西安交通大学 陕西西安 710049
摘要：传统高校档案管理工作模式已经无法适应高校档案管理要求，通过在档案管理工作中落实精细化管理制度，能够优化档案管理中存在的诸多问题，提升档案管理质量和管理服务水平。本文主要分析了高校档案管理现状，并研究了高校档案精细化管理有效措施。
关键词：高校档案；精细化管理；有效途径；
目前大部分企业在管理工作中都已经贯彻执行精细化管理模式，有效提升了企业管理质量。精细化管理模式指的是在工作中准确落实管理责任，明确和具体的把发展战略和管理责任进行分工落实，提升企业整体执行能力。在高校档案管理工作中落实精细化管理模式，能够有效提升档案管理质量和管理效率，提升档案利用率。
一、高校档案管理现状分析
在高校档案管理工作中，一部分高校档案管理部门并没有制定出完善的档案管理制度，档案建设不够完善具体，没有突出高校自身特点，影响了工作开展质量。我国档案管理相关法律法规以及档案政策的出台，要求高校需要结合自身发展制定出具体的管理制度，才能够有效促进档案精细化管理的贯彻落实[1]。高校档案管理人员要结合档案工作开展现状，确定出不同个工作岗位以及工作岗位职责之间的联系，科学合理的设计岗位要求，制定出清晰的工作流程。但是事实上一部分高校档案管理部门现如今制定的岗位设计并不够科学合理，不同工作岗位之间的区别都是通过简单的档案工作进行划分，导致工作内容和工作流程混乱，影响工作质量。
高校档案管属于辅助部门，因此对于档案管理工作开展并不够重视，对于档案管理部门的资金投入力度不足，很多档案管理工作中应该具备的工作设备不完善，例如扫描机、传真机、服务器、多媒体查阅设施等，档案管理设备建设不完善，对于档案管理工作开展有很大影响。一部分高校档案管理部门属于纯手工工作状态，档案管理质量和管理效率非常低[2]。高校档案管理部门内部岗位设计不科学，考核制度不够完善具体，也因此导致工作人员的工作责任意识比较差，影响了档案管理工作的有效提升。
二、高校档案精细化管理有效措施
跟传统档案管理部门，现代档案管理工作系统性更强，包括档案实体管理、档案信息开发和信息利用，以及档案安全管理等一系列工作，不同的工作环节之间相互关联性很强，通过在档案管理工作中落实精细化管理[3]，能够有效提升高校档案管理工作质量。
1.注重档案管理的系统化
系统化是实施精细化管理工作的重要关键，高校档案管理部门在确定了精细化管理工作开展目标之后，需要利用工作流程、工作制度和信息系统的应用，把档案管理人事资源有机结合在一起，结合档案管理工作开展需求，落实好精细化管理要求。工作人员要调查好高校档案管理部门中文件档案的类型、数量和保存情况，要做到心中有数。结合档案管理工作实绩开展情况，寻找工作中存在的薄弱环节强化管理，完善档案管理工作体系，利用完整的系统保障精细化管理工作的顺利开展。
2.结合信息化管理手段
随着现代科学技术的不断创新发展，现代社会已经成为了网络化、云计算和云存储技术不断普及的大数据时代，传统的手工档案管理方式已经无法满足现代档案管理工作要求。在档案管理工作中要创新管理观念，采用精细化管理措施，实现档案资料信息共享、智能化管理，加快档案信息的传播速度，提升档案查询效率。因此想要积极提升现代高校档案管理水平，需要完善信息化管理手段，这也是大数据时代发展对于精细化管理工作开展的重要要求。档案管理工作开展的目标是提供服务，结合现代化信息技术的应用，能够针对高校档案事实数字化建设，把纸质档案形成统一的数字档案，保存在网络平台中，更加方便精细化管理模式的开展，提升精细化管理工作开展质量。
3.科学合理的考核机制
高校档案管理部门传统年度考核，是以工作中的出勤率作为重点考核内容，并综合工作人员在日常工作中的工作状态，确定出员工工作是否合格[4]。这种考核方式过于粗放，无法满足档案管理精细化模式落实要求。在档案管理工作中落实精细化管理模式，需要形成完善的监督考核机制，以不同工作岗位不同职责为要求，综合量化工作任务，辅助参考出勤率以及工作状态，科学合理的分配绩效，形成精细化管理考核机制，提升精细化管理工作质量。
4.建立基础管理数据库
在大数据时代，档案管理部门需要构建出基础的管理数据库，只有完善的基础数据库才能够成为精细化档案管理工作的重要载体。例如高校档案管理部门，在建立基础数据库之后，能够把现有的纸质档案和电子档案进行数据转化，输入到管理数据库中，通过数据库中数据的管理来实现档案管理部门中档案管理工作。建立起良好的基础管理数据库之后，原来档案管理工作也能够从人工管理转化成为数据管理和信息化管理，为精细化管理工作的开展提供能够优势条件。传统档案管理质量对于档案管理环境要求较高，但是建立大数据档案管理数据库之后，档案管理工作变得更加简单，对于环境的要求也逐渐弱化，提升了档案管理设备性能要求。
5.调整档案管理侧重点
在高校档案管理工作开展过程中，贯彻落实精细化管理手段，需要不断的结合数据信息调整管理工作的侧重点，精细化管理对于管理内容的分割非常重视，对于管理工作开展的层次性要求十分严格[5]。需要高校档案管理工作部门，能够定期分析现代化档案管理工作情况，了解不同层次管理工作的开展程度和开展要求。高校档案管理部门要做好档案管理规划和计划工作，不断的调整和优化档案管理资源配置，确保依托于现代数据信息管理技术的应用，档案管理工作各项活动能够顺利开展，把精细化管理目标快速贯彻落实。
6.培养更多精细化管理人才
高校档案管理工作部门的精细化档案管理工作，是需要依靠相关人才贯彻落实的，因此需要培养出一定数量的精细化管理人才，熟悉高校内部档案管理部门的各项活动开展，更好的把握现代信息技术的应用，利用大数据技术和相应的档案管理软件硬件设备，针对档案进行精细化管理[6]。高校档案管理部门要结合大数据时代发展需求培养档案管理人才，除了进行基本的档案管理技术培训之外，还要传授更多的精细化管理经验，提升工作人员对于信息技术和信息设备的应用。为高校档案管理部门打造出一批具有更多管理经验和较高技术水平的档案管理人才团队，解决在档案管理工作中存在的各种问题，达到精细化管理工作目标，提升档案管理质量。
结语
综上所述，现代社会科学技术的创新发展，给高校档案管理工作的精细化工作开展提供了基础支持。精细化档案管理工作系统性和专业性要求非常强，高校档案管理部门需要创新管理观念，从传统档案管理过渡成为精细化管理，结合大数据思维和大数据技术的应用，加强现代化档案管理技术和方法的思考和开发，逐渐提升精细化管理质量，促进高校管理工作的创新开展。
参考文献：
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