国网四川省电力公司蓬溪县供电分公司 四川省遂宁市 629100
摘要:随着我国科学技术的不断进步，各行各业的发展已经离不开互联网，档案管理是一项复杂的工作，传统的管理方式已无法适应时代的发展要求，而引入信息技术能够降低工作难度，提高工作效率，更加符合工作的特点，本文主要对建设数字化档案管理工作的实践进行分析。
关键词:档案管理；数字化
档案是企业在运行过程产生的重要文件，对于企业长远发展有深刻的参考价值，档案不仅仅是对已经发生事件的记录，更是管理者在制定长远发展计划时的重要参考内容。随着“互联网+”概念的深入，企业档案管理工作实现数字化已经成为必然需求，相关工作人员应及时创新工作形式，加强业务的办理能力。
1.数字化档案管理的内涵
所谓数字化档案管理是指对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管并实施电子存取服务。数字档案馆是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现，是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案部门在工作方式上的一种创新，它不仅可以充分发挥其信息优势，为利用者提供及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，而且能够满足科学研究大型而复杂的课题需要、企业发展、工程管理等需求。它以多种语言、文字的形式传播中国悠久的历史文明，而且有利于创造良好的社会发展环境，促进国家经济建设的发展，在落实科教兴国战略的方面可以充分发挥档案工作的作用。传统的档案管理由于存储空间大致使查找检索费时，备份档案时对人力物力的需求很大，人工处理不可靠.维护起来也不方便。而档案数字化管理可大大改善这一问题，档案数字化管理一般可通过扫描仪将纸质档案信息录人到计算机数据库中，通过检索词条进行查找相关信息。用计算机存储档案信息的优点是检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。
2.数字化档案管理的优势
2.1提高办公效率
我们所认知的档案管理，大部分是最为传统的人工参与操作的文书整理和保存，操作的整个流程比较繁琐，并且特别耗费时间，对于档案信息安全存在很大的隐患性。实现档案管理的数字化管理，使得档案管理工作变得简单可靠，节省人力、时间，易于查找。档案管理的数字化，一方面能多方向地实现资源共享，并且查阅的速度也能适当性的对所需要的信息进行针对性的查询，并且也不会受到时间或存档单位的基本限制。
2.2保存的稳定性
纸质的材料档案会受到时间的限制，存在一定的脆弱性，在使用过程中受到不同程度的损耗、损坏，存在较大的不确定性。数字化档案保存就是把传统档案信息转化成数据，上传到电子数据库，保存既方便使用也便捷。多媒体的运用基本上成就了信息化档案保存的永久性，档案管理具有很强的稳定性。
3. 数字化档案管理工作的实践
3.1档案数字化管理人员的实践
企业档案数字化需要经由专业的技术人员和管理人员进行实施，为了确保数字化的质量保障，必须要提高技术人员和管理人员的档案管理以及数字化意识、技能等能力，通过档案数字化更好的完成档案管理工作。对于企业档案管理的人员管控，需要做好以下几点：
（1）做好数字化档案管理的意识和工作重视，积极强调并贯彻落实档案数字化的重要性、积极意义和工作要求，如在提交档案时，必须同时提交档案资料的电子版，实现电子档案的录入和交接功能；
（2）建立完善的档案数字化管理制度，管理人员根据不同的的职能进行明确的分工，落实管理责任，在档案数字化管理工作中，可以根据职能的不同，进行收集、录入、核查、修改等不同工作。
档案数字化管理与传统的档案管理工作理念一致，必须要确保档案的准确性和完整性，对于不同的档案进行不同分类、分级等区分管理；
（3）重视对管理人员的工作技能培训，档案数字化具有一定的技术要求，所以在选择档案数字化管理人员时，可以针对数字化管理工作的技能要求，选择符合要求的管理人员，或对管理人员进行工作技能的培训，提高管理人员的管理能力。数字化技术随着科学技术的不断发展而发展，进行档案数字化工作时，也要适时地进行调整和改善，同时，管理人员的管理能力也要不断优化，从而提升档案数字化效能。
