昌吉市城乡客运交通管理处 新疆昌吉 831100
摘要：档案属于记录资料信息的主要途径，做好档案管理工作是保障企业、组织持续发展的关键。因为时代与相关技术的不断转变和发展，档案管理工作也在不断地转变，档案管理工作中信息化技术的引入导致管理工作发生了根本性的改变。基于此，文章就电子信息技术在档案管理中的有效应用展开论述。
关键词：档案管理；电子信息技术；有效应用
引言
传统的档案管理存在许多的弊端，比如在档案信息的记录和整理上效率较低，容易出错，也不方便保存，容易导致文件的丢失，而且资料的查询工作上也比较繁琐。而电子信息技术不仅可以解决这些问题，还具有较多的优势，是当下信息时代发展的必然要求，也是未来社会档案管理发展的必然趋势。所以，加强对电子信息技术的运用，深入的运用其优势来提高档案管理的水平和效率，是当下需要不断探索的问题。
1 档案管理中电子信息技术的作用
从整体上分析，电子信息技术已经成为档案管理中的重要手段，所带来的优势众多：其一是可以转变档案管理的载体，在实现计算机全程管理之后可以有效进行信息数据的远近数据与处理，尤其是能够取代纸质文件，易于保存与查阅，方便他人查询档案资料，减少了劳动力，提高了档案管理的效率。其二是改变档案的分类，众所周知，原先模式下档案内容众多，包括了人事、文书等，电子信息技术的有效应用可以将传统分类方案打破，实现档案信息管理模块，一般而言，一份完整的档案信息分散在多个管理模块之中，但是通过搜索关键词等方式，可以随时调整类目，实现分类的科学与规范。其三是改变了档案的接收与保管，在电子信息技术的应用下，档案管理者可以积极地介入到文件的形成与保管之中，从而接收档案，并且在进行归档的时候，能够根据档案内容与类型归档到相应的管理模块之中，从而提高了效率。从另外一个角度分析，在保存方面同样具有优势，可以将档案以电子文档的形式存放到计算机之中，在档案收集工作全面结束之后，可以按照计算机分类程序软件实施分类，实现保存，即便在发生问题后出现档案丢失的现象，也可以及时恢复，或者提前做好备份，从而提高安全性。
2 档案管理现存的问题
2.1 重视程度不够
长久以来，档案管理工作一直存在不受重视的现象，具体表现为以下几个方面：第一，部分单位对档案管理工作不重视，甚至认为档案管理工作可有可无，从而导致档案管理者在工作中容易出现缺乏热情的现象。第二，由于人们普遍对档案管理工作不重视，认为档案管理工作谁都能做，认为非专业人士也能很好地从事档案管理工作，容易导致档案管理人员流动性较大，甚至经常处于交接状态，严重阻碍了档案管理工作的顺利开展。第三，部分单位由于发展规模较小，存在档案管理工作一直由其他部门兼管的现象，不利于档案管理工作的有效进行。
2.2 人工及时间成本过高
传统的档案管理存在工作效率不高，而人工及时间成本过高的现象，具体表现为以下几个方面：第一，由于对档案管理工作的不重视，导致档案管理的工作模式落后，造成档案管理工作效率不高的现象。第二，档案管理制度不完善，从而导致档案管理不规范，进而导致档案管理工作的效率低下。第三，部分单位由于硬件配套设施较为落后，存在档案与办公文件混杂管理的现象，导致档案管理工作的人工及时间成本过高。
2.3 信息化程度不足
部分单位存在信息化建设不足的现象，难以有效地利用电子信息技术进行档案管理，具体表现为以下几个方面：第一，资金不足，缺乏必要的硬件设施。第二，部分单位虽然开展信息化建设，购买了大量的现代化办公设备，但没有引进档案管理相关的软件，仍采用传统人工模式开展档案管理工作。第三，部分档案管理人员的信息素养不高，导致利用电子信息技术进行档案管理的有效性不高。
