摘 要：针对目前铁路工程建设中项目档案存在的主要问题，围绕项目文件的形成、收集、整理和移交，提出施工企业做好铁路工程项目档案工作的几点建议。
关键词：铁路工程；档案管理；问题；建议
铁路工程通常包括线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、给排水、四电、房建等诸多专业，具有体量大、线路长、专业多、工期长、技术复杂、参建单位多等特点。这些特点决定了铁路工程项目档案的形成积累量大且复杂，收集整理时间长、难度大。因此，只有强化项目档案过程管理，保持其形成、收集、整理、归档与项目建设过程同步，才能使其更好地发挥有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能。以下笔者就铁路项目建设施工单位在项目档案工作中存在的主要问题谈几点建议。
一、施工单位项目档案工作存在的主要问题
1.项目档案管理控制措施落实不到位。一是项目档案管理“三纳入”不到位。很多项目未能做到将建设项目档案工作纳入项目领导议事日程、纳入项目规章制度及项目建设管理程序、纳入项目有关部门职责范围和有关人员的岗位职责。二是项目档案工作与项目建设“四同步”不到位。建设项目档案工作应与项目同步规划设计、同步安排布置、同步检查指导、同步竣工验收，但事实上还存在项目文件形成积累滞后于项目建设的现象。三是建设项目档案进行“前端控制、过程跟踪、全程管控”的力度不到位。项目分部对自身形成的建设项目档案管理及自检不到位，项目本级也未能做好对所属分部项目档案情况的督查工作。四是项目档案“预立卷”制度落实不到位。存在项目档案收集不及时、不齐全，整理欠规范，存放混乱，项目档案缺失，日常项目档案管理台账不完备等问题。
2.项目档案质量不满足归档要求。一是项目档案齐全性、完整性不满足归档要求。项目档案存在文件不齐全、签章不完备、原件份数不充足等现象，影响竣工文件归档的完整性和法律效力。二是项目档案内容准确性不满足归档要求。各项目的竣工文件或多或少存在数据不准确、填写不规范、计量单位不统一等现象，影响竣工文件归档的准确性。三是项目档案系统逻辑性不满足归档要求。存在的相关项目文件之间不系统、不配套，缺乏逻辑性和有机联系，无法相互印证的现象，甚至严重影响竣工文件归档的系统性。四是项目档案整洁性、美观性不满足归档要求。项目档案存在人员签字无法辨认，印章不清晰、不完整，字体不工整，文面不整洁，各分部（或工区）形成的项目档案标准不统一等现象，影响竣工文件归档的规范性。
3.部分项目档案保管存在安全隐患。一是项目驻地档案保管设施不完善。项目没有设立独立的档案室，或是没有安全保管设施、设备以及适合的档案装俱，无法满足档案保管“八防”要求，不能彻底杜绝项目档案保管存在的安全隐患。二是部分项目工点的项目档案归档不及时。一些项目的分部下设许多工点，项目档案在工点形成后未做到及时向分部（或工区）档案室移交，因工点安全存放条件有限，项目档案长期存放于工点存在极大安全隐患。
二、项目档案工作存在问题的原因分析
1.施工单位对项目档案工作重视不够。
目前，绝大多数施工单位只重视成本控制、工程质量、安全管理、施工进度，轻视项目档案工作，或项目档案管理制度和组织机构不健全，或制度执行措施和结果不到位，或缺乏有效的档案管理组织，加之铁路工程项目档案因其形成体量大、时间长、专业多、技术高、施工人员流动性强、人员更换时有发生，使得铁路工程项目档案工作影响因素多且复杂。
2.缺乏高素质项目档案工作业务人才。
项目档案工作枯燥乏味，辛苦又不出成绩，施工单位普遍认为这个岗位不重要，或不配置专职人员，或不指定兼职人员，或将其定为安置型岗位，甚至将项目档案工作进行外包。配备在该岗位的人员一般为新入职员工，层次低经验少，专业技术水平差，甚至不懂技术，因此必然会导致施工单位项目档案的诸多问题。
事实上，项目档案工作人员除应具备专业技术和档案业务知识，还应具有足够的耐心、细心和责任心，才能够应对铁路工程项目档案工作的复杂多变性。
3.项目档案前期策划和过程控制缺失。
