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大数据时代下的建筑工程档案管理创新探究莫杰斌

发表时间：2020/9/4 来源：《基层建设》2020年第11期作者：莫杰斌

[导读] 摘要：在大数据时代背景下，建筑工程档案管理工作必须走创新道路，推动档案管理信息化发展，利用大数据信息技术，提升建筑工程档案管理工作效率。

        广东电白一建集团有限公司广东茂名 525000
        摘要：在大数据时代背景下，建筑工程档案管理工作必须走创新道路，推动档案管理信息化发展，利用大数据信息技术，提升建筑工程档案管理工作效率。本文首先对建筑工程档案管理特征进行分析，然后探讨建筑工程档案管理信息化创新发展的意义，最后提出大数据时代下建筑工程档案管理创新策略。
        关键词：大数据；建筑工程；档案管理；创新
        档案管理作为建筑工程管理中关键的组成部分，贯穿于建筑工程建设的全过程。在大数据背景下，对建筑工程档案管理信息化发展提出了更高要求。但当前建筑工程档案管理中，还存在管理系统更新慢、档案资料不完善、归档意识不足等问题，对工程档案管理质量造成严重影响。因此，必须借助于大数据技术，推动档案管理走向数字化、信息化。基于此，加强对大数据时代下建筑工程档案管理创新的研究具有十分现实的意义。
        1建筑工程档案管理主要特征
        建筑工程档案管理作为一项综合性的工作内容，涉及到方方面面的内容，包括项目合同档案、施工方案、施工图纸、审批文件、地质调查报告等，施工资料、施工技术方案、设备采购计划等也都是工程档案中的一部分。可以说，建筑工程档案具有很大特殊性，具体体现在以下几个方面：第一，一次性。每一个建筑工程项目，从开始到结束属于一次性操作任务，从立项到竣工也仅仅有一套向匹配的档案；第二，确定性。档案在建筑工程建设全过程都有具体的体现，可以说档案能够见证所有建筑工程建设细节，能够记录工程建筑状况，工程档案完整性、真实性尤为重要；第三，实用性。建筑工程档案具有很强的使用价值、保存价值，能够为后期建筑工程项目管理、运维管理等提供有效依据，同时也能够为同类建筑项目建设提供有用的参考价值。
        2建筑工程档案管理信息化发展的意义
        信息化技术发展带动下，每时每刻都会产生海量信息，人们也进入到了大数据时代下。而建筑工程档案管理作为建筑工程管理中不可缺少的一部分，加强工程档案信息化建设发展，能够确保工程档案的科学完整性，还能够有效的延长对这些工程档案资料的保存周期，为建立多元化的城市工程建设档案系统提供便利。同时，由于建筑工程建设规模不断扩大，对与先进快捷信息化手段开展工程档案管理的迫切性更加强烈，也是降低建筑工程档案管理难度，提升工作效率的重要途径。借助于大数据技术手段，在建筑工程档案信息搜集、归档、保存、调阅使用等方面都具有明显的优势，能改变以往工程档案管理存在的不足，发挥建筑工程档案信息的价值。
        3大数据时代下强化建筑工程档案管理创新的措施
        3.1 从意识层面入手，切实完善数据归档体系
        对于建筑工程档案管理工作来说，相关工作人员必须充分意识到新时期信息化技术运用的重要意义，并树立信息化管理的意识，同时需要在实施档案管理过程中，对建筑工程相关资料进行有效整合、存储，利用大数据技术完成相关数据搜集，可以建立统一网站体系，让工程档案管理更加规范。例如，对于建筑工程相关数据资料，应该落实有关的数据采集，利用计算机进行数据信息输入，将施工资料、地质调查资料等进行存储，有效归档，避免出现丢失、损坏等问题。当然，相关档案信息归档后，还需要进行科学分类，便于后续相关人员调阅使用，切实提升档案管理工作的整体效率，加速建筑工程档案管理向着信息化方向发展。
        3.2 落实案卷整理工作，保证档案著录工作质量
        在建筑工程档案管理工作实施中，档案案卷质量关系到后期档案著录质量，尤其是大数据环境下，这种影响更为明显。如果采用计算机信息技术进行档案录入，但工程档案内容准确性、完整性、规范性得不到保证，保存形式不够合理，或者存在明显的标注错误，则在后续档案著录过程中就会遇到种种困难，影响著录的质量。因此，在具体工程档案著录过程中，必须对每一个细节进行把握，根据工作流程进行科学分工，完成分级著录后，必须及时进行审核，保证每一个分级著录质量。

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同时，相关工作人员必须能够深入到工程一线，切实掌握建筑工程现实情况，根据项目实际变化对档案真实性、完整性做出评价，切实提升档案管理工作质量。
        3.3 对建筑工程档案工作业务流程进行持续优化
        传统工程档案管理工作实施中，很多时候都是以纸质文件为主要载体，且按照不同类别对这些纸质文件进行编码处理，查询过程中需要找到对应的目录。而在大数据时代下，基于信息化技术建立相对完善的档案管理系统，对工程档案进行科学的管理，保证归档及时性。另外，持续优化建筑工程档案管理业务流程，方便档案检索、利用，在档案管理信息化系统下，能够快速查询想要的工程档案文件，提升档案信息的利用效率。大数据下，在建筑工程档案领域中，越来越多的电子档案、数字化档案出现，而建筑工程档案数据量也大大增加，这些数据既有结构化数据，也有大量的非结构化数据。借助于大数据技术构建管理系统，以档案利用者作为中心，开发出强大的联网、查询、远程操作等功能系统，大大提升建筑工程档案管理的质量与效率。
        3.4 切实保护建筑工程档案信息质量
        尤其是在大数据时代背景下，必须加强建筑工程档案数字化建设与管理，借助于先进的数字化技术，提升工程档案管理效率与质量。工程档案管理部门必须以法律作为依据，通过档案法、保密法、病毒防治办法等作为工作基础，组织档案管理部门人员根据实际情况，制定严格的数字化档案管理制度，重点建设人事档案数字化管理系统安全体系，促进工程档案信息数字化体系逐渐完善。另外，对档案数字化管理部门进行安全性教育，将安全性教育作为档案管理部门一项重要的长效机制，帮助档案管理人员树立良好的安全保密意识。同时，针对网络病毒问题，档案管理部门必须安装正版的杀毒软件，定期对计算机进行杀毒、防毒，提升档案信息安全性。
        3.5 强化建筑工程档案管理信息化制度建设
        为了进一步推动工程档案信息化发展，必须结合实际工作情况，建立更加规范的信息化档案管理制度。具体来说，建筑工程档案管理人员，必须能够根据当前工程档案实际情况，从管理制度上寻求创新，利用良好的工作制度，对建筑工程档案管理工作细节进行有效调控，促进档案管理整体水平的提升。当然，对于档案管理人员来说，必须加强学习，不断学习先进的信息化技术，能够熟练掌握大数据下各类先进的档案管理技术，能操作相关系统软件，树立信息化管理意识，才能跟上时代发展步伐，推动工程档案管理发展。
        4总结
        通过上述分析可知，在大数据到来之际，建筑工程档案管理信息化发展刻不容缓。建筑工程档案管理作为一项复杂且又综合性的工作，在信息化建设发展道路中，管理者必须从思想层面上进行创新，学习如何正确的利用大数据技术，转变以往档案管理模式，创新工作模式，优化档案管理工作流程，开发档案管理信息化系统，提升工程档案管理质量与效率，发挥建筑工程档案应用价值。
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