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摘要：在档案的数据化管理中，档案既是重要的管理对象，更是极为珍贵的信息资源，依托档案信息数据可以延展出多样化、持续性的档案数据管理思维，其实质是一种宏大的档案信息资源观。档案管理数据化意味着大数据思维意识在档案管理领域起步、推进，它有助于推动档案管理工作朝着整体性、多样化、开放性、生长性的方向发展。本文从档案管理“数据化”的内涵入手，从策略、方向，两个层面对数据时代背景下的档案管理数据化转型展开了相应的分析与论述，以期能够为档案管理工作的现代化发展提供有益参考。
关键词：数据时代；档案管理；数据化转型
在数据环境下，时代态势、社会环境等都发生了极为显著的变化，在这样的时代背景下，现代的档案管理工作也出现了新的转型和发展。档案管理数据化转型是与档案管理环境变革相适应的档案管理新方向。在数据时代，档案管理的语言体系已经从纸质信息向数据信息转变，档案管理主体、客体的地位、形式也发生了新的变化，传统的档案管理思维和管理理念，已经无法有效满足新的档案管理发展需求。
一、档案管理“数据化”的内涵
档案管理“数据化”其核心为“数据”二字。具体来说包含以下两方面的内容：第一，档案管理对象的“数据化”。传统档案管理的对象是纸质的档案资料，而在新的数据化档案管理中，档案化管理对象变成了由一个个信息数据构成的电子档案；第二，档案管理环节的“数据化”。传统档案管理环节依靠的人力和相关的规章制度，而在新的数据化档案管理中，档案管理的过程转变为了利用信息数据进行记录、跟踪的过程，大量的管理工作被数据信息的存、取、用所取代，档案数据的价值得到深度的挖掘和应用。
二、数据时代背景下的档案管理数据化转型策略
（一）存量档案数据化，盘活档案库数据是起步
对档案存量数据进行电子数据化处理是开展档案管理数据化转型的基础。将海量的纸质档案转化为电子档案，需要借助相应的技术和机器。具体来说，是让纸质档案通过机器的扫描生成相应的图像信息，而后再通过光学字符识别技术，对图像内容进行识别，将图像信息转化为档案数据库可读取的原始数据。在将原始档案信息进行数据化处理后，还应该从档案数据本身、档案数据的使用情况、档案数据的运转足迹等来进行档案数据价值的深层次挖掘，盘活整个档案数据库。以业务类数据为例，通过对这些数据资料的对比分析、深入挖掘，不但可以对业务部门的发展现状进行及时性总结，同时还能够有效预测业务部门核心业务的未来发展趋势。同时在档案管理的数据化发展中，档案部门可以通过对档案数据在线使用情况的分析，对档案使用者的阅读行为、标注习惯、停留时间、关注重点等进行全方位的标记，从中探寻到档案数据与用户行为之间的精准平衡点，从而提高档案管理的效率和质量。
（二）增量档案数据化，丰富档案数据库是重心
在原始档案数字化转型完成后，还需要进一步考虑数据化档案的增量问题。数据时代背景下，档案的增量变得多样且庞杂，除了基础的纸质文件，电子文件以外，还包括相关的音视频资料，网页资料、微信公众号文件、QQ工作群文件等，它涉及到线上线下的海量数据。档案的数据化增量是一项系统的工作需要投入专业的人员、大量的资金、坚实的技术、严密的流程，其中的任一环节运转不畅，都会对整体的档案增量工作带来不便和阻碍。档案增量工作不仅仅是档案部门自身的事情，它涉及到多部门的积极配合和协作运转。当前，最理想的数据化档案增量处理是通过统一的数据接口，来实现对电子数据的在线归档，所有的数据在符合档案数据要求的基础上，就可以通过统一的数据接口进行汇总、整合。这一措施的执行有以下两个要点：第一，企业具有一个覆盖各部门的数据应用系统，并且该系统具有较高的成熟度和稳定性；其二，在各部门间的数据接口是联动互通的，所有信息数据都可以准确高效的汇集到整体的数据应用系统之中，进而实现档案数据化在企业发展中的全覆盖。
（三）档案数据化管理，实现以数据管档是方向
档案数据化管理的价值在于对数据信息进行整合梳理后能够产生巨大的数据能量。档案管理工作本身是一项与存在潜在风险的管理工作，它从起初的资料收集整理、鉴定保管，到后续的检索调用、统计整合，其中的每一个环节都存在着一定的人为操作风险。如何有效规避档案管理中人为操作的潜在风险，是档案数据化管理亟待解决的重大问题。大量的实践数据显示，在档案的数据化管理中有意识、有目的、有计划的量化档案管理工作，同时借助多样化的数据档案辅助工具，可以显著提高数据化档案管理的效率和质量。例如可以将档案管理的环节量化为收集环节、保管环节、利用环节，这三个大的方向。而其中的数据资料，则依照企业数据应用系统或传感器等设备来进行捕获，同时各环节的数据进行分门别类的合理处置，让杂乱无章的档案数据形成一个潜在的关系网络，从而实现数据管档的现代化发展。
三、数据时代背景下的档案管理数据化转型方向
（一）守护数据是基础性工作
在档案管理数据化的环境下，档案管理工作的对象数是海量的信息数据，这些数据既有结构化数据，也有分结构化数据，以及半结构化数据，它们被分门别类的存储相应的磁介质载体或光介质载体中。与传统纸质档案相比，数据信息的储存的安全性更高，它不易损毁，但是在数据档案的存储中，其储存载体是有一定的使用年限的，以计算机的硬件存储设备为例，其10～15年就需要更换一次。同时档案数据使用环节还会存在一定的被泄露、篡改的安全风险，因此在档案管理的数据化转型中守护数据的完整性和安全性依旧是基础性的工作。
（二）捕获数据是延伸性工作
数据的捕获属于档案管理的增量工作。借助新型的信息数字技术，当代数据档案的捕获变得更加的快捷、高效。档案管理人员既可以通过传感器去感知、识别相应的数据信息，同时还可以借助数据管理系统实现对数据的全方位捕获。在数据获取的过程中要善于识别数据的效用，避免对数据的重复捕获和无效捕获，要善于在档案数据的增量环节做好管理工作的延展和筹谋。
（三）共享数据是方向性工作
档案数据存在的价值就是其能够被用户所需要、所使用。在企业的未来发展中，档案数据的共享是必然的趋势。档案管理在进行数据化转型是应该具备相应的“超前服务”意识，所有数据档案的处理、增量，其目的都是为了能够给使用者提供便利和帮助。档案管理数据化的价值就在于其借助数据所能够提供的知识支撑和智力支持。
结语
综上所述，不难看出，在数据时代背景下，我国的档案管理工作呈现出新的特点，面临新的机遇和挑战。档案管理的数据化转型不但是档案管理方式的一种创新优化，更是档案管理理念的一次更新发展。在档案的数据化管理中，对档案数据守护是确保其有效发展的基础，相关的信息技术是保障其有效运行的支撑，而思维层面的概念、执行过程的提升则是推动其发展的灵魂和动力。对新时代的档案管理从业人员来说，档案管理的数据化发展是对其专业能力和职业素养的一次新的挑战，在这过程中，档案管理从业人员必须要不断的补平知识的短板，善于总结日常档案管理的经验，对标行业的发展态势，为现代档案管理数据化转型的发展倾注心力和智慧。
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