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档案管理在水务集团管理中的新特点贺丽桔

发表时间：2020/9/4 来源：《基层建设》2020年第11期作者：贺丽桔

[导读] 摘要：档案作为能够完整记录已经发生的某一领域的信息载体。

        广州南沙粤海水务有限公司
        摘要：档案作为能够完整记录已经发生的某一领域的信息载体。随着我国经济的迅猛发展，水务集团也逐渐由原来的单一化管理走向了一体化的管理模式，水务档案管理也随之出现了一些新的时代特征。尤其是在城市的供水管理、城市新区规划地下水的规划利用管理，以及一些新的水务工程项目。这些都为当前水务档案管理增加了新的内容。水务档案的管理变得更加复杂，尤其是计算机互联网的全面普及和兴起，这些对档案管理工作有了更多的新要求。
        关键词：档案管理；水务集团；档案；应用管理
        引言
        水务档案是水务建设和水务管理过程中形成的具有保存价值的重要历史记录，也是水务建设、发展和管理的重要依据。随着我国水务事业的发展，水务档案管理面临着新挑战、新机遇，要求广大水务档案工作者认真研究水务档案新特点，在以往的传统纸质档案管理工作中，对档案管理人员的要求相对比较宽松。但是随着计算机和互联网的兴起，对纸质档案管理起到了质的改变。以往传统的纸质档案存在着很多不能回避的问题，譬如纸质文件不容易保存极易损坏，而且占用的空间比较大，在相关文件内容查找过程中速度很慢，保管维护工作量巨大。完全无法胜任快速发展的水务集团的相关业务。通过使用新技术和新设备就可以完全解决这些问题。如今的硬盘存储空间可以扩展到TB的存储级别，为现代化档案的存储提供了很好的物理载体。使其具备了更长的保存时间、存储容量大、便于检索查询和浏览相关文件档案，便于档案的备份和保管。通过互联网可以进行异地访问，多部门共享档案，对档案管理和使用有着巨大的帮助。作为一名水务集团的档案管理人员，我们应该全面掌握和了解如何应用好这些先进的管理技术，这也是未来水务集团档案管理的发展必然趋势。
        一、水务项目档案管理工作的重要性分析
        在现代社会体系中，通常将城市作为一定区域范围内经济、文化、物流、信息等中心聚集地，对社会的正常运行以及人们的日常生活都造成直接影响。而在城市管理中，一般会对道路网、电力网、水网和信息网等进行统一管理，这些网络也是城市里极为重要的基础设施以及现代化的重要标志。城市中的水资源开发、利用、治理、配置、节约和保护等工作需要水务系统工程负责，同时它还在水源开发、防洪、供水、排水、污水处理等方面发挥着难以替代的作用。从某种意义上说，水务系统工程是城市建设与发展的重要前提，也是现代化城市管理中的重要组成部分。有鉴于此，做好城市水务项目档案管理工作是提供稳定水资源、保障生态环境、促进城市可持续发展的一大助力，也是传统水务向现代化水务转型的必然要求，对现代化社会的发展具有深远的意义。
        二、水务档案出现的新特点
        2.1水务档案内容新
        水务档案是整个水务工作建设和水务事业发展过程中具有保存价值的重要信息记录。随着经济社会的快速发展，以及现代水务管理模式的变革，BOT项目的引入等，水务档案管理的内容包括了水文数据、气象数据、地质数据、水务工程建设等。此外，随着大数据、遥感、光电，以及通信等新技术的应用，给水务档案增添了许多新的内容。
        2.2水务档案形式新
        档案具有原始属性，即档案的保留注重其形成时的原来形态。随着大数据、云计算等现代信息技术在水务档案领域的广泛应用，传统的记载水务档案的信息形态不仅仅局限于文字、图片，还增添了许多水务档案中数字符号、声像档案资料、设备档案、合同资料等。水务档案的形式以文字、图片、数字符号、声像等多种形态存在，并以纸质、照片、光盘、磁盘等多种载体方式实现水务档案的保存和管理。
        2.3水务档案载体新
        传统的水务档案载体主要记录各种重要水务信息资料，见证重要活动、重要历史时刻的纸质、照片资料等。随着信息化、数据化技术的广泛应用，水务档案的载体形态也丰富多样，有光盘、磁盘等档案信息存储介质，也有塑料制品、半导体存储器。通过计算机以及数码设备产生的电子档案载体形态（如MP3、DVD），实现水务档案信息的网络传输。
        三、水务集团的管理方式
        现代化的水利事业主要体现在以下五个方面：1.防洪安全问题得到了有利保证。2.城市水污染治理要达到相关指标，要有效控制水污染，改善人民生活环境和水环境。3.现代化的水资源配比。4.要对水资源进行统一管理，完成水务管理的体制建设。5.提高水资源的合理利用。我们要想实行水资源的统一管理，就必须要实现水务集团的现代化管理，就必须要有信息技术作为基础，先进的科学技术作为理论依据，而档案可以作为科学和利用的手段。现代化的档案管理是实现水务集团现代化统一管理的有利保障。现代化的档案管理与传统意义上的档案管理有着很大差别，很多新的特点需要我们用新的管理模式和技术进行管理。
        同时，也需要我们采用新的防护措施来保护我们的档案资料。在对传统档案纸质资料保存时，应该注意保存时的防腐、防虫以及防潮等。对于使用硅介质的半导体存储设备来说，要对存储介质进行防静电和防紫外线照射，对于磁介质存储器要求进行防磁保护处理，对于光盘的保护要尽量减少盘面的磨损。

