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摘要：信息技术作为新时代的重要技术手段之一，需要管理人员高度重视。文件管理一直是一项复杂而重要的管理工作，目前国内档案管理工作仍存在许多不足和问题。为了使档案管理工作更加完整和科学，促进社会经济发展，为了提高文件管理使用的安全性和机密性，有必要更新传统的档案管理理念，增强网络安全意识，采取有效措施防范非法入侵行为，避免伪造和窃取档案信息；管理部门还需要通过用户认证加强文件信息管理，及时监控计算机网络系统，保证文件信息的机密性和安全性。
关键词：信息时代；档案管理；问题；对策
引言：进入二十一世纪以后，一个行业的信息化水平往往能够反映出行业的发展水平，与发展潜力，因此信息技术可以极大地提高工作的效率，甚至可以说二十一世纪是一个信息技术主导的社会。在这个信息技术主导的社会中，人们的思想观念与社会需求都发生了很大的变化，因此需要对现有的工作方式进行信息化的改造，在档案管理工作中运用信息技术提升档案管理的信息化水平对提升档案管理的整体水平具有相当重要的意义。在传统的档案管理中存在着，效率低下，管理混乱等问题，通过引入信息技术可以很好的对这些问题进行弥补，但同时提升档案管理的信息化水平也一项复杂的工作，需要去解决很多的问题，只有在档案管理信息化的过程中，对于出现的问题能够及时的发现，并分析出解决的方案，才能推动档案管理的信息化水平，提升管理的质量。
1.信息时代下档案工作的必要性
相比于传统的档案管理，信息化的档案管理具有很大的优势，首先，信息化的档案管理，摒弃了传统的纸质的信息载体，利用电子进行信息的存储，因此无论是在信息的收集还是整理方面都具有相当的优势，可以极大地提高档案的收集与整理的效率，因为档案都以电子信息的方式存储，因此也不存在档案丢失的情况，另外由于现代的信息存储设备都具有比较高的容量，因此可以存储大量的档案信息，不仅可以节省出大量的空间，同时也一举解决了档案保管的难题，虽然国内的档案管理工作有着悠久的发展历史，但现在仍存在许多制约档案管理发展和进步的问题。传统的文件管理工作通常使用手动记录方法对文件进行分类和记录，工作量大，给文件管理人员带来很大的工作压力。受到档案记录材料的制约，档案的保存工作比较困难，档案容易出现损坏的现象，档案的保存工作每年都需要大量的资金和人力的投入。档案的记录主要是为了今后的工作提供重要的原始资料和查证依据，但是传统的档案管理查阅困难，难以发挥档案管理工作的真正意义。随着时代的不断发展，特别进入信息时代后，计算机的使用极大地提高了文件管理的效率。最后，在档案信息的查询方面，信息化的档案管理具有明显的优势，同时在软件或者是网页输入想要查找的档案，可以在极短的时间内显示出想要查询的档案。因此在信息时代的背景下利用信息技术提升档案管理的质量和效率具有重大的意义。
2.信息时代下电子档案管理与传统档案管理相比的优势
与传统的档案管理相比，电子档案具备以下优势:1．归档方式一般来看，传统的档案归档方式是以档案部门的工作归档为主的，需要档案管理工作人员具备较高的专业素养，然后对档案文件信息进行有效的整理与归档。电子档案的归档方式则主要是在电子文件形成的过程中通过数字签名、信息认证、身份验证和加密保护多种技术手段，从而使得电子文件能够被正确的传输与处理，可以有效地保证档案管理部门与档案管理工作人员电子文件的原始性、真实性和准确性得到有效的提升，并有效的确保电子文件的法律凭证地位。
2.1归档时间
传统的档案管理在相关的档案信息文件管理结束之后，还要求必须经过相关的档案管理工作人员的处理后才能归档，需要耗费一定的时间。电子档案在经过机关相关的档案管理工作人员的处理之后就可以在第一时间将其归档，也可以根据工作的需要将该电子档案定期归档，通过文件形式的传输到档案管理部门，这样档案管理工作人员只要将其进行统一的接收与登记，并根据工作的需求，根据事由原则对电子档案分类号进行区别，根据访问用户的需求和权限来设置访问限制级别，这样在用户的权限范围内就可以查询电子档案信息。
2.2保管方式
与传统的纸质档案相比，电子档案会随着信息技术的发展促使其信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，对电子档案中的文件信息的可读性。因此档案管理部门的相关工作人员能够在接收到电子档案文件信息之后将其纳入电子档案系统中，并将该文件打印以作备用，这样即使信息技术发展变化，仍旧可以调阅以往的档案信息。
总而言之，与传统的档案管理工作相比，电子档案最显著的优势就是能够有效地节约出存储档案文件的空间。电子档案是在信息技术发展的基础上发展而来的，因此电子档案的存储介质往往存储密度大、可以容纳海量信息且记录速度与传播速度都比较快。这在一定程度上也能有效的提高工作的效率。档案管理工作人员只要简单的操作就能够对档案信息进行查询与应用，有效地提升档案管理工作效率。
