杭州信达投资咨询估价监理有限公司 浙江宁波 315800
摘要：管理的追求在企业的发展中起着至关重要的作用，对促进中国经济的建设在某些方面起着极其重要的作用。如何在保密性提高的情况下控制市场经济中的材料采购流程在采购流程中，由于材料过多和材料数量过多，以及采购过程中的信息沟通过程影响，整个过程中的信息非常不稳定而且缺乏及时反馈等严重缺陷。基于此综合不利条件，如果我们不及时分析信息，就会在采购过程中引起意料之外的问题。目前，企业应该注意公司的信息资源管理的解构与论析，并讨论具体行动和管理方向。
关键词：信息化；企业物资采购；管理
前言
物资采购是企业生产与运营的基础环节之一，以往企业采购管理中，由于对物资供需信息变化的掌握不及时，经常会出现采购费用超支，物资供不应求或供大于求的情况，不利于物资的最优化配置。物资采购管理工作中要引进信息技术，搭建信息平台，在减轻采购人员压力、提高采购工作效率的基础上，支持企业各项业务的正常开展，进而实现企业经营效率和竞争实力的全面提升。
一、企业物资采购管理信息化的重要性
1.有利于实现物质采购管理的全面监督
物质采购管理需要重点关注两个要点，其一是确保物资的质量、品类、规格等符合要求；其二是控制采购成本，杜绝资金浪费或挪用等不合理的情况。信息技术的运用，让整个采购过程变得更加透明，企业的管理人员能够做到全面监督。在采购管理中将质量管理应用到物资采购的各个环节之中，严格管理市场准入，对供应商的产品标准和质量保证体系加以审查考评。对采购计划质量标准与要求进行审查，对入库管理、合同管理、验收管理及出库管理等方面，均应制定相应的管理要求，使采购过程实现全方位和全过程的管理，从源头上杜绝了各类不规范行为。
2.有利于提升物资采购管理的工作效率
以往企业的物资采购，从前期编制采购方案、采购各类物资，再到财务结算，整个过程需要花费较长的时间，物资采购周期越长，管理工作的压力越大，企业方面需要投入的人力成本、时间成本就越多，损害了企业的利益。而信息化的应用，则精简了物资采购的流程，让时间成本大幅度缩减。例如，以往的企业采购，需要采购人员提前调查多家供应商的报价，然后进行综合对比，确定合作对象。在运用信息技术之后，可以灵活掌握市场上各类物资的价格情况，消除了供应商和企业之间的信息不对称问题，有助于企业采购人员合理选择供应商，提高物资采购效率。
二、信息化在企业物质采购管理中的应用现状
1.企业采购管理部门的信息基础较为薄弱
现代企业对信息技术的重视程度越来越高，但是在采购业务上，传统的思维仍然根深蒂固，信息化建设比较滞后。虽然企业采购部门也顺应信息化发展形势，引进了管理信息系统，但是后续的支持工作没有跟进，信息系统的价值受到了很大限制。以ERP系统为例，该系统涵盖了物资管理、人力管理、财务管理、信息管理等各个方面，是现代企业必备的管理信息工具。企业虽然引进了ERP系统，但是没有与时俱进的进行系统升级，日常的运营维护工作也不到位，低版本的ERP系统软件与其他办公软件不兼容，在物资采购管理中的实际作用没有完全发挥出来。
2.信息流通不全面
信息不流通也是造成物资采购管理工作出现疏漏的主要原因之一。各大企业如果没有建立起完整的信息交流平台，会使企业各部门之间信息交流不及时，工作也不能够及时传达，降低了各部门之间的沟通和协调，使企业生产效率降低。另外，有一部分企业在进行物资采购时，会采用人工统计的方法，这样不仅会使统计结果受各种因素的影响而出现偏差，致使大量物资囤积，而且不可避免地浪费了人力财力。
3.现有物资采购管理信息系统的功能单一
