神华宁夏煤业集团红石湾煤矿有限责任公司 宁夏银川 750000
摘要：企业文书档案对于企业的长足发展具有重要意义，文章对企业文书档案管理的参照标准进行了系统梳理，提出当前企业文书档案管理存在四大问题：管理制度不够完善、管理模式不够规范、档案意识不够强化、信息建设相对滞后。基于此，为推动企业文书档案工作的发展，提出从完善管理机制、创新人才培养、加快信息建设三个方面推动企业文书档案的发展。
关键词：企业；档案；文书档案
引言
企业文书档案是指企业在行政管理活动中形成的具有保存备查价值的文件，企业文书档案又叫管理性档案，是企业科学管理、产品开发、经营决策的重要依据。企业文书档案管理是企业档案管理的重要组成部分，包括收集、整理、鉴定、保管、编研、利用等环节。随着社会主义市场经济的日趋完善，实现企业文书档案管理的规范化、标准化、科学化，发挥好企业文书档案的价值，是企业档案工作者需要认真思考的问题。
1煤矿企业文书档案管理现状
1.1管理模式不规范
现代企业非常重视管理模式，并通过高级业务管理模式改进其业务开发流程。但是，当涉及企业文书档案时，无法在日常任务中进行管理，可能是因为总体上缺少相关的管理模型，对文书档案管理不够重视，文书档案管理的机制不完善以及缺乏管理准则，没有长期雇用管理人员，导致缺乏对管理系统的支持，工作过程中缺乏相关机构以及特定的雇用标准，档案管理人员可能没有遵循相关政策。在工作中，档案管理不仔细，结果导致缺少文档，或文件信息不完整，以及在查询中发现贷款文件遗漏、混乱。
1.2管理制度需进一步完善
前文已经对企业文书档案管理的参照标准进行了梳理，能够为企业文书档案管理提供很好的借鉴。但不同行业、不同规模的企业，企业档案存在差异，档案管理也应体现差异，因此，有必要在遵照相关标准的前提下，研究制定符合企业自身工作实际的档案管理制度。特别是进入“互联网+”时代，档案工作面临新的变化，OA系统的推广使用使得电子文件大量增加，如何对电子文件进行有效管理也是当前需要解决的重要问题。此外，国家的相关文件也发生了变化，如2015年发布的《归档文件整理规则》、正在进行的档案法的修订，等等，相关文件的改变也必然给企业档案管理带来新的要求，档案管理制度也需随之改变。总之，为确保档案管理工作与时俱进，应注重企业相关制度的更新与补充，使企业档案管理有制度保障。
1.3安全性与保密性
企业文书档案管理从传统的纸质管理逐渐走向现代化信息管理，现代高端科技、网络技术等都成为档案管理的手段与支撑，为传统文书档案管理提供了全新的机遇，也提高了档案管理工作效率，确保档案管理工作水平。然而，发达快捷的网络与通信科技也对文书档案的信息带来了安全威胁，据权威调查显示：自2010年以来在我国范围内就有100万个计算机遭受境外非法操控，个别网站甚至遭遇黑客篡改，遭受病毒干扰的计算机、计算机系统不计其数，病毒感染率达到全世界的30%。这些恶意病毒、非法操控以及恶性攻击等会对文书档案管理带来威胁和破坏。由于受到多种不明因素的干扰导致信息泄露，导致企业文书档案信息的保密性受到挑战，影响了企业文书档案的安全性、保密性。如何防范并抵御不良因素对档案的安全威胁成为目前亟待解决的问题，也已经成为文书档案安全化、保密性管理的一大挑战。
2煤矿企业文书档案管理的建设思路
2.1不断完善文书档案管理制度
根据《企业档案管理办法》《企业档案工作规范》等业务规范，从企业文书档案资料的收集、转递、利用、销毁等各个环节建章立制，建立健全企业文书档案管理规章制度。
如《公司文件管理规定》《公司报刊邮件函电收发制度》《文书档案管理制度》《文书档案立卷归档管理办法》《文书档案查（借阅）规定》等规章制度，并且有关部门及人员掌握和遵守这些规章制度，不断提升企业文书档案管理的制度化水平。
