珠海市建筑设计院 广东珠海 519000
摘要：档案的信息化建设，会使得传统的档案管理方式发生翻天覆地的变化。相较于传统的存储方式，信息化时代的存储将更大，速度将更快，而存储错误几乎为零。在这样的前提下，我国大力推广传统档案管理向信息化靠拢，构建自动化的信息管理平台，为企业实现档案管理信息化打牢基础。本文就我国档案管理存在的不足进行探讨，并就档案管理的信息化开展提供思路和方法。
关键词：档案；信息化建设；档案管理；思考
引言：随着我国信息化技术的不断发展，各行各业的信息化建设迅速发展，档案信息化建设亦是如此。开展档案信息化建设既是档案管理本身的需求，同时也是社会发展的必然要求。档案信息化建设必须紧跟时代脚步，充分利用现代化技术，这样才能有效提高档案管理水平。下面就档案信息化建设的概念和内容、当前存在的问题及改善措施等进行思考。
1、档案信息化建设的含义和特点
在当前信息化时代背景下，为了能够更好地发挥出档案的重要价值，提高档案的实用性和服务性，各档案部门越来越重视档案信息资源的管理与服务，加快推进档案信息化建设的进程。在实际档案信息化建设工作的开展过程中，基于档案保存的客观需求下，将先进的信息技术引入到档案管理工作中来，从而实现档案信息资源的高效利用。在具体档案信息化建设工作中，需要合理运用信息化手段，统一档案信息存储、整合和管理，并不断更新档案管理方式方法，积极推进档案管理的数字化和信息化发展，借助于互联网的优势，打造档案信息管理的共享平台。
在档案信息化管理的初期阶段，通过建立档案信息网络平台，通过开发档案检索系统，可以实现档案信息的高效利用。并运用大数据技术，积极构建档案信息资源数据库，实现档案信息的随时调阅，全面提高档案利用效率和服务质量。而且档案信息化建设工作的开展，实现了档案数字化，档案利用方式得以丰富，同时档案网络平台、数据库等不断完善，档案信息实现了电子化高效存储，还可以借助于云平台，实现档案信息资源的云端存储，可以有效地保证档案信息存储的安全性和长效性，加快推动虚拟档案馆的建设和发展。
2、当前档案信息化建设中存在的问题
2.1 信息来源分散复杂
档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理地对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。
2.2档案信息化建设和管理缺乏标准性
在开展档案信息化建设的过程中，部分档案管理部门也结合自身实际情况制定了各项建设措施，并引入了相应的管理模式，取得了很多成果。但是在实际建设的过程中，却出现了档案信息化建设缺乏明确标准的情况，档案信息化建设情况不尽相同，导致在实际组织开展档案管理工作的过程中，难以实现统筹管理和规划的目标，会对档案信息化建设和管理效果产生不良的影响。
2.3运用信息资源存在错误观念
影响档案信息化建设与档案管理效率的因素是对信息资源的利用存在错误的观念，极大地阻碍了档案管理水平的提高。传统的档案管理理念认为档案管理就是将档案放在档案管理处进行保存，方便以后的查阅。信息化档案管理的核心就是实现资源的共享，将传统的存放档案转变为档案资源的利用与分享，以更好地利用档案资源、服务大众。但部分管理人员的观念依旧传统，只注重档案的存放，不能够合理地使用档案资源，导致档案管理的效率低下，档案管理水平较低。
2.4档案管理人员的综合素质有待提高
档案管理人员是档案信息化建设的主要承担者，其素质的高低会直接影响着信息化建设的水平。而目前很多档案管理人员只掌握了简单的档案信息化知识，在具体的工作过程中不能充分利用信息化技术，不能做到充分利用档案信息化资源，从而严重影响了档案信息化建设工作的开展。
此外，在档案信息化建设中还存在其它问题，例如电子信息档案的安全性较低、人们不愿意接受新鲜事物等等，这就要求我们必须继续大力开展档案信息化建设工作。
3、强化档案信息化建设的策略
3.1 提高数据准确性和完整性
数据资料的收集和整理是确保档案管理工作顺利开展的基础。由于数据资料的收集和整理不仅需要档案管理人员必须深入到基础进行吊顶和研究，而且还应合理地分类和整理搜集到的数据信息。因此，现代在开展档案管理工作的过程中，必须充分重视资料收集和整理的工作，以此保证数据信息的准确性，同时还可以为后期的档案查阅以及档案的使用提供方便。
3.2推动档案标准建设
在档案信息化建设过程中，需要构建一个完善的档案标准，为档案信息化建设提供重要的指导。因此在实际工作中，需要明确档案管理制度和要求，积极践行档案管理信息化建设理念，选择切实可行的方法来制定档案收集管理标准、库房建设标准和专业用语标准，逐步推进档案管理标准化发展。推动档案管理硬件和软件标准化建设，统一数据库标准格式，优化硬件和软件配置，定期更新和维护电子设备，结合实际情况引入信息化设备，重视档案管理软件的开发，积极打造档案信息化管理平台，实现档案信息的规范化和标准化管理。
3.3 提升信息化档案管理水平
信息化档案管理制度的建设成为当前档案管理的发展整体态势，因此应当紧随信息技术的发展脚步，将信息技术的自身优势有效发挥，建立完善的档案管理工作制制度，促进档案管理工作效率和质量的稳步提升。
（1）加大信息化档案管理体系建设投入的力度。现代在建设信息化档案管理体系的过程中，应该强化硬件设施的建设，不断投入人力资源、物力资源以及财力资源等多种资源，这样才能更好地满足现代化的信息化档案建设，为档案管理的有效开展夯实基础。
（2）现代化档案管理人才队伍引进和培养力度的加强。通过对当前各级档案管理工作人员的学历分析后发现，我国大多数的档案管理工作都存在着专业档案管理毕业人才少的问题。所以，为了满足信息化档案管理工作的要求，必须根据自身发展的要求，加大现代化档案管理人才队伍培养的力度。以此更好地满足当前信息化以及现代化的需求。
（3）增强保密意识。在构建信息化档案管理体系的过程中，必须根据信息技术发展的特点，有效构建安全保障系统，这就需要档案管理人员要有一个端正的安全管理理念，才能确保档案管理的安全有序进行。
3.4提高档案管理信息人员的综合素质
职业素养是任何一项工作顺利开展的重要基础，而在当前档案管理工作中，管理者却忽略了该问题，这不仅使档案管理人员的工作质量无法达到预期成效，而且还严重影响到其工作氛围，对该项工作的未来发展造成不利影响。而针对这一问题，管理者可通过以下方式开展工作：开展思想政治教育工作。在此环节中，党建工作者应积极发挥其作用和价值，针对当前档案管理者的职业素养情况，定期开展思想政治宣传活动，为其传达最新的思想方针，让其认识到职业素养对其自身未来发展的重要性和关键性，并为其树立良好、正确的人生观、价值观、社会观和责任观，以此实现档案信息建设工作的有效强化。
结束语：
综上所述，在信息化的时代背景下，档案信息化建设是档案工作改革与发展的必然选择，有助于转变传统的档案管理方式，有利于提高档案资源的合理运用，提高档案的管理能力。在未来的发展中，档案管理部门应用先进的管理技术引入创新性的思路，促进档案信息化建设的全面发展，从而全面提升档案管理水平。
参考文献：
[1]崔岚.企业档案管理信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案,2020.
[2]张小莉.浅谈新时期工程档案管理信息化建设[J].中国住宅设施,2020.
[3]于修.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].信息记录材料,2020.