的制度不完善,导致了事业单位档案管理信息化建设难以有序开展,缺乏人才支撑,不能有效地提高档案管理信息化建设水平。
(四)档案数据库检索功能落后。
在信息化档案管理模式中,档案信息通常是储存在计算机数据库中,但是由于软件和硬件设施的功能限制,致使档案检索效率低下。一旦需要对人员档案或者相关材料进行调取时,不能够及时检索到所需档案,影响其他工作效率。而当前事业单位的档案检索方式主要有两种方式:一是计算机检索,对于专业素养不高、计算机知识匮乏的管理人员来说,无法实现快速检索。另一种就是人工手动检索,这种方式查找档案的速度极慢,信息化建设的成效没有得到充分体现。而且在事业单位档案管理部门中还存在信息化设备落后、软件与硬件不适应等状况,导致档案信息检索效率极慢,不利于事业单位档案管理现代化、信息化建设。
三、加强事业单位档案管理信息化建设的途径
(一)提高事业单位对信息化档案管理的重视程度。
首先,管理者要立足于单位的发展、建设,充分考虑内外部环境,认识到信息化应用到档案管理工作中的作用和重要性。其次,要认识到档案管理对于整个事业单位发展的积极影响。虽然档案管理不能够直接决定事业单位的收益,但能够为相关活动的开展和发展战略的制定提供重要依据,与事业单位的各项工作都有密切的联系。加强档案管理信息化建设,就能够在一定程度上推动单位的工作效率和质量提高。所以必须要确立事业单位档案管理的目标,制定规范化、现代化的档案管理工作制度及相关规定,将信息化建设融入制度保障中,提高领导者对信息化档案管理建设的重视。另外还要加大资金、人力、设备投入,促进档案管理信息化,为事业单位发展提供基础保障。
(二)建设档案信息推广平台。
档案管理工作需要各部门的积极参与和配合,通过建设档案信息推广平台能够进一步加强事业单位各个部门之间的联系和沟通,确保档案信息资料的完整性和准确性,为信息化建设奠定有利的基础。同时利用信息推广平台能够更广泛收集人员或者活动信息等相关资料,管理人员审核合格后录入数据库中,形成电子档案。能够最大限度地保障档案的完整性和真实性,提高档案利用效率。这一过程需要相关管理人员能够树立数字化管理观念,利用专业信息化知识建设功能完善的档案信息推广平台,为事业单位的档案调阅、调用、更改、录入等提供便利,能够最大限度地提高档案信息开放程度。
(三)强化管理人员培训。
首先,在招聘和选用档案管理人员时要以专业素养作为核心考核内容,要求具备一定的计算机操作能力和信息化管理意识,还要有丰富的档案管理工作经验,能够独立处理实际问题。其次,事业单位要组织档案管理人员上岗培训以及定期学习,保障其管理能力能够与时代发展相适应,尽快掌握档案信息化建设中的新技术和新方法。最后,可以采用“年轻员工+老员工”优势互补的管理团队,利用年轻员工接受新鲜事物以及学习事物快速的优势弥补老员工信息技术操作不熟练的缺点,同时老员工具有丰富的档案管理经验,能够及时地传授年轻员工处理档案管理工作的技巧,形成管理队伍共同进步的人才培养格局。
四、结束语
综上所述,在事业单位管理工作中,档案管理是重要的组成部分,在推动单位发展的过程中能够起到一定的作用和影响。所以档案管理工作必须要与时俱进,加强信息化建设,因此事业单位要提高档案管理信息化建设重视程度、建设档案信息推广平台、强化管理人员培训、引进新设备,及时更新软件系统等途径解决信息化建设过程中存在的问题,切实推动事业单位的健康、良好发展。
参考文献
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