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数码照片档案管理问题相关研究付蓉艳

发表时间：2020/9/3 来源：《基层建设》2020年第11期作者：付蓉艳

[导读] 摘要：随着社会变革和新媒体的发展，数码照片已成为我们生活中不可或缺的一部分。

        天津市津辰银河投资发展有限公司天津 300400
        摘要：随着社会变革和新媒体的发展，数码照片已成为我们生活中不可或缺的一部分。从档案管理角度看，如何在新时代对数码照片档案进行科学收集、规范管理、有效利用，成为照片档案管理的一个重要课题。本文从数码照片的主要特点、形成规律着手，重点剖析数码照片档案管理的主要问题，探讨当前数码照片档案科学管理之道。
        关键词：数码照片；照片档案；档案管理
        引言：
        现阶段，我国的数码技术发展已经较为成熟，数码照片在工作生活中都运用较为广泛。针对于数码照片档案管理工作，尽管这属于档案管理工作的一部分，但是由于数码照片具有一定的特殊性，因此在存储、整理等过程中需要加以重视，这样才能确保该类档案尽可能地被运用起来。
        1.数码照片档案管理的主要问题
        1.1未充分了解归档特性
        数码照片档案不能适用文书档案接收整理周期。按照文件生命周期性理论，文件办理完毕后才会归档，而数码照片的产生特点和规律决定了其在刚刚拍摄完成阶段才相对集中完整，事后很难收集全，特别是对照片所反映的主题情况及摄影数据很难准确表述和记录，且大部分档案管理部门是把照片档案作为文书档案的一部分，与文书档案归档时间大致同步，加之文书档案数量普遍多于数码照片档案，造成数码照片档案成为文书档案的“陪衬品”，受关注程度必然减弱，由于数码照片分散性特点与相对专业的收集要求，收集整理费时费力，收集不全、质量下降就不足为怪。因此，正确认识数码照片档案归档特性非常关键。
        1.2缺乏完善的数码照片档案管理制度
        由于缺乏具体的数码照片档案管理制度，没有进一步细化数码照片形成部门的职责和归档要求；数码照片的拍摄人员和数码照片管理人员分工不明确，使得拍摄的数码照片质量参差不齐。例如，某单位某部门举办活动时，一般由宣传工作人员拍摄，同时其它部门的人也会拍照，由于相机的格式不同，拍摄人的技术水平高低不一，拍摄出的数码照片质量也不同，导致数码照片良莠不齐，有的可以归档，有的无法归档。
        1.3缺乏有机系统的管理
        由于照片产生部门档案意识较为薄弱，收集环节主要依托档案管理部门进行催收，收集工作处于相对被动状态，尽管有些档案人员责任心很强，但归档人员如果不认真梳理部门真正有价值的照片材料或者缺乏专业鉴定能力，照片档案质量就会下降；在档案整编方面，数码照片档案整编工作没有及时与收集工作统筹起来，数码照片接收后没有立即整编入库，而是暂时存放在光盘、移动盘或个人计算机中，容易出现信息安全风险；在库房保管方面，数码照片档案在没有计算机系统的情况下一般是通过光盘存储，这样对库房保管提出了较高要求，往往是档案人员觉得数码照片档案数量少，随便找个库房角落存放，在有计算机系统管理的情况下，对数码照片档案的备份工作做得也不够，国家档案局推进的档案异地异质备份要求没有得到很好的贯彻和落实；在提供利用方面，真正有利用价值的照片不是很多，很大一部分照片就作为馆藏占用较大的信息存储资源，大大影响了利用效果。
        2.数码照片档案管理的研究对策
        2.1建立数码照片档案规章制度
        完善数码照片档案管理制度，明确数码照片的各项要求，以及数码照片形成部门和兼职档案员职责，对产生数码照片的部门例行检查。按照数码照片的价值，参照《文书档案归档范围和保管期限》，制定数码照片的归档范围和保管期限。在档案部门的指导下，统一管理，明确数码照片形成部门和个人责任、归档时间、归档要求。档案管理人员与形成数码照片部门经常沟通，并给予指导，要求各部门在活动结束后及时整理重要照片并移交宣传部门，宣传部门将其定期移交给档案管理部门。
        2.2规范数码照片档案管理
        2.2.1全面收集数码照片
        凡是工作活动中直接形成的、具有参考和利用价值的数码照片都应归档保存，如反映建筑面貌、领导视察、党政活动、工会活动、科研科教、创新成果等的照片。