3.信息时代下文书档案管理工作面临的问题
3.1信息化标准不健全
在信息时代开展档案工作，需要体现信息化属性以确保档案能够得到统一标准化管理。但实际上，许多单位的档案部门信息化标准不健全，文件信息建设过程中没有统一的标准。在文件管理系统软件方面，所使用的软件只能在短期内满足档案工作的需要，不同的文件管理系统软件彼此兼容性差，不能共享文件资源。此外，由于缺少信息化标准，各单位的档案部门录入的档案信息存在一定差异，这不仅给档案管理工作的开展带来困难，也使档案数据的真实性受到了影响。目前，国内档案管理工作缺乏较为完善的法规，导致档案管理信息化缺乏准确的标准。文件作为一种资源，其保存和共享工作是非常重要的，文件管理工作只有在制定标准规则时才能更好地传输和共享信息资源。目前文件管理部门还没有合理地制定这一部分标准，这阻碍了文件管理的信息化。
3.2管理的软件不够透明化
在当前我国信息化发展速度较快的大环境之下，在我国个城市以及地区已经较为广泛的使用互联网技术，但是当前我国文书档案管理工作在现代化发展下还存在一定的问题。例如使用的文书档案管理所选择的软件和发达国家的软件还有一定的差距，无法和我国现阶段现代化的情况相匹配，软件还不够透明化、规范化，这也导致我国文书档案管理中出现了较多的漏洞，不利于我国档案管理事业的发展。所以现阶段我国文书档案管理工作人员应该提高专业技术水平，研发出符合我国文书档案管理实际情况的软件，推动我国档案管理事业得到更加快速的发展。
3.3工作人员的专业技能无法适应
信息时代下的发展在当前信息时代的大环境之下，对于文书档案管理有了更高的要求。但是由于档案管理的内容十分繁琐，所以进行文书档案管理的工作人员，需要不断地学习相关的内容，转化自己的管理理念，提高专业化能力，强化自己的管理水平。但是目前我国很多企业对于管理人员要求较低，并且在工作之后没有进行相应的专业化培训，从而导致档案管理工作人员的专业技能无法适应信息时代下的发展。
3.4保密性和安全性有待加强
目前国内的文件管理系统是通过用户名和密码登录的，不够保密的方式给文件管理系统带来了很大的安全风险，降低了文件管理的安全性，可能存在泄露和文件信息丢失，导致巨大的经济损失。因此，目前国内档案管理工作的安全性和保密性尚未达到较高水平，相关领域和技术仍需加强。
3.5相关的法律法规不完善
现行的国内档案管理规定一般针对传统的档案管理工作，对信息时代新档案管理工作缺乏较为明确的保护规定。
这对档案管理工作的信息化建设产生了一定的影响，不可能从制度层面上保护档案管理工作的信息化建设。
4.信息时代档案管理问题的对策
4.1统一规范档案管理的标准制度
提高档案管理的信息化水平不仅需要在技术上对传统的档案管理进行更新，也需要制定相应的政策来适应档案管理的信息化水平，由于目前档案信息化建设的起步时间较短，以此相关的制度并不完善，导致信息化背景下的档案管理不能保证高水平的服务。而完善的制度建设保证档案管理信息化水平的重要因素，因此需要尽快建立起一个科学完善的管理体系，以适应档案管理的信息化水平，使信息化的档案管理更加规范，更加科学。
4.2加强信息化管理，开发相匹配的软件
在进行文书档案管理信息化的实施过程中，相关的软件使用是不可或缺的，作为文书档案管理信息化落实的保障，文书档案管理信息化软件有着重要的地位。所以只有完善当前我国的文书档案管理信息化软件，推动文书档案管理信息化软件得到进一步发展，才能真正意义上发挥出文书档案管理信息化的作用。这便需要专业的技术人员对于我国文书档案管理有着全面的了解，对于当前文书档案管理进行进一步的分析探究，从而开发和我国文书档案管理信息化相匹配的软件。只有软件和我国当前文书档案管理信息化相适应，才可以为管理人员带来便利，提高其的工作效率，实现精准化的管理。另外在进行文书档案管理的过程中，也可以达到较好的监控，可以有效地找出其中的关键点，节省了大量的人力，物理，降低了文书档案管理的发展成本，从而推动我国文书档案管理信息化的发展，加强我国文化建设的发展。
4.3文件管理软件普遍性原则的实现
作为档案信息管理系统的基础，文件管理系统必须实现文件管理软件的多功能性。只有实现文件管理软件的多功能性，才能确保文件资源的共享和文件管理的真正含义。因此，为了实现档案资源的共享，档案管理部门必须引入先进的信息技术，创新档案管理模式，实现自动化处理，从而提高档案信息的检索效率。例如，存档档案数据时，档案管理部门可以使用信息管理系统，如CAD/CAM系统，资源管理系统和ERP等系统对管理软件进行编程。通过计算机和多媒体技术自动识别文本文件和图像文件，也是如此，需要一套与其匹配的制度规范。国家对档案信息化建设的相关制度要求有《全国档案信息化建设实施纲要》，各单位应参照国家要求，贴合本单位本企业的时期发展情况制定符合自身发展的档案信息化建设制度，明确档案信息化建设的各项标准，注明档案工作人员的工作职责，明确信息化建设工作流程，确定与其相匹配的奖励惩罚和监督机制，使档案信息化建设的制度建设趋于完善，才能更好地保障其规范化管理。
