中国航发湖南动力机械研究所 湖南省株洲市 412002
摘要：现如今，随着现代信息技术的快速发展，信息化成为了时代发展的主要特征。进而促使各行各业转变自身的发展模式。同时，对于事业单位的会计档案管理工作来说，借助信息技术来促使其管理工作的方式和手段成熟，进而提高其工作的效率和质量是至关重要的。但是现阶段大部分事业单位的会计档案管理工作仍然是纸质化管理，并没有完全做到电子化。因此，文章主要从研究事业单位在进行会计档案管理工作的过程中存在的一系列问题和不足出发，并以此为依据提出有针对性的推进会计档案管理工作信息化进程的建议和措施。
关键词：信息化；事业单位；会计档案工作
一、引言
1. 研究背景及意义
会计档案工作在档案管理工作中占据了相当重要的地位，其能够将事业单位在一定的时间段内所进行的一切具体的经营活动真实有效的展现出来，从而为上层管理者制定正确的决策提供数据支撑。然而，由于近年来会计档案才由财务部门管理转移到由档案部门管理，因此其管理以及技术等方面还不够成熟。但是现如今信息化时代的发展对会计档案管理工作技术的变革也提出了更加迫切的要求。并且促使会计档案的查询以及管理等工作都发生了巨大的转变。基于以上要求文章从分析事业单位在推进会计档案管理工作过程中的不足和困难出发，提出促使事业单位转变其会计档案管理工作模式的措施，利用信息技术提高工作的效率和效果，推进其管理以及工作制度的现代化和规范化。
2. 信息化档案工作的特点及重要性
2.1信息化档案工作的特点
①可存储的信息和数据范围广
利用信息技术来进行会计档案的管理工作具有很大的便捷性，其能够储存更多的信息和数据。利用信息技术来进行计算，则转变了以往以纸质化计算为主的工作模式，只要将相关信息及数据录入计算机当中，便可自动生成财务报表，这样不仅快速有效的完成了工作，也使得数据更加严谨准确。
②会计档案管理工作更加严格
想要有效地完成会计档案管理工作，就必须保证数据信息的长久性和真实性，因此在相关资料的保存过程中，如果发生意外风险等情况，计算机将会自主启动保护系统并对工作人员发出风险预警，促使相关人员有效的采取解决措施，进而能够保障数据和信息的完整性。此外可以利用信息技术重组会计档案管理工作内部组织结构，将各组织之间按照其相关性和联系性有序的联合起来，这样不仅可以降低管理工作的难度，同时也可以规范管理工作的流程。
③可将会计与业务自动合成
工作人员在处理相关的核算工作时，需要自我制作一定的会计凭证。那么在会计档案管理工作中融入信息技术，其可以以相关的业务为基础，自动生成会计凭证，这样减少了会计人员的工作量，并且还便利工作人员开展后续的审核工作。
2.2信息化档案工作的重要性
由于工作人员的工作量非常大，需要花费很多的人力物力财力来完成档案工作，但是利用信息技术来进行数据的处理，可以快速有效的核算相关数据信息，自动生成会计凭证、财务报表等一系列资料，并且可以利用相关技术对数据进行分类处理，不仅有效地提高了工作效率，还确保了数据的准确性和真实性，从而降低了会计档案管理工作的成本。同时也可以实现信息共享。此外利用信息技术来进行资料的存储，保障了资料存储的有效年数，进而促使纸质化工作向电子化模式转变。
二、事业单位会计档案工作存在的问题
1. 缺乏信息化观念
现如今各事业单位的会计档案管理工作也呈信息化发展的趋势。但是有很大一部分事业单位对于推进自身会计档案管理工作的信息化进程的重视程度远远不够，大部分过于注重形式，缺乏主动发展的意识，进而促使会计档案管理工作无法跟上信息化时代发展的步伐。
并且大部分工作人员的工作思维仍旧比较传统，仅仅局限于利用纸质化模式来进行工作，并没有全面地推进其电子化发展。
2. 安全程度不高
由于大多数事业单位在将信息技术融入会计档案管理工作方面还不够成熟。因此，在推进的过程中会存在潜在的安全风险。例如由于工作人员的不专业性，进而其在搜集、整合以及录入数据时会存在泄露数据的风险，继而促使无法保障数据信息的安全性和真实性。同时还存在电源切断、黑客、计算机出现故障等一系列的不可控因素，都会促使安全事故的发生。
3. 缺乏专业的管理人员
由于会计档案管理工作在以往主要由财务部门负责，近几年才转到专业的管理部门，因此其极度缺乏专业的人才，在管理人员的组成中大部分为财务工作人员，其并没有具备专业的档案管理能力。并且事业单位没有定期对相关人员开展统一的培训，从而致使相关管理及工作人员的专业性水平较低。
三、优化事业单位会计档案工作信息化的措施
1. 树立会计档案工作信息化的理念
想要有序的推进会计档案工作的信息化发展，就必须提高对其的重视程度。必须要全面掌握会计档案工作的需求，为促进其发展提供必要的技术支撑，进而为其创造和谐的发展氛围。此外相关管理和工作人员要积极转变工作理念，紧跟时代变化的步伐，提高自身的使命感和责任感，做好自己职责范围内的工作。
2. 建立科学规范的信息化工作体系
会计档案管理工作是一项繁琐且重要的工作，因此必须要具备与其发展相适应的工作管理制度。事业单位可以成立一个专门为会计档案管理工作服务的小组，此小组主要职责便是安排相关工作，并且制定详细的工作规划，进而监督各人员的工作过程和进展。并且要不断的创新自己的工作模式，融入时代发展的元素，要结合会计档案工作的一系列要素，比如会计凭证、财务报表、计算机使用以及数据信息等，进而建立相关的工作制度。
3. 构建信息化会计档案工作平台
事业单位需要构建信息化的工作管理平台，保障数据信息的完整性、真实性以及安全性，并且可以有效地实现各部门之间的信息共享。随着信息化进程的推入，档案管理工作的安全性问题也得到了广泛的关注，因此事业单位必须注重在管理过程中出现的安全风险，要加强对工作进程的监管力度，利用信息技术来构建严密的风险预警体系。此外要建立有效的防火墙，预防病毒以及黑客的攻击，促使数据信息得到有效的保护。并且必须建立起电子化的档案，减少信息数据存在的潜在风险。
4. 加大专业人员的引进和培养力度
要加强对现有人员的培养力度，要定期对相关人员开展培训工作，提高工作人员自身的知识素养。也可以聘请专门的老师来为工作人员开展讲座类的活动，为其学习提供更多的机会。同时必须要落实绩效考核制度，加强相关人员的责任意识。此外也要注重专业人员风险意识的提高，促使其能够灵活地应对变化，促使自身素质与时代发展相适应。
总结
现如今，会计档案管理工作信息化是时代发展的必然趋势，所以各事业单位要要保障会计档案工作的安全性，抓住信息技术发展带来的机遇，而且也要正确面对在推进过程中遇到的一系列挑战，促使自身工作模式由纸质化向电子化的转变，提高会计档案工作的信息化水平，进而推进我国整体会计档案工作的信息化进程。
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