不同企业在物资采购管理信息化建设方面投入的财力、人力支持不一，这也就意味着物资管理信息系统的整体水平、实用功能各有差异。从整体上来看，物资采购管理新系统的功能偏少，还不能很好地满足采购业务开展的需要。现有的采购管理信息系统中，虽然增加了价格对比、价格预测的功能，但是系统内部数据库中的价格信息更新缓慢，这也导致系统提供的物料参考价格不具备实用性。
三、企业物资采购管理信息系统的创新应用
1.采购方案管理
企业生产与运营中，对于各类物资的需求量存在很大差异，如果物资采购数量偏少，会因为物资短缺而影响企业工作开展的持续性；相反，如果一次性采购过多的物资，还会造成库存积压，增加了库存成本。基于信息技术的物资采购管理系统，则可以动态的掌握物资库存、需求、供应之间的变动关系。管理信息系统首先按照企业制定的生产计划，核实某个时间段内所需物料的种类与数量。然后每隔一段时间对比库存物资的剩余量，根据对比结果确定采购方案，明确各类物资采购的数量。这样一来，就可以避免物资短缺或过剩的问题。
2.条码技术的应用
在ERP系统管理中，包含有企业的人、财、物、产、供、销等多方面内容，为企业发展提供了管理平台，是企业信息化建设中的一项重要内容。在物流管理中应用条码技术，包括编码技术、快速识别技术及计算机管理技术等，作为一种前端采集技术，在计算机管理及电子数据交换中取得了良好的应用效果。在ERP系统中应用条码技术，有助于提升系统的物流、生产及表单传递管理效率，以完成对生产过程的精确管理、表单快速识别、快速出入库、产品出入库、产品快速跟踪等。
3.采购合同管理
采购合同的管理主要包含采购订单的审核、变更、注销以及订单的初始化和回退等系统功能。采购人员在采购订单、询价方案及采购方案的基础上编制采购合同，通过信息化的采购管理，采购合同内容应包含企业与供应商名称、交货的时间和地点、采购总价与标准等。采购员能够修改和删除采购合同，并在采购合同执行完后核销合同。企业要严格审核采购过程中的合同性和审批手续，建立与之相应的合同管理台账，使合同的执行过程能够随时被监督，还能有效了解合同到货与付款等情况。
4.信息化物资采购的一体式管理
一般公司的采购流程是从各个生产部门分配人员从分销部门收集材料，由于生产线分布和需求差距，各部门间的交流不畅，易发生资源的重复领用，导致资源浪费的情况。故而，建筑公司加强采购的综合信息管理，在公司内部建立资料供给处，与制造部门保持密切联系，并记录和统一每个部门的所有物质需求，通过创建分析图表进行信息比较，物料控制图可靠性和实时供应站根据图表分析的实际需要进行采购和管理，实时与各部门沟通，保证信息交流的畅通，实施合理的物流，使各部门能正常生产。在确保最大限度地利用资源的条件下，降低了生产采购的成本，提升了企业运转效率，进而提高了企业的利润。
5.财务结算管理
通过将信息化应用到企业采购管理中，财务结算管理主要包括出入库汇总、稽查单据、统计收发单据以及申请付款等内容。对财务结算进行管理，要将采购过程中的出入库单、合同、移库单、货款发票、报废单等数据加以审核和统计，办理相应的付款凭证。统一管理物资采购中的资金，定期对采购储备资金的使用情况、周转情况加以分析，并对在途资金及时清理，确保能够对物资采购和供应环节资金预算与支付状况进行有效监督。
结束语
当前企业的采购部门，还存在信息系统功能单一，采购人员对管理信息系统操作不够熟练等问题。下一步要重点做好资金投入保障，加强人才队伍建设，开发系统新功能，让物资采购管理信息系统在物质信息获取、价格对比、库存管理等方面，发挥应有的价值。
参考文献：
[1]张磊.信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用[J].科技创新与应用，2020（06）：26-27.
[2]王连巍.信息化在企业物资采购管理中的应用策略[J].石化技术，2019，26（08）：168+170.