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摘要：国有企业办公室是企业内各部门联通的枢纽，承担着企业内信息传达和参与经营决策的重任。办公室的行政工作受国有企业体制影响，长期以来处于杂乱无章的状态，办公室工作人员工作态度消极，办事效率较低。提高国有企业办公室行政工作效率，可以推进企业内运行成效，为国有企业发展提供助力。
关键词：国有企业；办公室；行政工作
一、引言
国有企业办公室属于企业内部的综合行政部门，其工作内容包括了董事会、总经理办公室的行政工作，甚至在个别国企业内部，办公室还肩负着党委的工作。办公室行政工作的效率高低直接影响着整个企业的运转效率。伴随着日益激烈的市场化竞争和国有企业改革，提高国有企业办公室行政工作效率，是提高企业竞争力，适应市场变革的重要途径。
二、国有企业办公室行政工作中存在的问题
（一）管理模式模式滞后
现代社会市场竞争日益激烈，企业管理模式的先进与否直接影响着其内部管理水平和管理质量。国有企业办公室在管理模式上沿用传统的逐层上报制度；内部岗位职责没有明确的划分，工作内容存在交叉重叠的情况；工作成效缺少考核制度，或考核机制不科学，缺少公平公正；在用人上，因为办公室工作的综合性，很多工作人员都不是行政管理专业，而是从各部门抽调，工作人员的专业性上参差不齐。在当今社会高速发展的背景下，国有企业办公室行政管理模式没有进行与时俱进的创新和变革，滞后的管理模式使得办公室工作较为混乱，工作效率低下，同时影响了与办公室工作联系紧密的其他部门的工作效率。
（二）工作内容繁杂，工作秩序混乱
办公室同时肩负着企业内董事会、总经理办公室以及党委等高级管理部门的行政工作，其工作内容繁琐。但因为办公室内部工作职责划分不清晰，工作内容存在交叉重叠的情况，这使得本就以沟通协调为主要工作方式的行政工作更加的混乱；而工作职责不清和工作内容交叉重叠有进一步的滋生了工作中的推诿扯皮现象的产生。这些情况使得办公室行政工作的效率大打折扣，工作质量更是不堪。
（三）办公室工作人员缺乏竞争意识，工作积极性不高
国有企业办公室的部分工作人员或是从各部门内调拨，或是存在一定的裙带关系，这些工作人员缺乏相应的行政管理专业知识，而且在服务意识和管理意识上较差，工作上存在混日子的情况；加之办公室行政工作自身就繁杂，完全实行工作质量考核制度存在一定的难度，工作人员考核不彻底，这使得办公室内部分工作人员缺少竞争意识和危机感，工作积极性也不高，对于一些繁杂的工作推诿扯皮，甚至有的员工“看心情”工作。工作人员缺少竞争意识和危机感，工作积极性不高的问题，使得以沟通协调为主的办公室行政工作在效率上很难得以保障。
（四）企业内部对办公室行政工作重视程度不够
国有企业办公室通常属于综合性的职能部门，虽然其工作量较大，而且担负着企业内信息传达和中枢作用，但因其不直接参与业务往来，和企业经济效益的创造没有直接联系。在市场竞争日益激烈的背景下，国有企业工作重心也在逐渐的向经济效益看齐，在这种情况下，没有直接参与创造经济效益的办公室的重要性受到了忽视。企业内部一些业务部门甚至认为办公室属于服务部门，就是为生产、销售、科研等部门来服务的；而在这种环境下，办公室内部员工也认为自身岗位无足轻重。
（五）办公室工作信息化程度低
信息化时代背景下，以移动通信和大数据为主的信息化技术为企业工作效率和工作质量提升提供了便利。在国有企业信息化办公环境下，财务、人力资源、销售、生产等部门一般都建有信息化系统辅助自身工作。而由于办公室行政工作本身繁杂，且工作缺少固定模式，这使得办公室的信息化系统建立较为困难，办公室工作信息化程度也较低。目前，国有企业办公室工作的信息化通常限于OA办公系统中的一些规律性较强的工作，例如公车使用、办公室用品采购和领用、固定资产管理等，而一些沟通协调性的工作在流程上较难固定，所以信息化程度也较低。
三、国有企业办公室行政工作效率提升的举措
（一）建立现代化的管理模式
办公室行政工作管理应该根据企业实际情况，以提高工作效率和工作质量为目标，建立科学的管理体系。科学的管理体系能够提高办公室工作效率，凸显办公室工作对于企业发展的重要性。办公室的管理体系应坚持以人为本的原则，并根据行政工作的特点，建立人性化的管理模式；同时，要加强对管理模式的反思，及时发现其中存在的问题和不足，并进行创新和改革。
（二）明确工作职责，建立工作计划制
鉴于办公室工作内容上的繁杂，为了提高工作效率，国有企业应该对办公室员工的工作岗位进行明确，依据工作岗位划分工作职责，每个岗位建立属于其自身的岗位说明书，说明书与中对其工作的权利、责任以及工作目标进行明确规定，以此来规避工作内容交叉重复而产生的推诿扯皮现象；同时建立工作计划制度，实行月计划--周计划—日计划上报制，并将工作计划完成情况与办公室员工的绩效考核挂钩，以此来提高员工的工作积极性，增加员工的工作责任心。
（三）建立针对性的考核机制
关于考核机制，国有企业应该在基本考核制度的框架体系下，根据考核部门实际工作情况进行的有针对性的设计。鉴于办公室行政工作的繁杂，以及其工作中存在大量的沟通协调性工作，对其工作质量和工作效率的考核，除了部门内部考核外，还应该包括工作联系较为紧密的部门和考核。而且考核权重上，要根据工作内容有针对性的设置。例如对于固定资产管理、公文管理等流程相对固定的工作，其考核应该由主管部门和办公室进行考核；而对于工作信息的上传下达等沟通性工作，则应该由主管部门、办公室、工作联系部门三方进行考核。
（四）提高对办公室行政工作的重视程度
办公室虽然没有直接参与创造经济效益的活动中，但其对于业务部门的推动和协作也间接的参与了创造经济效益。国有企业应该从企业内部加强对办公室行政工作重要性的宣传和推广，提高企业内各部门对行政工作的真确认知；对于企业内一些重要的会议、活动，要充分发挥办公室沟通协调的作用，从实际工作中提高办公室行政工作的存在感；办公室行政工作人员要加强对自身综合素质和专业能力的提升，树立服务意识，增加自身的责任感和使命感，同各部门建立和谐的关系。
（五）健全和完善办公室信息化系统
信息化时代背景下，办公室信息化系统对于行政工作效率和质量的提升具有重要的作用和意义，是保持行政工作稳定高效开展的关键。国有企业要对现有的OA办公系统进行有针对性的完善，根据办公室行政工作的特点，建立个性化的流程。对于以下程序性较难控制的工作，要建立灵活的工作流程。例如对于公文管理工作，因为办公室内负责多种类型的公文管理，而各类型公文处理的流程会有所区别。因此，在OA系统的公文处理中，可有工作人员根据公文类型自行设置流程，选择公文下发的部门或签字的领导。
四、结束语
在国有企业发展过程中，办公室行政工作的价值和意义是不可小觑的。而信息化时代背景下，行政工作需要不断的优化和创新，才能从根本上提高办公室行政工作的效率和质量。国有企业管理层要正确认识和对待办公室行政工作，提高对其重要性的认知，从企业发展的高度加强对办公室行政管理的管理力度。
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作者简介：
黄曾洁（1987.02-）女，壮，田东县人，大学本科，百色饭店有限公司，研究方向：办公室工作。