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摘要：企业数字档案馆建设是一项尚处在探索中的复杂系统工程，需要档案工作者从理论和实践等多方面进行思考和完善。同时由于数字档案信息有其自身动态性、技术更新快、开放性以及对载体的依赖性等特点，从而使得数字档案信息保存利用遇到了挑战。所以，本文从档案数字化的基本概念入手，讨论档案数字化建设的意义，阐述当前我国档案数字化建设存在的问题，最后分析如何有效推进我国档案数字化建设进程，希望对相关研究具有借鉴意义。
关键词：数字化；档案管理；发展；趋势
为抢抓信息革命新机遇、构筑国家竞争新优势，国家将“数字中国”作为新时代国家发展战略，持续推动互联网、物联网、大数据、云计算、人工智能等数字技术和实体经济深度融合，加快发展数字经济。制造业数字化转型是发展数字经济的必然要求，也是数字中国建设的重要内容。近年来随着企业信息化工作的深入推进和信息化程度的不断提高，单位在科研、生产、经营、管理活动中产生了大量的电子文件，这些电子文件在完成了科研、生产、经营、管理等职能后，其中具有历史保存价值的一部分资源需要进行长期保存和有效利用，就形成了数字档案。与此同时，随着网络的不断普及应用，人们不仅希望通过网络查询电子文件，同时也希望通过网络查阅传统档案，传统档案文件的数字化成为档案资源建设的新任务，电子档案文件和传统档案的数字化成果共同构成了数字档案资源。数字档案资源的管理给档案工作带来的转变，不仅是技术上的，还有思想、模式、手段、理念等全方位的变革，传统的档案管理方式已经不能适应信息化时代的需要。
一、数字档案资源介绍
1.数字档案资源概念
数字档案资源，即把文字、声像、图片等多种有形的档案信息经过序化和加工以数字化形式存储在光、磁等无形的载体上，经过计算机和网络再传播给用户的资源。
2.数字档案资源长期保存的内涵
在档案管理的中后期阶段，需要对电子文件进行筛选，选择部分内容进行长期保存，其中保存时间的长短都是根据实际业务的重要性和需要所决定。与传统纸质档案长期保存相比，数字档案资源长期保存有自身的特点，主要体现在技术和内容两个方面。传统的纸质档案的内容和传播都是稳定不变的，一旦经过完整的整理过程之后，是无法被修改的。究极原因是因为档案有原始记录性的特点。当前通过网络和计算机所传播的数字档案资源都是经过整理序化加工的档案信息，此时也失去了档案原始记录性的特点，因此数字档案资源和“原始记录性”的特点之间是不相匹配的，从而不能仅从“原始记录性”这一特点来研究和分析数字档案资源长期保存，应当从真实性、完整性、实用性等方面来分析数字档案资源的长期保存。综上所述，数字资源的长期保存和传统纸质档案保存是两种不同的概念，长时间保存数字信息的前提是要保证信息的真实性、完整性、实用性。
二、档案数字化建设的意义
1.是时代发展的必然要求
随着我国科学技术的不断进步，当前计算机技术以及通信技术得到了广泛的应用，随着计算机技术以及通信技术的广泛利用，我国也正式进入到了信息化时代，极大地改变了人们的生活方式，显著的提升了工作效率，将信息技术利用到各行业中，也让档案管理工作发生了巨大的变化，不断向着信息化和数字化的进程发展，与此同时也对新时期下企事业单位档案管理人员提出了新的要求，相较于传统的纸质档案管理，数字化档案管理更加便捷，查询和利用档案资源更加方便，迎合了新时代的发展需要。
2.是社会发展的本质要求
