摘要:档案数字化出现依托于信息技术的不断成熟，是和大数据相结合的一种档案管理新技术，当前数字化技术已经应用到我国的诸多领域，实现档案管理和数字化技术的结合，有效解决传统纸质档案存储安全性低、数据容易丢失的问题，还极大地减小了占用空间，数字化档案查询管理和信息资源的共享更加便捷，便于企事业单位进行档案的利用，有利于对档案资源的优化配置，进而推进其他工作的有效开展。本文主要就数字化技术在档案管理工作中的应用相关问题进行探讨，希望对相关的档案管理工作具有借鉴意义。
关键词：数字化技术;档案管理;应用对策
实行数字化档案管理方式，可以充分迎合时代发展需求，也是档案管理工作得以稳定发展的重要因素。现阶段，档案数字化管理服务需求量在持续增加，而且其操作也极为简便。实践表明，其在建设发展当中，存在部分问题，因此需要探索出有效解决途径，本文就此展开论述。
1数字化技术特点分析
1.1依赖虚拟化载体
数字化技术主要利用各类信号进行数据和信息的加工、传输和存储，信息和数据的载体需要依赖大容量的计算机内存，还包括一些服务器和光盘、磁盘等，数字化技术需要依赖计算机设备进行查阅和处理，从这个角度上讲，数字化技术也是一种虚拟化技术，这也是数字化技术的重要特点。
1.2信息处理快速
数字化技术的另一个显著特点是信息处理速度，数字化技术以快速的处理和传递信息为优势，在短时间内，信息和数据的传输共享由数字化技术来完成，计算机高速处理能力十分明显，对信息数据的处理速率决定了数字化技术的强大优势，这也十分符合档案管理信息化的要求。
2档案数字化建设的意义
2.1是时代发展的必然要求
随着我国科学技术的不断进步，当前计算机技术以及通信技术得到了广泛的应用，随着计算机技术以及通信技术的广泛利用，我国也正式进入到了信息化时代，极大地改变了人们的生活方式，显著的提升了工作效率，将信息技术利用到各行业中，也让档案管理工作发生了巨大的变化，不断向着信息化和数字化的进程发展，与此同时也对新时期下企事业单位档案管理人员提出了新的要求，相较于传统的纸质档案管理，数字化档案管理更加便捷，查询和利用档案资源更加方便，迎合了新时代的发展需要。
2.2是社会发展的本质要求
在当前的企事业单位中，档案可以通过文字、图片、音频、视频等诸多形式体现出来，这些信息资源对企事业单位的发展产生了重要影响，也是社会发展的重要资源，具有极高的经济价值，在通信技术和信息技术不断发展的背景下，企事业单位也在不断加快信息化建设进程，提升着档案管理工作的实效性，便于对信息资源进行管理，在档案数字化建设的背景下，企事业单位对信息技术的利用不断深入，加强了各部门之间的联系，以此实现企事业单位的健康发展。
3档案数字化建设实践中存在的问题
在信息时代下，我国档案也在加快数字化建设，进而有效节约人力的投入，显著提升其事业单位档案管理效率。不过在当前的档案管理工作中还存在着一定问题。
3.1档案数字化管理缺少规范性
当前，大部分企事业单位在档案管理中，存在些许不足之处，即档案管理工作相对滞后。首先，未建立健全档案管理模式与机制。在大部分企事业单位当中，会将多数资金投入科学技术研发等重要领域。因此，对档案管理工作缺少重视。资金投入不足是档案管理模式滞后的主要原因之一。其次，管理人员专业程度有待提高。在大部分企事业单位中，鲜有专门学习档案管理的工作人员，而且在企事业单位中多由其他相关专业者兼职此项工作。所以，在专业程度上略显不足，管理水平有限，无法有效规划与发展档案管理工作。
还有少数专业人员即便掌握较多档案管理知识，但未将理论知识结合实践操作。还有少数企事业单位，非常不重视档案管理，对岗位从业者要求不高，甚至将即将退休的员工安排到这一工作岗位上。这部分员工在进行档案管理时，未根据现代化管理要求与规范进行操作，而且对于计算机知识所知甚少，不能娴熟利用现代化管理手段从事这一工作，间接导致档案数字化管理遇到难题。
3.2档案数字化管理认识不足
现阶段，我国正处在档案数字化建设初始阶段，尚未透彻理解档案数字化管理模式。第一，从业人员专业化程度较低，在这一岗位上工作的人员，少有对口专业出身，因此致使其专业理论素养缺失，即便为本专业出身的工作者，也会或多或少存在理论与实践相分离的现象。第二，从业者在研究档案数字化时，极易受限于传统思维，创新突破意识不足。多数情形下，仅是在原有管理基础上进行延伸与拓展，显得非常局限，对于档案数字化缺少深刻理解与领会，并形成认知偏差，进而使其对于数字化档案建设具有盲目性。许多企事业单位为发展数字化档案，会专门建立数字化档案馆。在建立中，并不具备完整的建立方案，有时会在建立后期出现资金不足等问题；在数字化档案馆使用中，因为前期的工作弊端，致使后期需要投入高昂的系统维护费用等。
4档案管理中数字化技术应用对策
4.1建立数字化档案管理系统
数字化技术必须要依赖先进的技术和系统来应用，数字化技术具有较为强大的功能，档案管理单位要结合实际档案资料的管理情况，建立数字化档案资料管理系统，做好档案资料的整合和处理，进而保持档案管理的高效性。档案管理数字化建设要加大投入，购置需要的扫描机复印机，做好档案资料的检索和编目等，突出档案资料的价值。
4.2搭建档案管理云计算信息处理平台
数字化技术与云计算技术有异曲同工之处，新时期，档案管理工作要突出数字化技术的优点，云计算技术的应用也具有可圈可点之处，云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信息和资料。数字化技术和云计算技术都具有一定的网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户。档案管理需要建立云计算平台，实现档案资料的共享，建立云平台可以及时更新信息，还可以实现资料的快速共享和传播，进而提高档案管理的便利性。
4.3做好电子文件的收集和整理
档案管理中有很多电子资料或文件，利用数字化技术比较重点的就体现在对于电子档案的收集和管理，包括文件、照片、录音、视频等资料，档案管理部门还可以利用专业设备，将纸质档案资料转化为电子文件资料，例如利用扫描仪等扫描档案资料。档案管理部门要转变传统的人为管理模式，实现电子文件的科学归档和管理，节约大量的时间和精力。档案管理部门要制定扫描机技术规范，确定扫描索引信息，对扫描过程环节进行控制，做好扫描监督。
4.4数字化技术应用在档案检索和查询中
档案管理数字化建设要突出档案资料的价值，要重视档案资料的检索和查询，在档案资料检索和查询时，要根据固定的关键词检索档案资料。及时确定档案资料的位置，利用数字化技术在数据库进行检索，避免检索复杂化，提高了检索的效率。数字化技术的应用可以打破时间和空间的限制，进而提高档案资料的管理应用效率。
结束语
档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。我国比较重视档案管理工作，从企业到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。
参考文献
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