摘要：新时期企业办公室管理工作，是指为确保实现企业战略目标和年度生产经营计划，依据相关制度规定以及发展战略要求，在上级业务主管部门及本单位领导的带领下，组织协调内、外部工作联系，做好文秘档案、政务督查、会务管理及后勤服务等工作。
关键词：企业办公室；管理协调职能；服务意识
1 做好办公室管理对推动全局工作的重要意义
办公室工作的质量高低，与企业工作的开展、制度的执行、政策的落实和成效的取得都密切相关，对任何单位来说，都具有举足轻重的作用。具体而言，有以下五点：
1.1 在谋划企业未来发展蓝图、制定工作措施上具有重要作用
参谋辅政是机关各部门的共同职责，但办公室在企业组织架构中的核心地位决定了在这方面更能发挥关键作用，做实调查研究，统筹推进企业各项工作，辅助领导理清工作思路，协调相关部门落实工作举措，都少不了办公室参与。
1.2 在畅通政令下达、推进决策部署贯彻落实上具有重要作用
做好上传下达，全面推动各项工作稳步推进，是办公室的基本职责之一。办公室充分发挥了“督办阵地”和“信息中枢”的作用，及时传达贯彻上级部门及领导指示批示精神，确保政令畅通；科学分解工作任务，确保责任落实到位；认真梳理报告情况，确保领导掌控全局；落实政务督查，强化绩效考核，确保工作落地见效等方面，更是充当着举足轻重的角色。
1.3 在统筹机关工作、规范工作流程上具有重要作用
办公室既是本单位汇聚接收工作的“入口”，也是协调安排任务的“出口”，加之机关政务保障工作纷繁复杂，搞好统筹协调至关重要。办公室切实发挥综合部门职能，协调领导、机关、基层工作，统筹承办各项会议，做好公文处理、文件审核、机要保密、档案管理、信访协调等工作，保障机关有序运转功不可没。
1.4 在协调联络各方、营造良好外部环境上具有重要作用
政企合一的单位，既受上级单位管理，也受当地政府管控。办公室在履行对外的“窗口”职能方面，加强与市局公司、县委县政府相关职能部门的沟通协调，保持密切联系，争取工作支持，起到了重要的桥梁和纽带作用。
1.5 在总结提炼经验、推动工作创新开展上具有重要作用
首创往往出自基层，经验往往源于业务部门，但许多提炼总结来源于办公室。密切关注、敏锐感知，日常梳理总结特别是筹备各类会议提炼的经验做法，既是本单位传承下去的“财富”，也是其他地方学习借鉴的“模板”，对于推动各项工作创新开展意义深远。
2 企业办公室管理协调职能服务中存在的问题
2.1 服务理念落后
从实际情况来看，部分基层办公室职员对服务工作并不重视，缺乏专门的服务人员负责对外的行政管理工作，还有一些办公室部门的领导缺乏服务理念知识与经验，导致整体服务意识不强。
2.2 缺乏完善的监督管理机制
企业内部的审核部门一般以监管部门为主，而监管部门的主要目标是财务部门和生产经营部门，对于办公室的考核评价的细致程度不够，相关条例不够严谨，这就导致基层服务人员存在着分工不明确的现象，一旦出现信息传递错误的现象，容易对企业运营产生影响。此外，由于服务意识是虚幻的概念，不能进行具体化定义，会因人而异、因事而异，随机性太强，无法做到事事监督考核、人人监督考核，所以目前大多数企业都没有行之有效的关于办公室管理协调职能的服务意识方面的监督管理机制。
2.3 管理人员自身经验不足
社会经济快速发展，企业管理要求日益精细化，办公室业务繁杂，涵盖知识内容也较为广泛。而与此同时，大部分企业对办公知识素养的培训考核缺乏足够的重视，导致办公室领导人员没有与之相应的专业知识，也缺乏一定的专业管理经验，存在着知识资历职位不对等现象，内部的行政管理效率低。无法实现明确科学的工作发展规划，致使相应的基层工作人员缺少专业指导效率低下，从而影响到了整体服务水平。