施工单位在项目上场前期策划工作中，普遍重视对成本、安全、质量、工期等工作的策划，缺少项目档案工作策划。在大干快上的施工节奏下，对项目档案工作督查、整改管控力度不足，导致项目档案的形成、收集与工程施工进度不同步。相关业务部门沟通不畅，部分项目文件在工程完工后进行后补等现象时有发生。这些都是造成工程项目档案不完整、不准确、缺乏逻辑性、真实性和有效性的主要原因。
三、施工单位做好项目档案工作的几点建议
1.强化项目档案责任意识。一是单位领导的重视是关键。首先应成立项目档案工作领导小组，明确各方职责，建立健全项目档案管理制度，规范项目档案管理工作；其次应加强对项目档案业务人员在专业技术及档案管理等方面的培训，提高其综合业务水平，保证其薪资待遇。二是档案人员的业务素质是基础。施工单位项目档案业务人员应具备较强的事业心和责任感，掌握收集要点，明确收集要求，注重收集和积累各种载体形式的项目档案，不断提高工程技术和档案管理业务能力，培养良好的职业素养，大胆创新工作方法和手段，加大计算机等信息网络技术的应用力度。
2.落实项目档案管控措施。一是加强项目档案“三纳入”“四同步”管理力度。各项目要将项目档案工作纳入项目建设计划和工程项目年度考核、纳入岗位责任制和项目经理业绩考核、纳入管理程序和工程评优范围，督促有关人员在各自职责范围内做好项目档案工作，实现项目档案工作与项目建设同步规划设计、同步安排布置、同步检查指导、同步竣工验收。二是加强建设项目档案全程管控工作力度。各项目本级要进一步加强统筹安排，充分发挥领导作用，对各分部（或工区）形成的项目档案做统一要求，采取定期或不定期检查指导的方式加强管理。各参建单位的档案部门和相关业务部门也要同步做好监管工作，保证项目档案的完整性、准确性、系统性和规范性。
3.提高项目档案质量。一是提高项目档案形成质量。各项目应备足归档原件份数，统一文件材料用表式样及填写标准，规范填写内容，完备签章手续，规范文整质量。二是提高项目档案整理质量。推进“预立卷”制度，在工程项目实施前，领导项目档案归档范围、分类方案、编制案卷类目，设置预立卷档案盒，建立健全资料台账体系。在项目实施过程中，按有关规定、规范、标准等对形成的项目文件进行对照检查后，归入“预立卷”档案盒，并健全案卷目录和卷内目录。同时建立文件借阅登记簿，借出时登记清楚，归还时随时归卷。三是加强项目档案人员管理。尽量做到项目档案人员稳定，各单位档案部门对项目档案人员要建立报备制度，建立项目档案人员信息库，让（在岗、离岗）档案人员情况始终处于可控状态。当调整项目档案人员时，要认真履行资料及其台账的交接手续。
4.加强项目档案安全管理。各级项目要切实提高对档案安全工作的认识，切实强化档案安全管理工作。通过设置独立档案库房，购置符合国家行业标准的档案设备装具，配备满足防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害气体等“八防”要求的设施设备等措施，确保项目档案保管安全。通过严格履行项目兼职档案员变动时的项目档案交接手续的措施，确保项目档案交接安全。
从《中国铁路总公司关于印发〈中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法〉的通知》（铁总档史【2018】29号）中的“铁路建设项目文件归档范围和保管期限表”中，我们不难看出，国家对铁路项目应归档文件要求越来越高。铁路项目在建成通车后，保存下来的，除了工程实体外，还在项目档案，这些档案的存在，除了使其具有有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能外，在展开这些档案的同时，我们几乎可以还原再现铁路项目建设过程中的每一个细节，项目档案也成为展现铁路项目建设者辛勤工作的完美画卷。
参考文献：
[1]崔红．规范铁路项目档案 助力精品工程建设[J]．中国档案，2019（7）：68-69
[2]王秋红．铁路客运专线施工企业项目档案管理探析[J]．陕西档案，2017（5）：28-29