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涉及水务集团项目的重要档案，必须要采取一定的保护措施，防止意外发生。同时，特殊档案文件应该采用数据加密技术做好文件保护工作。
        利用科学合理的分类方法对档案进行重新分类，新的分类方式首先要满足科学现代化的管理。此前，传统档案管理的分类方式已经不能满足档案管理的发展需求。我们通过计算机软件设计编程，可以对计算机中的数据库进行更加多元化的检索分析，利用不同的条件，或者多个条件对数据库中的数据进行有效检索。同时，通过大数据的方式挖掘常用档案的使用频率，对其档案进行优先筛选和查找展示。新的分类技术完全可以借鉴计算机数据库的分类方式，从而让使用者尽快的找到自己所需要的档案数据。
        我们为了能够更加便捷的查询、检索和阅读相关的档案数据，必须制定新的标准。在不破坏档案原始属性的前提之下，我们大多采用微缩技术对纸质档案进行处理。但随着科技的发展，现在的档案大部分都已经形成电子化，有些文件本身就是数字化的档案资料，也有一些是需要进行数字化处理的档案资料，要对其进行整理、分类、打包，再进行数据压缩处理，这样有利于各部门调用所需档案资料，进而提高档案查询访问速度，提高各部门的工作效率。我们所要做的这些都是基于一个新的档案管理标准，只有这样才能提高计算机在档案管理中的作用，才能更好的发挥出档案资料应有的使用价值。方便用户的查询和使用，才是作为档案管理人员所追求的最终目标。
        我们建立档案的最终目的是方便单位人员查询相关工程的文件信息，为其正在实施的项目提供技术参考和理论依据。但是随着互联网技术的迅速发展和普及，世界上的任何一个国家都不可能孤立存在，尤其是我国作为一个迅速发展的国家，不可能自己关起门来搞现代化管理，我们要实现档案信息共享。信息共享为人们带来信息便利的同时，也存在着很多安全隐患。一些重要档案资料只允许相关人员查询，在这种情况下，信息共享就显现出了很多弊端。所以，我们对信息共享要进行更加细致的安全级别授权。对不同类型的档案进行分级查阅，按照查询人员的不同授权级别和不同的授权方式，或以不同的查阅方式，实现有针对性的档案查阅。
        四、计算机在档案管理中的重要作用
        计算机是档案现代化管理的主要工具。很长一段时间我们的档案管理系统只运行在单独的计算机上，而且主要实现的是用于档案编目的检索工作。但是随着互联网技术的普及，在水务集团档案管理工作当中，我们应该积极接受新技术和新设备。努力避免出现盲目跟风，尽量少走弯路，减少资金和时间上的浪费。所以，我们一定要注意以下几个问题。
        1.制定科学合理的档案管理标准。档案管理部门要做到统筹规划，同时要加强对相关部门的技术培训和指导。由于水务部门档案管理人员对相关的管理专业技术薄弱，如果都各自为战，对档案服务器硬件选择和软件配置毫无计划。在选择服务器时一味的追求高配置，没有结合本部门的实际情况进行选择适合本部门的服务器，造成了十分严重的资源浪费。尤其是现在计算机硬件更新速度很快的情况下，其后果是无法想象的。另外在选择软件时，我们也应该有自己的需求方向，不要受到市场的影响。一定要选择适合的档案管理软件系统。从自身实际的应用需求出发，按照满足目前需求，同时具有较强扩展性进行选择。目前在系统选择上有Windows和lunix两种，在数据库方面有mssql和oracle两种，都比较适合进行水利档案的建立和管理。
        2.在建立档案管理之初应该有一个较为长远的规划。要充分考虑到计算机的换代速度，其操作系统和软件都在不断更新。而档案的保存期限可能是几年甚至是几十年，有的资料甚至要留存百年以上。如果真的到了那个时候，回头查阅相关档案，真的就像猜谜一样。所以，我们必须做好计算机档案管理系统的长远规划，使其具有符合时代发展特色的特点。
        3.加大力度推广水务集团档案现代化进程。目前，很多水务档案管理人员存在着这样或者那样的问题。主要集中在懂技术的不懂档案管理，懂档案管理的不懂技术的尴尬局面。所以，我们应该进一步加大对档案管理人员的相关技术培训，真正让计算机技术融入到档案管理当中。
        结束语
        总之，档案作为一种长期存储的文件，对未来水务集团发展会起到推动作用。其存在的价值远远要高于存储他们的费用。所以，我们要做好档案管理工作。在实际的工作中积极探索档案管理的新方式和新方法，成为一个新时代背景下的合格档案管理人员。
        参考文献：
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        [4]新时期就业服务局档案管理的新思路探寻[J].王超.办公室业务.2018（8）
        [5]就业服务局档案管理策略及实践心得阐释[J].张雪.办公室业务.2018（7）
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