3.2企业档案数字化管理工作的实践
企业档案数字化管理工作会受到多种因素的影响，使档案数字化的优势没有得到充分的发挥，不利于管理工作的开展。部分企业在档案数字化工作中，没有投入档案数字化所需求的硬件设备或软件系统，使档案数字化工作无法取得预期的效果等。所以，为了保障企业档案数字化管理工作的质量，需要采取相应的措施：
（1）不断优化档案数字化工作方案，明确档案数字化的工作方向，克服档案数字化过程中的阻力，使档案数字化工作方案更具可行性和指导性，尽量减少不同因素对数字化工作的影响；
（2）根据企业自身的档案管理情况，选择具有实用、可行的数字化技术，使数字化技术适应企业对档案信息化质量的要求，否则，既会增加工作难度和工作时间，也会导致经济成本的增加;
（3）建立档案数字化管理平台以及相关的管理制度，充分开发和利用档案数字化的管理优势，使企业档案的收集、管理、使用和保管等工作的质量得到提高；
（4）明确档案数字化工作流程，企业档案数字化流程通常包括档案资料的收集、整理、建立目录、扫描资料、处理图像、资料核查、资料挂接、资料备份、归档保管等几个环节，企业需根据自身的实际情况，建立明确的档案数字化工作流程，尽早实现档案数字化管理。
3.3企业档案数字化安全性的实践
在企业档案数字化建设中，安全问题是十分重要的内容。数字化档案在保存、传输、利用过程中都可能出现安全风险。企业的档案信息是严格保密的，因此在档案数字化建设中必须要做好安全保密工作。
（1）提高控制技术方面的措施。数字化档案管理模式则需要利用现代化的技术手段，充分的利用网络技术，在计算机中寻求相应的帮助，如可利用防火墙技术、密码加密技术、数字签名技术等提高档案管理系统运行的安全性，进而为档案管理工作提供一个安全的操作环境。尤其是加密技术，此种技术当前网络信息安全管理中应用比较广泛的一项技术，属于比较安全的控制模式，且使用效果较好，对提高档案资料等信息文件的安全性，保证档案资料的完整性等均起到了积极的作用。档案加密技术中，所涉及的具体的加密方式又比较多，如密钥非对称加密方式，能够有效保证信息传输的安全性。还可通过使用公开密钥和私人密钥，在信息发送和接受的过程中，有效防止第三方对档案信息的截获和解码，进一步保证档案数字化的安全保密水平。
（2）完善相应的控制制度。企业在进行数字化档案管理的过程中，各工作人员要将档案信息的安全保密工作重视起来，但是在切实做好档案数字化安全保密时，需要健全的档案管理规章制度为依据，要进一步明确在互联网及信息化环境下，档案管理工作的正确程序，对档案管理人员的工作职能和责任制度进行明确的划分，保证档案数字化管理工作在相对安全的环境下进行，促使档案信息资料能够得到安全利用。企业可根据档案资料的内容对其安全等级进行划分，然后根据各工作人员所负责的工作范围，得到相应的文件处理的权限。企业还要加强对档案管理人员的岗前培训，促使企业档案管理工作在安全的环境中高效的进行，使企业管理人员及相关问题的决策人员能够在共享档案资料信息的同时，保证档案信息不被泄露。另外，企业还要注重对档案数据库的定期维护，如可针对电磁波、非法拷贝、病毒进入、计算机硬件零件出现损坏等，加强对这些现象的预防，保证档案数据信息不丢失、不缺损、不盗用。部分档案管理人员为了防止档案信息丢失、受到破坏等，对部分档案信息进行了备份，但是需要注意的是，在备份数据时，要及时做好相应的登记，并及时加密相应的档案数据信息。
4.结束语
数字化档案管理工作起到了节约资源、方便查询，存储安全、减少资料调取环节等多个方面的作用。但档案管理工作在未来，还可以与信息技术共同在信息平台、部门协作、档案信息管理系统开发等若干个方向合理发展，打造更加科学更加和谐的档案管理工作氛围。
参考文献：
[1]李智华.新时期档案数字化管理的意义分析[J].低碳世界,2018(03):350-351.
[2]丁学刚.文化馆档案的数字化管理探究[J].人力资源管理,2017(10):332-332.