3 企业办公室管理协调职能的服务意识探究
3.1 明确职能划分
办公室协调管理的基本工作内容主要包含政策协调、关系协调、工作部署等。政策协调在领导的决策上发挥一定的参谋助手作用，以企业的长远发展为目的，为决策管理者收集外界信息，并综合各职能部门合理分析信息，为企业提供未来的战略决策方案。关系协调即主要协调内部关系和外部关系，内部关系主要指的是企业内部各个部门之间的沟通问题，利用自身特有的协调特点促使不同部门之间相互理解信任，从而提高企业的整体效率。而外部关系协调，主要针对企业整体与外部进行协调，做好各个单位之间的沟通理解，搭建相应的信息桥梁，发挥办公室的桥梁服务作用，为企业的长久稳定发展提供有力的市场基础。工作部署协调是办公室协调的主要内容，主要包括落实决策、督办催办、值班管理、会务服务等。
3.2 解决办公室的内部人员矛盾
办公室作为企业的重要组成部分，主要负责企业各项工作的协调，是整个企业的基础性部门，涉及人际关系较复杂。要想提升办公室职员的服务意识，要做好基础性的外部传达和协调工作。首先要解决内部职工的突发性矛盾，注重内部目标的一致性。适当把握传达环节的衔接方式，以此提高办公室内部人员的工作效率。本着求同存异的原则，相互理解，和谐共处，尽量缓和双方矛盾，使双方目标尽量达成一致，处理办公室内部人员工作上出现的各个问题，消除人际关系中存在的误会，为彼此未来的发展提供更大的空间。
3.3 综合利用新技术提高效率
信息化不断发展，高效率是办公室服务人员的重要评价标准之一。在激烈的竞争环境下，办公室职员不仅要增强信息的传递质量，更要从速度入手，达到快节奏办理各项事务，分清各个工作的轻重缓急，保证多项工作有效快速推进，贯彻到底，灵活反馈。在企业办公室的正常运行过程中，计算机网络技术以及数据处理技术的应用环节较多，可以为企业人员信息更新、岗位调动以及数据处理等环节提供帮助，帮助企业办公室更好地进行人员或工作信息的整合，管理协调企业运行工作，并提高信息传输的速度和准确性，提高企业运营效率，更好地发挥企业办公室管理协调职能。例如，企业办公室在提升管理协调职能的服务意识时，可以利用当前互联网络技术，将企业所建立的办公室管理协调职能体系录入互联网数据系统中，并利用数据系统中的数据处理功能以及数据分析功能对服务体系合理性以及办公室人员的服务情况进行分析，了解服务人员工作中服务意识展现情况。又或者办公室可以主动牵头建立企业内部的信息服务群，依靠数据和科技的力量，建立属于本企业内部的信息服务网站，利用简约的办公软件，及时回复各部门的工作信息，达到较高的工作效率。同时也可以利用现代化的人工智能完成基础的服务功能，即微信公众号平台推出自动回复等方式，避免浪费大量的人力物力。
3.4 完善办公室监督机制
根据社会发展和办公室业务发展需要，与时俱进，适时修订规章制度，制定专业奖励考核兑现细则以及适时进行不定期评比评优等活动，不断增强办公室人员的服务意识，奋发进取，改进工作方式，努力打造一支现代化人才组成的思想积极向上、办事效率高的办公服务队伍。
4 结语
办公室作为一个基础性的协调服务部门，是企业沟通的桥梁和枢纽。因此办公室管理者应该不断增强服务意识，主动协调领导和职员之间的关系，不断缓和各个部门之间的矛盾。牢固树立服务企业、服务领导、服务基层的理念，从高处入手，从细节做起，做好各个方面的服务工作，融入现代化的信息设备，提高服务质量和效率，保证企业信息有效交流和各项工作的顺利推进。
参考文献:
[1]张睿.企业办公室管理协调职能的服务意识分析[J].中国国际财经（中英文），2018（2）：178.