2.2推动档案管理科技创新
市场经济的发展推动了企业的发展，多数企业不仅逐步确立了现代企业制度，正在逐渐走向集团化发展、跨国发展，在这种复杂形势下要求企业文书档案管理也要逐步走向网络化、信息化。要在此基础上强化科技创新，企业要不断地整合多种信息资源，搭建自身的信息系统工程，增加对信息资源的占有量，以此来为企业提供决策服务。企业要创建文书档案信息管理系统，还要注重管理技术的创新，将网络化管理逐步推向高级阶段，充分地利用同行、跨行等优势力量吸收先进的信息科技，用于克服科技难题，逐步推动档案信息管理的智能化、网络化发展，达到对信息的大规模存储、归类、存档与利用，以此来为企业的发展服务，发挥档案信息的价值和功能。
2.3创新企业档案管理模式
在一个不断变化和发展的时代，企业必须改革以实现利益增长。企业文档的管理必须随着时代发展而改变。企业领导者必须改变管理理念，并根据目标和计划创建新的档案管理模式。首先，企业需要开发有效、简短、清晰且功能强大的管理系统，职责和责任明确的管理模型，并创建专用于个人和分层管理的集成管理模型。其次，管理系统应着重于建立有效的激励机制和惩罚机制，这些机制可以共同促进档案管理，将当前的企业经营与社会发展的需求联系起来。最后，密切关注与管理系统有关的文书档案管理系统的创建，该系统应根据企业的经营状况来改进，并以科学和“存档”的方式统一执行。管理规则，是基于管理内容的规则，包括档案设计规范，档案管理措施以及相关的政策和法规，这些可以确保良好的管理工作系统，以保证管理者以标准有效的方式进行管理工作。
2.4加快信息建设
企业文书档案信息化建设涉及多个方面，首先，完善信息化硬件设施的配备。加大资金投入建设现代化智能型档案库房、档案密集架、温湿度控制系统、扫描仪、打印机等常用的设施设备。其次，购买或委托开发符合企业档案工作实际的档案管理系统，构建在线利用平台，实现企业文书档案的在线利用，提高企业文书档案利用的便捷性。加强企业档案专门网站的管理工作，通过网站将可公开的档案信息公布，为企业档案用户利用档案提供便利。“创建安全性网络，对数据传输节点进行安全控制以及对数据文件的存储和使用进行保护。再者，提高文书档案管理的信息管理水平，为企业管理层创造各种学习和培训机会，培养管理系统知识。”
2.5推动文书档案的规范化管理
新形势下，企业文书档案管理之所以面临着诸多问题和挑战，主要是因为缺少规范化的管理制度和体系，要想切实地解决档案管理中的问题和挑战，需要健全档案管理制度体系，逐步推动档案的规范化管理，对档案管理要形成科学、健全的制度与规范，具体延伸到档案的类别、编号、排序等，实现文书档案的高度规范化管理，这样不仅能够确保档案管理的安全性，也能有效地抵御外界干扰性因素的威胁。
结语
总之，就企业的发展而言，文书档案管理记录了企业创建、发展以及壮大的全部信息，不仅是企业发展的重要体现，同时也是企业可持续发展的可靠保障。提升档案管理的完整性，不仅可以使员工集体荣誉感以及对企业的认同感得到提升，同时还可以起到宣传企业文化的作用，进而提高员工工作的积极性、主动性和能动性以及企业的知名度。所以，在信息时代的今天，企业在不断发展的过程中，必须以档案记忆观为指导，不断优化档案管理理念，创新档案管理方式方法，强化档案资料运用的合理性，提高档案资料管理系统的安全性，使档案管理理念以及手段更加科学、合理，进而促进企业档案管理质量以及管理效率得到提升，为现代企业可持续发展提供强有力的保障。
参考文献：
[1]沈巧玲.谈如何提高企业文书档案管理水平［J］.黑龙江档案，2015（2）：89.
[2]王棣.对企业文书档案管理的思考［J］.经营管理者，2014（22）：266.