肇庆粤肇公路有限公司 广东肇庆 526109
摘要：在高速公路的建设和营运过程中，大量档案的产生，详细记录了高速公路营运系统的运行情况，实现对企业决策有效信息支撑作用。要落实高速公路档案的规范化操作，力求全面性、精确性与可靠性，切实做好文书档案的规范化管理，就要坚持与时俱进，融入信息化时代，充分引入信息技术以及网络技术，加快规范化建设，切实提高档案管理的效率。
关键词：高速公路 文书档案 规范化
一、高速公路文书档案规范化管理现状
随着电子信息技术的发展，办公自动化系统及智能化程序的广泛使用，高速公路档案文书管理的形式发生变化。随之出现的问题主要表现为以下：
（一）档案管理人员队伍素质参差不齐。档案文书管理需要兼备业务知识与信息化的复合型人才，多数高速公路部门在文书档案管理上，缺乏专业的档案管理人员，档案管理部门和管理人员多为兼职，在档案资料录入的初期缺乏相应的检查核对过程，容易出现档案资料不实甚至造假现象。现阶段，档案管理人员对电子信息技术的掌握相对匮乏，办公自动化系统的使用仅限于操作，而兼具综合技能与档案收集与管理技能的人才较少。增加了档案工作创新管理形式的难度，面临的改革风险较大。
（二）信息化档案共享平台建设不完善。相对于专业的档案管理部门，高速公路档案智能信息系统开发相对滞后，档案管理仍采用老式管理办法，资金研发投入不足，信息平台的资源流通、共享达不到既定目标。不同高速公路公司直接信息交流、沟通之间存在障碍，导致信息化档案管理系统的建设进程受到阻碍。
（三）文书档案缺乏统一规范。标准化的管理规范是公路档案信息化技术改革的重要制度基础，但是目前在各单位内部推行技术改革过程中，管理档案电子化、数字化的格式不统一。不同建设阶段与区域的公路档案不完善，使得不同站点之间的信息很难实现合并。
（四）档案管理不够重视，制约档案规范化进程。在高速公路运营企业档案管理实践中，管理工作尚未引起足够重视，尤其缺乏高效档案管理制度的大力支持，制约档案管理设备的先进性、保管条件不过关，在根本上阻碍了新型档案管理模式的应用，威胁档案的安全性与可靠性，无法实现档案资源服务企业营运与发展的促进作用。
（五）档案管理缺乏集中性，档案资源整合性不高。立足当前高速公路营运企业发展，其档案管理水平普遍不高，尤其是集中化管理模式尚未得到重视，档案管理缺乏详细的类型划分，整体管理呈现松散性，缺乏严谨性，随意性较强。也就是说，档案管理存在严重的各自为战的现象，管理只是与需求进行简单的关联，档案只做了缺乏有效的整合，不利于档案信息的综合性管理，开发利用效率无法得到提升，不能够充分发挥档案的价值。
二、高速公路文书档案规范化管理举措
（一）注重公文制发过程规范化
公文是高速公路文书档案的前身，文书处理工作作为档案管理工作的基础，影响公文自身质量，也会直接地影响到档案规范化管理效果。提高高速公路公文制发质量，科学规范公文运转流程，切实规范公文管理，有利于后期档案标准化、现代化检索目标的实现。公文制发手续、文件格式、文种选择等基础性工作都要按照相关规定要求进行，确保文书档案资料的有序、高效开展。
（二）建立健全高速公路档案管理制度
高速公路档案管理涉及环节众多，是高速公路档案管理的重要内容，相关人员都要严格遵守法律法规的约束，提高自身职业素养和操守，注意档案管理的制度化和规范化，做好职权划分，保证分工合理、职责明确，以便为档案管理工作有序开展提供有利条件，全面提高档案管理规范化水准。也要通过制定严格的规章制度规范人的行为，从档案管理的各个环节入手，理清工作程序，通过制度的设立，囊括整个档案管理流程和各个环节，进一步规范档案的信息录入、存储、调阅、保密等工作。完善相关档案管理制度，严格监控和把控，杜绝违法违规行动的发生。
（三）提升文书档案管理者的业务素养
高速公路档案管理者的业务素养也是直接影响档案管理规范化能否实现的重要因素之一,要实现档案管理工作的规范化、标准化,就需要切实加强档案工作者的综合业务素养,切实培养档案工作者的档案理论专业知识,也要加大计算机信息技术、工程项目管理等领域的业务理论培训，熟练掌握文书档案资料的整理、鉴定、分类等档案规范化管理技能。管理部门应逐步完善专业人才的教育、培养和引进机制，采取定期的培训和教育，使管理人员能够充分掌握信息化管理公路档案的操作技能和理论基础知识。同时，高速公路单位还应建立起配套的绩效考核机制，结合管理队伍工作任务的完成情况，对信息技术的掌握程度等进行奖惩机制，调动管理人员积极参与技术改革的热情，提升工作的责任感，为公路档案的智能化、信息化改革奠定人才基础。
（四）注重文书归档工作规范化
高速公路管理部门要成立档案规范化管理领导小组，成立以主要负责人为组长、办公室或者档案室分管负责人为副组长，办公室、档案室等单位负责人为成员的高速公路文书档案规范化领导小组，明确各级负责人的职责，完善文书档案管理规范化体系。要准确把握文件立卷归档的实效性，及时完成高速公路项目设计、施工、监理等各个环节任务档案管理，确保立卷、归档的及时性，保障档案管理的有序、规范。要明确立卷归档的重点，并合理做好立卷分工。坚持“以我为主”原则指导下，重点做好建设、设计、勘察、监理、竣工图等文件，以及新工艺、原材料检测等记录工程质量、技术和安全的资料等。要注重档案卷宗的完整性，在立卷归档时，要把握重点，分清主次，严把入口关，防止其他不应归档的文件资料纳入归档范畴，也要注重应归档的文件资料及时归档，避免散失。把同类、具有内在联系的文件资料组成一卷，保持同一问题完整性，夯实高速公路档案的规范化、标准化管理基础。
（五）切实提高档案管理的安全
随着高速公路的建设，相关信息档案增多，管理和保密性尤为重要。现代信息化和网络化的发展，大数据的共享，对于高速公路档案管理信息的管理、传输和保存过程中的安全性问题提出了更高的要求。要加强高速公路档案资料数据传输和保存过程中的保密性和安全性防护，加强数据存储设备的维护，通过防火墙设置等增强网路的安全性，提高高速公路档案管理信息化的安全性，促进高速公路档案管理水平的提高。同时利用现代信息技术的优势，提高档案信息管理和查阅的效率。
（六）强化电子档案与纸质档案的共存
高速公路运营企业档案管理多纸质方式，信息量规模巨大，信息内容复杂，纸质档案管理凸显滞后性，与行业发展以及资源利用不相适应。高速公路管理部门要结合企业发展，提升档案管理规范化水平，重视传统档案管理模式与现代管理手段的融合，积极引入先进的信息技术，与档案管理实践相结合，实现对信息资料的高效处理，加强标准化和规范化建设，尤其是融入先进的数据库与认证技术，强化前段控制，达到全过程管控的目的，满足动态跟踪与管理的目的，有效维护电子档案的可靠性，实现档案归档与运营的同步性。与此同时，做好电子档案安全管理，正视其在数字化与集约化方面的技术风险，实现纸质档案与电子档案的共存，发挥各自优势，为高速公路档案管理规范化水平的提高奠定基础。