3 电子信息技术在档案管理中的运用
3.1 进行资料的搜集和整理
首先，对资料进行搜集时，可以进行线下的调查，也可以通过网络的搜索和传递，不断的完善档案信息库；然后将所有的文件统一转化为电子文件，对每个文件进行正确的命名，可以提高归档分类的效率；利用相应的归档程序来进行档案整理，同时还可以依照不同的标准进行不同的分类，比如时间、内容、类型等。最后，再利用电子信息技术进行统一的梳理，提高准确性。
3.2 对档案进行查阅
电子档案在查阅时非常方便，只需要进入档案电子库，就可以实现自主的查阅。不仅可以在线的搜索，还可以直接在终端进行查阅。当然，为了保障档案信息的安全性，需要给与查阅人员相应的权利，同时为了防止档案的泄露，还要加强对文件的实时监测，避免被盗用和剽窃，给不法分子可乘之机。所以，要对指定人员赋予自主查阅的权利，要设置特定的用户名和密码，同时在查阅过程中，最好需要通过电子网络进行远程的监控。
3.3 对档案进行调用
电子档案的调用相对来说就比较容易了，当然不是进行简单的文件传输就结束了，需要根据借阅的内容进行查阅、调出，然后打印出来，或者进行网络传输，能够有效的避免纸质档案在传递过程中容易遭受破坏的问题。为了保证档案信息的安全，也要进行权限的审核，对调用的资料进行审核，同时要对资料内容进行精确，尽量减少不相关资料的外借。另外，要完善档案调用的相关制度和程序，提高电子档案保密系统和安全系统的运行效率和质量，提高软硬件设施的安全稳定性，保证档案管理工作的有效进行。
3.4 对档案进行销毁和恢复
纸质档案进行销毁时，需要经过多重确认程序和工作流程，然后进行粉碎销毁或者焚烧销毁。而且这种操作是无法复原的，一旦出现错误，将损失巨大，所以销毁的程序是比较复杂的，才能提高正确率。而电子信息档案，可以利用计算机程序，对相应的档案资料设定程序，只要超出相应的使用期限，就可以进行自动销毁，而且一旦有出现差错，也可以通过技术进行数据的恢复。当然，在程序上，仍然要遵守规章制度，不能随意的对档案进行销毁和恢复。
3.5 规范档案管理标准和安全信息保证系统
做好规范化的管理体系是提高档案管理工作实效性的关键，只有在持续规范和优化制度体系的同时才可以更好地确保档案管理的技术水平。在具体的管理流程方面，必须做好归档、接纳、储存与交换等多方面制度体系的建设，同时突出落实信息化的管理机制。档案管理必须从起点与终点两方面着手，在标准化制定的同时，需要做好相应的宣传。安全属于信息化环境下档案管理工作的重点，在管理工作中需要从硬件设备、软件设备双方面做好对档案的安全性管理，强化网络平台的安全性建设与管理工作，提高档案信息的安全性，提高档案实践性应用价值。
3.6 档案保管的安全性维护
在进行档案管理时，会出现借阅情况，相关部门除了要建立电子信息管理系统，还要对档案的安全性和保密性进行管理。首先要加强档案的信息化建设，实现全面的电子档案管理；创建网络监督平台，维护对档案管理工作的每一个环节和流程进行实时的监控，及时的发现问题，阻止信息安全事故的发生。只有保障了资料的安全，才能提高档案管理的整体水平。
结语
综上所述，运用电子信息技术进行档案管理工作可以有效的提高档案管理工作的效率和质量，改变传统相对繁杂的工作模式，促使档案管理工作更加趋向于专业化和信息化。
参考文献：
[1]郭瑞苗.电子信息技术在档案管理中的有效应用[J].电子技术与软件工程，2018（18）：251.
[2]蔡利红.电子信息技术在档案管理中的应用探究[J].传媒论坛，2018，1（18）：145+147.