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收集具有代表性的数码照片，筛选出来反映事情全貌、活动过程的数码照片；从数码照片产生源头抓起，收集归档责任到人。拍摄者形成的数码照片连同文字材料要及时移交宣传部门，宣传部门接收后，按照规定筛选、整理、编写文字说明，定期移交给档案室管理人员，以保证数码照片收集完整。
        2.2.2鉴定数码照片及存储载体的质量
        宣传部门人员将数码照片移交到档案部门后，档案管理人员对数码照片进行鉴定，移交的数码照片必须是原图，无添加修改；核对数码照片的图像、文字和内容是否相符，背景信息和文字说明是否完整。同时，宣传部门按照要求进行分类存储，移交时将数码照片连同文字说明、电子目录等一起交接，档案部门人员检查存储载体的质量、保存格式、技术参数等。
        2.2.3分类整理数码照片
        按照“保管期限—形成年度—组号”分类，填写数码照片的归档说明，描述每组照片和每张照片的文字信息，要求图像与文字相符、文字信息齐全。如2020年某部门拍摄的某某会议数码照片是2020年第二组第二张照片，期限为定期，该组的文件名为：02-2020-0002-0002.jpg。数码照片存放在档案室计算机D盘下，在D盘上创建数码照片总文件夹，在总文件夹内创建各年度和不同期限（永久、30年）的层级文件夹，组文件夹命名包括组号与数码照片的主要信息。
        2.2.4建立数码照片数据库
        以笔者单位为例，档案员将数码照片档案信息全部录入计算机，使著录信息与计算机内保存的数码照片一一对应。数码照片的文字说明反映照片内容和背景信息，可以为以后利用打下基础。文字说明包括两种：一种是总说明，以组为单位先对每组照片所反映的内容进行总体说明，包括时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等基本要素；另一种是分说明，即对本张照片的说明，照片内容包含人物时要写清楚人物的单位、职务、姓名、在图中的位置，以提升本张照片的价值，反映照片内容的含义。
        2.3加强数码照片档案保存
        将电脑中的数码照片，刻录到不可擦写光盘上进行脱机保存。以笔者单位为例，每年将所有的数码照片在计算机中保存一份，在光盘中保存多份。计算机与外部网络隔离，并实行单机管理。在光盘刻录时，按照“期限—年度—组号”进行刻录，不同年度的数码照片不能刻录在一张光盘中。光盘刻录一式三套，封存保管一套，提供查阅一套，移交上级档案馆一套，每张光盘写上保存内容的相关属性，并建立数码照片档案光盘目录，方便对数码照片对外提供利用，也可防止数码照片的丢失或损坏，确保其安全。
        2.4在主动开放开发中提升价值
        一是要摒弃“只有别人来要，我才去找”的被动利用思维，在保证信息安全的前提下适当借助公共展示平台或新闻媒介，主动开放现存的数码照片档案，让静态的档案“走出深闺”，使更多的公众与个人感受到档案的魅力，享受历史老照片带来的视觉冲击或情感回忆，进一步增强全民档案意识；二是要做好主动开发工作，结合改革、发展、建设等重大纪念活动深度挖掘数码照片档案的开发利用资源，通过图片展、纪念画册、视频影像等多种形式展示出来，使照片档案发挥其应有的价值。
        结束语
        档案管理人员应具备现代化的信息服务意识和较强的业务素质，不断研究数码照片管理手段和信息化的技术处理能力，掌握相关规范要求，严格按照规范对数码照片归档，并对数码照片档案的管理进行创新，最大限度发挥数码照片档案的价值，为各项业务工作做好服务支持。
        参考文献：
        [1]杨旭飞.环境治理数码照片档案管理策略[J].兰台内外,2019(27):65.
        [2]王力,杨媛媛.对卫生健康数码照片档案管理的思考[J].甘肃科技,2019,35(16):114-115.
        [3]马竞.医疗机构数码照片档案管理现状与应对[J].江苏卫生事业管理,2019,30(04):490-493.
        [4]高媛媛.数码时代医院照片档案管理及利用探索[J].兰台内外,2018(07):33-34.