4.4完善信息化档案管理的安全体系建设
对于档案管理工作来说，保证信息安全是对工作的基本要求，但是由于信息化的档案管理，其在信息存储与文件保管方面有一定的特殊性，因此给档案管理的信息安全保护工作带来了一定的困难，因此在档案管理的信息化建设中需要格外重视信息安全因素，可以聘请专业的网络安全管理人员对档案信息存储的平台进行加固，同时应该加强相关工作人员的信息安全意识，以及保密意识，可以在相关工作人员的工作电脑中安装防护软件，让网络安全人员定期对网络日志进行筛查，及时发现存在的信息安全隐患，并进行处理。我们应当正确认识并重视档案管理信息化中存在的安全问题，更好地通过完善的安全体系建设保障档案资料的信息安全。档案作为一种具有一定保密性质的资料，在错综复杂的互联网大环境下，面临很大的安全挑战，加强网络安全防护，引进先进的技术，定期做好病毒检测与维护工作是十分必要的，能够有效地阻止不法分子对重要文献资料的窃取。在提高网络防护等级的同时，对于工作人员的责任意识也应作出强调，明确各人的岗位职责，提高档案信息化建设工作人员的责任心，才能有效降低档案信息流出的概率，加强安全意识，增强安全防护，真正做好规范化管理。
4.5完善档案信息化建设工作的监督反馈机制
是达成其规范化管理的重要保障。监督反馈机制是做好档案信息化建设工作中必不可少的一环，一项工作，安排的井井有条，但若是没有与其并行的监督机制，则这项工作难以按照预期的发展方向发展。而在加强监督的同时，也应将自上而下及自下而上的沟通反馈渠道打开，使得上能通，下情可致，下不隐，上令必答。打开沟通桥梁才能使上下凝聚一心，共同做好档案信息化建设这项工作。
4.6加大管理人员专业技能培训
现阶段我国科学技术的发展日益加快，国民生活的水平也在不断地提升，而对于文书档案管理的要求也越来越多。在现代化高速发展的背景下，一方面需要管理人员具有专业的技能知识，另一方面，也需要管理人员掌握现代化的信息技术，并且在文书档案管理中可以合理科学的应用，继而使当前我国的文书档案管理得到进一步的发展。所以相关部门需要加大对于管理人员专业知识的培养。管理人员应该要接受相关知识的培训，树立良好的终身学习观念，建立完善的文书档案管理专业管理人员培养机制。各大高校也需要完善相关培训知识，加强对于创新意识的培训，提高学生技术创新能力，为文书档案管理发展提供强有力的人才技术保障，推动现代化文书档案管理创新的发展。同时相关机构也需要进行监督以及建立完善的考评机制，督促管理人员在完成自己的工作之外提高自身的专业化水平。还需要注意的一点便是由于当前我国文书档案管理发展还处于早期，需要得到进一步的发展与完善，缺乏较多的先进经验，所以在进行文书档案管理时可以成立管理小组，再出现问题的时候，如果有管理人员自身无法解决的问题，可以在小组内进行探讨研究，制定解决措施，推动文书档案管理的发展。
4.7提升信息化水平
在未来信息时代档案管理工作发展中，注重提升档案资料的信息化水平同样也是重要任务，如果所有档案信息资料都能够实现较为理想的信息化转变，必然也就可以在收集、保存以及分析应用方面具备更强便捷性优势。基于此，未来应该尽可能将档案资料信息转化为电子档案，减少纸质档案占比，加大对于信息技术研究力度，如此也就必然可以通过构建适宜合理的信息化管理平台，优化档案管理效果。在档案管理信息化水平提升后，不仅仅管理效率提升，还不容易出现遗失问题，可持续性效果更为理想。
结束语
总而言之，电子档案，是现今档案工作的新领域新内涵，电子档案的规范移送、交接，方便地促进了档案管理的落实，也促进了新大数据时代档案移接的思维模式。在工作当中，电子档案存在着重要的意义，加强电子档案的管理，提升档案移交以及接收的新技术，是我们要重点研究的课题。档案信息化、数字化的发展是对档案管理工作的必然要求，是顺应时代发展的必然选择，也是各单位、各企业推进各项工作发展的必要手段，作为一名档案从业人员，我们要始终坚持党的领导，以国家发布的档案管理政策为指导，重视档案管理信息化的重要性，以最高的要求完成这项任务，以规范化的管理保障档案信息化的安全发展，与时俱进，坚守本真，为全国档案事业的发展作出贡献。
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