灵寿县人才交流服务中心
摘要：现代信息技术的发展以及大数据信息的应用改变了人们的生产、生活方式，传统事业单位档案管理方法在现今形势下已不能满足发展需求，档案管理面临挑战，同时，现代信息技术也为其提供了发展机遇。本文从事业单位档案管理的意义入手，探究事业单位档案管理现状，分析其中所存在的问题并提出了提升工作效率的具体措施，以期为提升事业单位档案管理效率及科学性提供资料参考。
关键词：事业单位；档案管理；工作效率
引言
随着社会的不断发展，事业单位与过去相比，发生了明显的变化，在单位人事管理过程中，人事档案管理是其重要的内容之一，立足当前，单位的人事档案管理状态仍不尽如人意，管理方式滞后，很难满足日益提高的人力资源的需求。干部人事档案针对的对象是单位干部，包含了干部的各项信息，在评估干部工作表现的过程中，干部人事档案提供了重要的参考作用。因此，要立足于单位人事档案管理的现阶段的发展实情，剖析管理中存在的不足，形成具有针对性的管理模式，渗透创新与发展理念，在根本上为单位的长远发展创造有利条件。
1当前事业单位档案管理工作中存在的主要问题
1.1管理手段过于传统
传统的档案管理工作往往依托于纸质档案，并进行人工管理。虽然这种管理方式有一定的优势，但随着时代的发展，在现代化办公手段已经普及的今天，不符合社会的发展需求。目前许多事业单位固守传统档案管理工作模式，没有一套现代化的档案管理模式，缺乏相应的现代化设备支持，采取传统的人工管理，工作效率低下，还容易出现工作失误，让事业单位的档案信息丢失或者泄露，给事业单位带来了一些麻烦。
1.2人员管理能力不强
在我国事业单位内部，从事档案管理工作的人员综合能力不强已经成为一种较为普遍的现象，致使这一现象出现的最主要原因就是事业单位内部运行经费不足。档案管理工作并不能在短期内就为企业带来巨大经济效益，不仅如此，提升档案管理工作效率还会消耗大量资金及物力、人力，这就使得事业单位内部并不会将手中的经费过多放置于档案管理，因而此项工作经常处于资金不足的状态，对于优秀人才的吸引力也极大降低。不仅如此，档案管理自身所需专业性极强，一般人很难准确把握其复杂的工作流程，但是专业档案管理人员缺乏。
1.3事业单位档案管理制度有待完善
完善的档案管理制度是提升事业单位档案管理工作效率的有效保证，但是在我国事业单位内部档案管理制度混乱现象频发，部分从事档案管理的人员并不遵守相关档案管理规范，在进行档案管理工作时也只是形式大于内容，对于档案管理规范的执行力不佳。甚至部分事业单位并没有完善的档案管理制度，人员在进行档案管理工作时并无制度可循，管理工作效率自然无法得到保证。导致这一现象最直接的原因就是事业单位内部领导对于档案管理工作的重视度不高，导致从事该项工作的人并不清楚自己的责任和义务，加上并没有相应的奖惩制度，人员大多存在侥幸心理，直接导致档案管理工作效率低下，无法为企业的健康发展提供保证。
2提高事业单位档案管理工作效率做事
2.1提升档案管理重视程度
提升对于事业单位档案管理重视程度是提升档案管理工作效率的首要途径，而其中最为关键的就是提升事业单位领导人对于档案管理工作的重视，纠正之前在此工作上不作为的现象，进而避免由此引发的诸类问题。只有领导转变了档案管理工作理念，对档案管理相关工作进行规划和规范，加强对此工作的监管理力度，采取行政措施措施对档案管理工作进行干预，才能保证具体档案管理工作人员重视该项工作，将工作中心转至提升档案管理工作效率上来，以此将档案管理工作的有效性最大程度发挥。
2.2加强档案管理工作基础设施建设的力度，实现档案管理的规范化
该项工作要从两个方面来切入。首先，优化环境设施。提高人事档案管理部门的资金投入力度，加强硬件设施建设，建立一个具备防火、防潮、防盗等多个功能的档案室，确保档案管理的规范性处于比较高的水平；其次，应用信息化系统。传统的档案管理都是通过人工的方式来进行资料收集、查阅，而引进信息化系统之后，人事档案管理的各个流程都通过计算机来实现，工作效率得以大幅提升，使档案管理能够对单位发展形成推动。建立健全科学高效的人事档案管理制度，保证与单位整体管理规划的同步性。
2.3加强档案管理人员培训
档案管理工作归根到底是人的工作，只有提升档案管理人员质量才能够有效发挥档案管理工作的实际意义。因此事业单位必须认清档案管理工作人员能力不强、素质不高的问题，重视对于管理工作人员能力的培训以应对愈加复杂的管理局面，提升人员对于各类事务的应对处理能力，进而培养起一批综合能力强的高素质人才队伍。对于事业单位来说，首先要做的就是定期对管理人员进行培训，其中既包括管理能力和知识的培训，也包括责任意识的培训，通过为档案管理人员提供培训机会提升人员专业素养和工作能力，而责任意识以及服务意识的提升是现代化社会民众权利意识提升的必然要求，对于推进档案管理工作有序进行有积极意义。
2.4保证资料的有效性
人事档案数字化建设指的是将信息技术与档案管理相结合，建立电子档案信息管理系统，这种方式不仅提高了工作效率，还能有效避免传统管理中档案造假的问题。档案管理员在工作要严格执行数字化工作的各项流程，确保工作的规范化和标准化。除此以外，为了确保人事档案信息处于比较安全的状态之中，事业单位还要对系统进行定期维护，并且在建立电子人事档案的过程中，还要建立纸质档案，形成“双重保险”，一旦计算机出现故障或系统出现故障时，还能通过纸质档案获取到相关信息，确保信息的使用不受影响。
2.5立足员工工作开展评价机制，实施奖惩制度
评价机制作为工作环节中的重要组成部分，也发挥着十分重要的作用，它能够规范员工的工作行为，掌握员工的工作状态，激发员工的工作动力，从而提高工作效果。因此，事业单位应立足员工工作实际，建立评价机制，开展工作绩效评价，并实施相应奖惩制度。事业单位可以通过监控系统，以及信息化平台进行大数据的收集，并建立专门的监管部门，让监管部门能够通过现代化科学技术手段及时掌握员工动态，进行工作评价。主管部门和有关领导可结合这些评价，对每一位员工进行相应的奖惩，对待工作积极、成绩出色的员工，事业单位应提供晋升机会，或者给予一些其他的物质奖励，让这部分员工能够更有工作动力，不断提高自身工作素养，为推动档案管理工作的发展奉献更多的力量。
结语
总而言之，在事业单位人事工作持续推进的背景之下，人事档案工作获得了新的发展契机，但是随之而来的各种挑战也需要引起足够的重视。只有通过管理制度的深入改革，管理理念与时俱进的更新，将信息技术与管理工作有机的结合在一起，才能保证人事档案管理工作能够为单位发展提供强有力的支持。事业单位人事档案管理工作具有比较高的复杂性，过去的管理模式已经远远落后于时代发展，这就要求管理人员不仅要提高自身的专业能力，还要积极引进信息化技术，提高档案管理工作的效率，为单位更好的发展保驾护航。
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