在当前的企事业单位中，档案可以通过文字、图片、音频、视频等诸多形式体现出来，这些信息资源对企事业单位的发展产生了重要影响，也是社会发展的重要资源，具有极高的经济价值，在通信技术和信息技术不断发展的背景下，企事业单位也在不断加快信息化建设进程，提升着档案管理工作的实效性，便于对信息资源进行管理，在档案数字化建设的背景下，企事业单位对信息技术的利用不断深入，加强了各部门之间的联系，以此实现企事业单位的健康发展。
三、数字档案资源建设的问题分析
1.资源收集渠道不畅
信息化时代，人们已经习惯了无纸化办公带来的优势，提升了工作效率的同时也意识到电子文件的处理问题。以往人们需要处理大量文件，纸质文件在办公桌堆满，而无纸化办公环境下，人们只需面对电脑办公即可，但需要处理的文件没有改变，且电子文件呈现出不断增加的趋势，数字化档案收集工作尤为重要。但档案信息主要在内部局域网范围下运行，各个档案馆应用不同的档案信息系统，资源建设形势多元化，但数字档案资源的收集缺乏畅通渠道，无法实现档案部门和电子政务的快速接轨。
2.数字档案资源建设缺乏统一化数据规范
数字档案资源的建设离不开统一化数据规范，缺乏数据规范只会让资源建设成为数据孤岛。当前国内部分档案资源依然采取纸质化处理方式，档案馆也习惯于管理纸质文档，馆内工作人员对数字档案资源没有足够的认识，导致档案馆没有全方位实现数字化资源建设。随着信息化建设的深入，各行业之间缺少统一标准体系，数据库建设后出现信息孤岛。数字档案资源中，针对文字的格式主要有DOC、RTF和TXT，人们首选DOC格式的文档。图像格式主要有JPEG和TIFF、PDF和CEB，其中PDF与CEB主要针对网络图像。技术的发展使这些格式衍变为不同版本，各版本之间缺乏兼容性。
3.数字档案与传统档案资源重复存储
一直以来，数据和文件丢失问题困扰着人们，为了避免资源丢失，人们习惯于将数字档案以纸质文档的形式存储一次。这是因为电子文档存在磁化危害，病毒侵入计算机系统后也会造成数字文档损坏，档案资源将难以恢复。数字档案存储载体和使用寿命不同，对档案资源的保管要求很高，过去使用的3.5英寸软盘可在常温下保存15年，普通光盘可保存20年，数字胶片保存时间需根据保管条件而定。电子文件的传输与保存需以纸质文件归档为前提，但这样做导致数字档案与传统档案重复存储，重叠问题存在，且资源浪费严重。
4.信息服务功能不完善
网络化时代背景下，信息技术的发展给数字档案信息服务创造了良好的环境，信息服务可以朝着高效智能方向发展，档案与大众之间距离更近。档案涉及到公众的个人信息，比如学历、银行业务、信誉、房产、企业经营等，随着人们档案管理意识的增强，我国档案资源建设面临着服务功能不完善的问题。信息渠道单一，不同网站有着不同的档案资源信息服务渠道，用户面对特定信息需求只能前往不同网站搜寻。网站内容陈旧，信息更新不及时，虽然网站时常更新，但依然很多档案信息被大众熟知，人们想要深入了解信息却没有获取渠道。
5.档案信息资源仍无法实现集成管理和共享利用
从整体上看，企业对下属各单位档案工作垂直监管难，大量业务指导和协同工作缺乏信息化支撑。档案信息化发展极不均衡，水平参差不齐。软硬件资源不成体系，软件选型不统一，档案信息化条件总体处于分散、局部发展阶段，档案管理系统架构缺乏总体规划，信息孤岛严重，数据难以归档共享，无法满足资源数字化、利用网络化、管理流程化、文档一体化的发展要求，没有实现数字环境下数字档案信息资源支撑业务流程、业务流程盘活信息资源的动态运行管控，科技档案的关键作用未能充分发挥，更谈不上档案管理融入科研生产中。
随着企业信息化水平的提高，在档案系统中不断增长的数据量也将变为企业重要的数据
