衡阳县发改局 421000
摘要：随着中国科技水平的不断提升，各行各业中也普遍引入了电子文档管理技术。在利用计算机应用技术进行档案管理的过程中常会出现一些问题。这些问题在运用电子政务系统的档案管理工作中也常出现。为了有效提升电子政务系统中档案管理的效率，相关的工作人员应当对档案管理应用方式进行革新，切实让电子政务系统中的档案管理工作顺利开展。故而，本篇文章将主要探讨在电子政务系统中，档案管理应用的问题并提出相关的解决策略。
关键词：电子政务；系统管理；档案管理；应用问题；对策
电子政务也被成为政府信息化管理、网络政府或者电子政府[1]。电子政务是政府部门应用现代网络和通信技术，将服务工作和档案管理工作利用互联网进行有效的重新组合，让档案管理和政府服务内容能够不局限在空间和时间中，而是随时随地可以为社会公众提供有效的服务。电子政务系统在政府部门的应用有效提升了政府工作的效率，并且对于公众而言也可以随时随地查询相关的内容。在电子政务系统中，档案管理的电子化对政府部门的发展和工作开展至关重要。档案管理的电子化提升了政府部门的档案管理效率，同时也让档案管理变得更加透明化和公开化。随着各个地方政府的电子化建设的步伐不断加快，电子政务系统中的档案管理和应用领域也应当加快发展的步伐，帮助政府部门尽快实现电子化的档案管理。尽管目前中国政府部分的电子政务系统中的档案管理工作仍旧存在一定的问题，但电子化档案的趋势不容置疑。
一、电子政务系统中档案管理情况
在新世纪初的中国就已经有了《电子文件归档与管理规定》，在这一管理规定中对于电子文档有了较为明确的定义。所谓电子文档是指利用数字设备生成的文档，这种文档主要以计算机硬盘、移动硬盘等存储设备作为载体，通过计算机可以进行浏览和相应的处理。并且值得注意的是，这些电子文档可以在网络上进行自由的传输。与传统的档案管理相比，电子化的档案管理极大地节约了人力、物力和财力，借助于计算机和档案管理系统的帮助，档案管理人员就能够在较短的时间中完成档案的整理和归档，也能够在必要的时间随时寻找到目标档案。由于电子档案管理必须依靠计算机，因此电子政务系统中的档案管理对计算机的依赖性较强，也正是因为如此，计算机登录后的操作系统和硬件设备都容易出现问题，对于电子档案的储存和管理而言是一种阻碍。
二、电子政务系统中档案管理存在的问题
（一）技术障碍档案归档
电子政务系统的正常运行需要具备低冗余、高效的特征，然而对于档案管理而言，它需要在较长时间内保证档案文件的安全性，因此需要高冗余。从这一角度比较，电子政务系统中的档案归档问题会存在一定的问题。具体而言，负责电子政务系统的部门对于数据的掌控拥有更高的权限，这一权限是高于档案管理部门的，换言之，档案管理部门对于数据的管理权限较低。这也就导致了在许多情况下，档案管理部门无法有效及时地获取想要获得的档案资料，在某种程度上会阻碍工作的顺利开展。在电子政务系统中清理相关数据的时候，档案管理部门也无法得知最新的数据情况，可能会导致有用的档案数据被清除掉，无法有效保存具价值的档案。因此技术障碍影响了档案文件归档的效率，也在某种程度上阻碍了档案管理工作的整体推进。
（二）安全性的保障不足
电子政务系统中档案管理目前存在最大的问题就是安全问题。
一方面电子政务系统中的档案管理虽然是依托于先进的计算机技术，但具体的操作仍旧是人为的，这也就不可避免地会导致一些人工操作的失误。这些人为的失误可大可小，但是对于档案管理工作都是具有消极意义的。除此之外，不可控的自然因素对于电子政务系统中的档案管理也是存在影响的。在进行档案管理的过程中，常常会因为地震、泥石流等自然灾害的出现导致档案出现损毁。在这种情况下，电子政务系统中的档案安全就会受到严重的威胁。尽管电子政务系统中的档案管理依靠的是电力和计算机技术，但是当计算机的硬件受到外力的影响时也会妨碍档案的管理，并且这种伤害性对于电子政务系统中的档案管理是十分严重的。例如一旦计算机中的储存电子档案的存储器受到外力的影响而受损，那么最终将会导致大量的数据丢失。
三、电子财务系统中档案管理应用的具体策略
（一）提高电子化档案管理的理念
为了有效提升电子财务系统中档案管理效率，需要首先提高相关工作人员的管理理念，让其认识到电子财务系统中档案管理的重要性和管理的必要性。首先相关的政府部门和管理部门可以为工作人员举办培训活动。培训活动的内容需要主要涵盖两个方面。第一个方面是思想观念层面的培训，在此种培训中应当让专业的人士为工作人员讲解电子财务系统中档案管理的重要作用，以及管理工作的必要性，提升相关部门档案管理人员对自己工作的认知，增强其工作荣誉感。第二部分主要为工作人员就专业的档案管理技巧进行培训[2]。档案管理实际上具有较强的专业性，不仅需要相关的档案管理常识，还需要学习有关档案分类、入档等层面的内容，并且计算机的使用知识也是必须的。
（二）加大对档案管理设施的投入
为了提升电子财务系统中档案管理的管理效率，相关政府部门需要在档案管理设施上投入更多的资金，来完善电子财务系统中档案管理的系统，完善档案管理系统的电子化，帮助提升档案管理的效率。电子财务系统中档案管理的主要服务对象是部门内部人员和公众。电子财务系统中档案管理在未来中国发展的过程中仍将发挥重要的作用，因此需要注重提升电子财务系统中档案管理的效率，为后续的中国政府部门电子化档案的使用奠定坚实的基础。相关政府部门需要认清，对于档案管理设施的投入虽然在前期需要花费较多的资金和人力，但从长远的角度看，这些设备的使用能够提升档案管理的效率，在某种程度上能够减少管理过程中的人力投入和资金投入，因此对于后续的档案管理而言是一种节约成本的方式。从这一角度看，加大对档案管理设施的投入属于一劳永逸的行为[3]。
四、结语
电子财务系统中档案管理应当受到相关部门的重视，推动档案电子化是未来的发展趋势，同时也能推动档案管理工作的顺利开展。
参考文献
[1]闫立红.电子政务系统中的档案管理:文件归档[J].才智,2018(7):203- 203.
[2]陈永生,侯衡,苏焕宁,杨茜茜.电子政务系统中的档案管理：文件归档[J].档案学研究,2015(3):10-20.
[3]柳斐.电子政务系统中的档案管理存在的问题与思考[J].统计与管理,2017(9):177-178.
作者简介
谭文斌，男，汉族，湖南省衡阳县，助理馆员，本科，单位衡阳县发改局，研究方向档案管理。