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新形势下档案创新发展思路探析庄冰冰

发表时间：2020/9/4 来源：《基层建设》2020年第11期作者：庄冰冰

[导读] 摘要：档案管理是单位管理的重要组成部分，当前单位档案管理工作仍存在一些问题，如档案整理难度大、纸质档案不易保存、档案数量多不易查阅、管理人员思想观念落后等对单位的发展很不利。

        潍坊日报社
        摘要：档案管理是单位管理的重要组成部分，当前单位档案管理工作仍存在一些问题，如档案整理难度大、纸质档案不易保存、档案数量多不易查阅、管理人员思想观念落后等对单位的发展很不利。因此，认识档案管理对单位发展的作用，对单位档案管理工作进行创新和改善是十分有必要的。希望本文的分析，能为单位档案管理的创新与改善提供参考，从而实现单位更为长远的发展和不断进步，同时也能够推动整个行业的优化升级。
        关键词：新形势；档案管理；创新及发展
        古往今来，在数千年的人类文明世界里，人类社会积累了许许多多宝贵的文献、遗址、文物等资料，这些不仅是需要我们去保留的人类社会的传承以及珍贵的历史文物资源，同时它们也是人类社会文明及发展的最好见证和记忆。社会的发展进步与档案十分紧密的联系，这也进一步佐证了档案管理工作的重要性，因此建立一套科学、完善的档案管理模式才能真正的为地方社会经济的持续、高速发展提供科学的、完整的、合理的数据支持以及历史佐证。
        一、档案管理的创新原因
        人与人之间的联系在信息化的当今越来越密切频繁，这对档案管理的服务提出了更高的要求。档案不但记录了个人的过去，还承载着未来的发展，对于单位的发展有重要的依据。在信息越来越多的当今，传统的档案管理限制了社会发展，对档案管理的创新，也是为了事业单位得的发展。合理进行信息化技术的使用，也要预防信息的泄露。在信息时代的创新始终遵从时代未来发展的需要，不仅能去满足人们对于学习、工作以及生活中的需要，甚至在需要个人档案可以自己在网上进行查阅，这样的创新也将会带动的个人的成长和事业单位的工作效率提高。
        二、新形势下档案管理工作存在的问题
        （一）管理方法陈旧
        分析目前的档案管理工作，可以看到其依然沿用了半传统的方式进行管理，档案信息更多的是用纸质文件进行记录，但是近几年来，数据快速的增长，需要处理的数据也明显增加，如果完全依靠纸质文件进行档案的存储，很容易出现缺页码和丢失部分文件的情况，档案数据的完整性得不到保障，如果这样的情况长时间得不到解决就会影响到单位的未来的发展。而且信息化技术如果长时间的停留在录入信息阶段，只是简单的分类整理，后期查阅和调用极为不便，信息化的档案管理形式，存在有单一化和形式化的录入信息的情况。
        （二）档案管理工作得不到应有的重视
        绝大多数人认为档案管理只需要简单的进行信息录入即可，不需要后期的整理，甚至有些公司的档案管理人员还有其他的工作，很难专心致志的开展档案工作，不能给公司增加收益，没有发展的可能性。但是通常情况下，档案管理工作应该是公司工作中的重要组成部分，一旦缺少档案管理，后续工作很难顺利开展，比如说如果数据管理人员长时间不重视自己的工作，不仅单位员工的资料会丢失，而且长时间合作的伙伴的信息也有可能会泄漏，给单位的发展带来了巨大的损失，很难顺利开展工作。长时间得不到解决，可能会影响到单位的发展，甚至可能造成单位经营的衰败。

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        （三）未能及时更新档案信息
        信息化时代，单位档案管理工作的重要性不言而喻，数据增长速度快，档案管理部门需要及时的更新工作设备，掌握先进的技术，一旦档案管理部门的工作效率得不到提升，就极有可能会影响到公司整体的工作效率。虽然很多公司配置了先进的档案管理设备，但是管理人员缺少专业知识，在认知上还有明显的缺陷，不能很好的使用先进的设备，资源严重浪费，这主要是因为信息没有及时更新，设施设备的利用率低造成的。
        三、单位档案管理创新改善的策略
        （一）实现档案管理系统信息化
        单位档案管理系统就好比是人身体的脉络，将脉络梳理、打通，才能够维持身体的正常运转，将单位档案管理系统进行梳理、简化，才能够提高单位档案信息的管理效率，保障单位档案工作的顺利进行。因此，单位档案管理的创新改善应先从档案管理系统的创新开始。在当前信息化时代的背景下，单位档案管理系统的创新应与先进的信息技术结合起来，实现档案管理系统信息化。当前单位大部分档案记录方式为电子文本和实体文本两种，实现档案管理系统信息化，利用科学的、信息化的档案管理系统，将电子文本和实体文本转化为数字化信息进行分类和储存，将大大提高单位档案管理效率，便于单位管理者取阅和进行数据分析，进一步提高单位档案管理工作的质量，从而促进单位可持续发展。
        （二）建立健全的档案信息数据库
        数据库的建立是单位档案管理工作的重要组成部分，建立健全的档案信息数据库是单位档案管理创新改善的重点。在信息化技术发展迅速的形势下，将档案数据库的建立与先进的计算机技术结合在一起是单位档案管理创新改善的必然趋势。利用计算机技术的有效性，建立開放式网络和分散式网络并存的数据库网络结构，实现档案目录与数字化信息的有机结合，促进档案信息化管理系统的进一步完善，从而提高单位档案管理的工作效率。
        （三）提高档案管理人员的素质
        国家对单位档案管理实施相应的管理办法，这就要求单位档案管理的创新改善要严格遵守国家的相关规定，因此，提高档案管理人员的素质是单位档案管理创新改善的必要举措。要定期对档案管理人员进行相关培训，提高其对单位档案管理工作的重视，提高档案意识，加强技能的学习，提高档案管理水平。除此之外，还要对先进的信息化技术具有一定的应用能力，能够对档案管理工作的创新提出改善建议，树立爱岗敬业的理念，从而促进档案管理工作的有效进行，提高单位的整体管理水平，进而推动单位不断的发展和进步，同时也能够实现整个档案管理工作的快速发展。
        四、结束语
        综上所述，单位档案管理工作是单位管理的重要组成部分，合理的单位档案管理是单位增强核心竞争力的重要手段，促进单位档案管理工作的创新是单位发展和社会发展的必然要求。在当今社会发展形势下，单位档案管理的创新改善应与信息化技术有机结合，实现单位档案的数字化管理。除此之外，还要提高单位档案管理人员的整体素质，树立档案管理意识，加强自身职业道德修养，加强信息化技术的学习，为单位的档案管理的创新改善贡献自己的一分力量，从而促进单位档案管理的可持续发展。
        参考文献：
        [1]李颖.新形势下档案文化与旅游文化融合创新发展的思路与对策[J].兰台内外，2020（15）：41.
        [2]李然.新形势下单位档案管理工作的创新发展思路[J].黑龙江档案，2018（01）：105.