资产，档案信息资源开发利用工作将面临前所未有的挑战，这也是我们奋进的目标。现行的档案管理系统在资源利用功能上已经不能满足需要，因此迫切需要建立一个档案信息资源服务利用平台，提高档案信息资源的利用效果，提升档案服务水平和能力，弥补现有档案管理系统功能上的不足。
四、数字档案资源建设的对策研究
1.构建基于大数据的知识管理协同平台
统筹规划、立足实际，搭建企业档案资源采集、管理和利用平台，以建设档案共性数据库为核心，实现互联互通，把企业数字档案馆打造成为一个集数据采集、数据存储、数据管理、数据共享为一体的安全可靠的档案信息中心，最终实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和共享服务。将档案信息化建设融入产品制造领域，是档案信息服务的重要体现。以企业信息化协同模式为基础，基于全部产品研制流程的档案信息化架构，多元化地扩展档案服务，来创新档案知识化发展建设模式。在信息化技术手段支撑下对传统介质档案进行数字化处理，最终达到信息资源共享、提供信息技术服务的目标，档案管理完全融入单位主营业务流程中，既满足自身发展需求，又支撑企业管理需要。在大数据时代，该模式的档案信息化建设应用，可以使大量科研、生产、经营、管理的珍贵资料发挥更大的作用，实现更大的价值。
2.建立健全企业档案数据库
在档案管理数字化建设中，档案数据库占据核心地位，完善建立新明实业的档案数据库需要把握两方面内容：一方面，建设档案目录数据库，这关系到新明实业的档案检索利用和专题目录数据库、全文数据库建设。目录数据库建设要根据一定标准和规范把档案著录信息进行编目，并将其导入档案管理系统，用计算机进行管理、统计和检索；按照新明实业的档案工作制度和日常档案分类管理标准，在档案管理系统建立文书档案、数字化图纸、电力工程前期档案等目录数据库，并根据档案特性细分每一个数据库，建立多个数据库表。为保证档案使用者可以充分检索内容，提高档案查全率，应根据国家三级目录表格要求重新修改每一个目录表的编目，详细设置字段的类型和长度、排序规则、档号规则等，再关联三级目录，包括项目级、案卷级和案卷级、目录级，进一步提升检索档案的准确性。另一方面，建立新明实业档案状态数据库，其作用在于把公司的各种新信息统计起来进行整理，并利用电脑与网络进行保存、传输，在档案状态数据库中收集档案信息。该数据库有助于管理人员信息，区分陈旧档案、最新档案，为提取有用档案信息提供便利，同时对公司档案人员产生促进作用，使其有充足的时间整理各种档案信息，将其准确分类存储到各个档案库之中。
3.培养掌握新知识、新技术、新技能的复合型人才队伍
传统档案管理业务知识的储备已经不能满足数字档案馆建设的要求，必须下大力气进行人才队伍建设，促进档案团队知识结构的更新：一是对现有档案管理人员加强培训和培养，将培训工作纳入日常工作内容，纳入数字档案馆建设工作的计划，创建学习型团队，提升企业档案工作者开展数字档案馆建设的知识和能力；二是引进信息技术和信息化应用专业人才，特别是有信息化工作实践经验的懂管理、懂技术、懂业务的复合型人才，他们是加强队伍建设的重要推动力；三是集合各部门能力强、综合素质高的骨干力量，开展数字档案馆建设课题研究，开拓创新，进一步探索新思路和新方法。
4.数字档案资源长期保存信息安全策略
