金乡县行政审批服务局 山东济宁 272200
摘要：档案的整理工作对于事业单位来说是非常重要的，单位在收到各类档案之后就要开始进行分类整理，并且针对相关的类别进行整理研究。档案的分类整理研究为事业单位的其他工作提供了非常重要的协助作用，它不仅能够为当前的一些工作提供有效的指导作用，并且也能在日后需要的情况下为后续工作人员提供历史性的参考。因此本文针对事业单位档案归档文件整理研究的意义以及措施进行一些有效的研究，希望能够为档案归档整理工作者提供一些有益的参考。
关键词：事业单位；档案归档，文件整理
引言：档案是经过归档处理后的材料文件，档案管理人员需要分类整理和归档资料文件。事业单位档案管理工作中，为了提升档案管理效率与质量，在具体管理工作中，必须应用科学的整理方式分析和存储具备价值的档案，审批和剔除无用档案并进行销毁。事业单位档案归档文件整理过程中，在收到文件资料后，需要通过类型或日期方式整理和归纳现有文件，以此形成整体化文件资料。将资料文件收纳到档案室后，需要采用科学方法整理资料立卷归案并编号上架。为了确保档案归档工作质量，首先应当整理文件资料。档案管理人员所采用的文件整理方法，会对档案文件管理工作质量造成直接影响。采用合理有效的整理方法，可以确保散乱文件的秩序化与条例化管理，凸显出文件的重要内容。
一、事业单位档案归档文件整理研究的注意事项
1、档案的保存
对于档案的保存过程，事业单位中涉及到的档案可能包含本单位以及其他相关单位的资料，这些文件也许紧密相连，一眼就可以看出其中的关系，也许是在其他方面有着一些不易察觉的关系，因此工作人员在整理文件的时候就需要认真对待并且分析每一份资料，分析其中的联系并且做好区分。目前在档案整理的过程中所运用的方式还是以前人的经验为主，那么在工作过程中有哪些需要注意的原则呢？首先工作人员需要注意的就是无论是对于内部还是外部资料，在整理的过程中都需要注意尽量在不拆卷的情况下进行档案的整理，以此来保障档案整理工作的质量以及效率。
2、遵循文件形成的规律
事业单位中的文件形成是以事业单位中日常的生活、学习、工作为基础的，这些文件都有自己的形成规律，因此，对这些活动进行有规律的整理可以有效的反映出事业单位的良好、真实的历史性的一面，让群众对事业单位的日常工作有一个更加详细具体的了解。那么在这个文件整理研究的过程中需要注意的是，资料的完整性，一份资料是否能够反映出最真实活动的一面，其完整性是最基础的，也是最重要的，例如在做工作的时候尽量将正文和序言或者附言整理在一起，尽量不改变文件原本的排序方式，以这样回归原资料的方式来保障其完整性，让需求者能够更加清晰的查阅到文件。
二、事业单位档案归档与文件整理方法
1、档案归档方法
第一，档案分类。事业单位在开展档案归档工作时，必须注重分类档案实体。管理人员可以按照档案信息的形成时间、内容与形式，划分档案信息的层次，建立相应的类别体系。采用分类管理方法可以确保档案资料的分层式管理，注重管理文件资料的存储与排序。针对档案实体分类，则包括以下内容：第一类，国家级档案分类方式。主要是针对档案资料的历史属性、级别属性、地区属性和专业属性进行分类。通过此种方法可以确保国家级档案资料的合理分布。第二类，针对档案室内部档案进行全宗区分。第三类，根据相关标准，对全宗内的档案来源内容和时间进行分类，建立档案卷整理体系。第二，档案整理。按照有序化和具体化的整理方法，高效存储整理档案，便于后期调阅和查询。在档案整理工作中，必须密切关联文书处理工作，注重档案查漏补缺，以此确保档案内容的完整性。
例如，整理时出现请示文件，就必须具备批复文件。确保重要文件的征求稿、讨论修改稿、定稿的完整性。第三，档案编目。完成案卷文件整理后，必须对案卷封面编目。该项工作主要是针对归档文件的文件号、题目、责任者、备注进行标注。档号属于档案管理编号总称，涉及全宗号、案卷号、类别名称，保管期限。
2、规范归档的区域
事业单位的归档范围关键是以现实的活动为主，档案整理的内容可以清楚确定地反映出，展现出事业单位日常的每一项经济活动。对于接收到的资料，要清楚确定资料属于哪方面的内容，要确保企业的每一项档案资料都要完整地实施归档，避免发生档案遗漏状况的出现，保证档案资料的价值。归档的范围关键是以单位当中的现实活动为主，然后对单位中职能活动和业务方面的工作做深入的反映。对外单位的资料而言，不论是上级或者是下级，还是一些非隶属关系的单位，都要把是不是和这单位有着直接的关系、是不是需要实施办理、是不是有运用价值等方面作为它归档的出发点。不可以有凡是文件都实施归档这个情况的发生，也不可以遗漏具有相对高价值的文件。通过这些形式的使用让档案方面的整理工作更为合理和科学的展开。
3、档案资料信息化管理
在网络科技不断发展的当下，信息化已经了成为一种不可逆的形式，并且网络信息化对于事业单位的文件资料管理，更加据安全性和便捷性。在以往的事业单位文件资料管理工作中，大多数管理者都采取的是单一的纸质文件归档处理，但是由于纸质文件有一定的期限限制，所以长时间下来，纸质文件就会因为环境以及自然原因造成损伤，这对于一些重要文件来说，无疑是一种巨大的伤害，并且由于资料的丰富，事业单位在不断的发展中会产生更多的文件资料，长时间下来就会产生文件大量堆积，而储藏文件的空间将会出现不足。所以为了改变这一现象，管理者应当及时将网络信息化与文件管理相互结合，利用网络信息化的优势将纸质化的文件资料录入网络数据库中，并将每一种文件在收录的同时按照不同文件的要求，根据程序进行分类，这样不仅完成了资料信息化储存，还在储存的同时完成了文件的分类管理，而且网络硬盘的储存量一般都相对较大，一般的事业单位所有的文件资料加起来，都只需要一个硬盘足矣，管理者在管理时，只需要运用一台电脑即可完成所有文件的管理工作。例如事业单位在对多年沉积的文件资料进行管理时，因为文件资料的丰富性，事业单位没有相应的储存空间，这时管理者就可以采取网络信息化管理，将所有单位内部的文件资料进行网络化收入，在收录时可以根据不同的文件资料进行程序编辑，将每一种资料按照种类、管理期限、价值进行分化处理，这样一旦录入所有的文件资料将会自动分化，从而方便管理者日后的管理工作。
三、结语
综上所述，基于归档文件的整理工作对于我国事业单位持续性发展的重要性。为了能够更好地保证事业单位内部归档文件的整理工作效率及质量，就需要事业单位内部的档案管理人员能够依据事业单位目前对档案文件查阅及使用的真实需求，通过相关归档文件的整理方法有效性实施，进一步提升事业单位内部归档文件相关整理工作的综合水准，促进我国事业单位的长足发展。
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