首先，应当加强计算机系统中的安全防护措施建设。在保存了数字档案资源后，就要根据信息的等级和具体要求，严格制定出一套关于数据访问权限的安全策略，包括身份识别、访问控制等，避免因信息遭到非法入侵而带来不良后果。如对于电子印章等涉及受用权限的数字信息，必须限定使用权限，防止遭到非法使用。其次，保证数字档案资源的长期可存取性。由于数据档案资源的来源十分广泛，形成于不同的计算机系统，所以其内容、格式和数据形态都各不相同，在存储、传输、使用上也存在差异。对于此问题，一是建议制定统一标准，对数字档案资源的格式作出限定，以方便存储利用。二是如果在实际中无法做到标准统一，建议制定系统的存储方案，规定数据拷贝、备份的时间、方式等，以防因无法读取出现信息安全问题。最后，研发再生性保存技术。一旦因为各种意外因素造成了档案数据的丢失后，可以通过再生手段进行恢复，跳出其对系统的依赖性，保证数字档案资源的长期存储利用。
5.打造信息化和数字化的档案管理模式
企事业单位需要在信息化时代的背景下开展档案管理工作中对信息技术合理利用，然后在档案管理部门打造出信息化的管理模式，进而有效提升档案管理工作的效率。与此同时，通过对信息技术和数字化技术的利用，也可以极大地丰富档案资源，根据工作需要将文字、图片、视频等相关资源充分利用。此外，通过对信息化技术的利用，也会让档案资源的服务作用得到极大提升，档案管理资源根据工作需要进行检索，比如输入类别、年限、用途、部门、相关人员等字样就可以有效查询，不仅可以展示出当前的工作情况，同时也可以对今后的工作开展提供支持和帮助。在信息化的档案管理模式下，企事业单位的档案安全性也会得到极大的提升，借助网络信息技术，开展企事业单位的档案管理工作，虽然可以提供极大的便利，然而也在网络环境中存在一定的风险问题，所以需要当管理部门对网络风险问题加大重视力度，在设计软件和硬件功能的同时需要加强对病毒查杀技术，对防火墙技术、加密技术的利用，不断提升网络安全等级。为了提升安全性，档案管理人员在开展工作的过程中也需要树立高度的安全意识，在日常工作中保证规范操作，定期对计算机进行杀毒和维护，建议档案管理人员采用身份认证操作方式，对部门内部每一名档案管理人员设置操作权限，此外企事业单位需要进行内网和外网的隔离，以此进一步提升网络安全等级，在以上措施下企事业单位的档案安全性会得到显著提升。
6.优化信息资源配置，建立资源共享平台
充分利用现有的数字档案信息资源，发挥资源价值，优化信息资源配置，实现不同信息系统的沟通，共建信息资源共享平台。联合采购电子文献资源，做好纸质文献资源的分工合作，结合地域特色建立共享数据库，应用大数据技术、物联网技术、云计算技术建立共享平台，依托CALIS平台实现数字档案资源平台的创新。多元化数字资源共享平台的建设应从云服务入手，建议如下：1.促进机构共享。将数字档案馆纳入共享平台，实现不同地域、服务模式和主题风格的数字档案馆通过平台建立联系，各个档案馆数字化资源能够通过数据访问获取，实现云服务背景下跨界数字档案资源的共享。2.实现用户共享。用户不仅是资源的获取者，也是档案资源共建者。用户可以共享自己对档案资源的看法，丰富资源评价内容，从自身视角客观评价云服务质量。用户共享所在专业领域的研究观点，丰富数字档案资源内容。3.网络环境下，为资源共享拓宽网络媒体和信息论坛等资源渠道。拓展平台参与主体范围，为用户打造多元化网络数字档案资源信息共享与传播平台，将用户、组织、结构、新媒体综合，为数字档案资源建设创造良好条件。
结语
总而言之，在信息化发展时代，新明实业作为一个现代企业，在日常的经营与管理中务必要认识到档案的重要价值，所以，首先要从制度建设上下手，结合实际，建立更加科学的保存制度。其次，从技术上保障数字档案资源的安全性，加强数字档案资源安全体系建设。最后，从载体、信息内容、技术研发建设等方面制定针对档案资源长期保存的策略，优化档案产业结构，促进档案信息化进程，最终让企事业单位为社会发展贡献力量。
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