摘要：在一项工程项目中，参与各方人员复杂，数量庞大，为了能够按照预先设想的施工计划完成工作，项目管理团队作为不可或缺的存在，成为各方联系沟通的桥梁，如果沟通没有到位，协调效果较差，可能会造成工程质量的参差不齐，更有可能将整个工期无限期延长，使原本的预算成本不堪重负，为使项目能够圆满完成，作为项目管理团队，本文从工程各参与方沟通可能会发生的困难入手，提出改善措施，点出设计项目管理团队存在的重要性。
关键词：项目管理；沟通；协调
一、引言
项目管理在工程项目设计过程中起着至关重要的作用，需要控制关于工程的质量、成本用量、进度、对环境可能会造成的影响等一切致命性因素。作为整个项目设计管理中的领导者，需要在完成达到总承包商或业主所要求的设计管理工作的同时，请求其他参与方积极配合，以及横向和纵向的沟通协调工作。
设计管理与项目管理的完美融合被称为设计项目管理。[1]设计项目管理是从项目管理的基础上衍生出来的，在原本项目管理的基础上更注重工程的可行性与实际性。设计项目管理以一个或多个不相关的任务组成一整个任务系统作为管理对象，更看重整个系统的管理，而不是拿单独一个任务管理。相比于传统的项目管理，设计项目管理更看整个系统任务管理的结果，维持平衡各个部分的协调与控制工作，来确保完整实现项目的总体目标。
二、工程设计中的项目管理部与各参与方的沟通及协调
沟通是作为一种可以解决大部分组织成员间的障碍的手段所存在的。而项目成员之间的沟通程度决定了协调的程度和效果。如果没有良好的沟通造成较差的协调结果，会对工程的进度安排造成巨大的影响，发生严重的工程滞后问题，作为管理整个工程设计进度的设计管理部门，要积极进行沟通协调工作，做好从设计开始、采办、技术支持等工作的协调。为了使项目正常高效的运行，项目组的各部门都需要进行业务组织的沟通协调。[2]主要围绕以下的沟通协调工作为主进行：
与业主之间的沟通协调。作为项目主要的发布规则者，对项目具有非同小可的意义，想要项目高效进行，需得到业主的大力支持。与业主进行沟通的项目经理部需熟读合同及项目任务文件，正确认知项目的建设背景和所要达到的目标设计，熟知项目的起源以及出发点，从而深入体会业主单位想要得到的项目效果。项目经理以及其他管理人员组成的管理团队应对业主单位高度关注，给予业主单位充分的尊重，与业主单位的授权人员积极联系，专心听取其所提出的意见与要求，认真完成他们对项目管理工作过程中提出的指示以及对工作人员的要求；但不可盲目迎合业主对工程设计提出的修改要求，需清清楚楚为业主单位派来的授权人员指出工程设计的利与弊。在保证业主单位的权益不受侵犯的情况下，整个项目进行过程中需公平对待各方项目参与单位。
与施工承包单位的协调。施工方作为组织协调工作中的重点沟通对象，设计图纸与现场实际施工情况严重不符是最常发生的状况，造成工程进度滞后，施工工期延长等问题。针对这种情况项目管理单位应充分起到组织协调的作用，及时对设计技术人员反馈现场的状况，根据当时的工程情况修改图纸，设计项目经理也应该根据情况随时调整项目的进度来维持项目的质量，保持预算成本不发生较大的改变以及对书面性材料较好的保存。积极帮助施工单位解决施工过程中的困难问题，使工程能按时完成。
与设计监理的协调。监理方作为第三方存在，在不改变计划进度的情况下，尽量听取监理方的意见。与设计方重点沟通各种专业性图纸设计之间的协调结果。监督进度计划的具体实施，验收已完成的工程质量是监理所做的主要工作。当工程的实际施工进度与计划进度不一致时，项目管理部的工作人员应该承担与各方协调的责任，落实计划进度。如需改变预先的设计技术、所用材料的变动或者对隐蔽工程或特殊工艺的变化需要及时与监理取得联系，得到监理的肯定，不得与监理发生冲突，当以上情况得到可以变动的回复，需及时形成书面材料并上交；当修改意见与监理方不同时，本着继续友好合作的前提，在较为友好的轻松气氛下进行沟通，项目经理部对于监理人员或监理机构所做的决定不得阻挠。
设计项目经理部与供货方的协调。以项目管理实施规划书为前提，项目经理部应本着公平公正合理的原则选择最终的供货方，做出完整的材料需求表，进行市场调查，避免后期出现供货不足的情况。签订的供应合同应明确的事项如下所需材料的数量、质量、不同施工部分所使用的不同规格、使用时间以及配套服务。帮助提高资源利用率，规避资源采购分风险。
三、工程设计中的项目管理部内部的沟通及协调
设计项目经理与设计团队技术人员的沟通以及项目管理部的内部协调。身在项目管理部的技术人员，本身不出入工地，对工地的基础状况了解甚少，项目经理部需积极派人与设计部进行沟通，详细描述工程的具体现场施工情况，确保设计部所出方案的可以实施。由项目管理部的团队内部协作也较为重要，真实的评价团队内的管理人员的绩效，工作取得成功，不止个人的努力，也需要同伴之间的积极主动的配合；内部发生矛盾一定要及时彻底的进行调解。
设计项目经理与管理层的关系协调。项目经理需严格按照企业管理层下发的项目管理目标责任书进行工作。项目经理作为企业的下属、命令的服从方与执行方，要对企业下派的工作高度重视，在项目的具体实施过程中全力以赴，企业在项目管理工作进行过程中有权对其全过程监督调控。
四、高效提升工程设计项目管理沟通与协调的方案
恰当合适的沟通协调方法会提高协调的效率。在每一期工程项目中，工程的进度都是有预设时间的，参与项目的各部门（业主方、监理方、供货方、施工方以及设计方）交换信息较多、沟通方式复杂，其中的设计项目管理部起到了至关重要的作用，高效管理内部、合理沟通外部，将严重影响到项目能否按照预设进度进行，并且对后面的建设工作不会产生影响。如果不具备完善的协调方案，内部的工作会发生混乱，外部的关系会失调。有以下提高协调效率的方法。
使用更规范、更多样性的渠道进行沟通。
提高项目管理组技术人员的软件使用能力，开展信息化平台使用培训，包括但不限于独立制度计划、文档的编码以及归档等。[3]
完善会议制度，按时召开周会、月会以及月报总结等。
深入现场，项目管理团队应组织相关技术人员去施工现场，针对各种发生在现场施工、材料问题进行协调，吸纳技术人员建设施工期间交流平台，及时在平台上反馈施工现场的紧急事件，在第一时间使设计方可以配合施工方做出方案的改变。
主动与各工程参与方进行沟通，注重细节，有方向性的培训内部人员，使其以后适应与业主方、施工方、监理方、供货方以及设计方的不同沟通方式。会议开展之前需要确定每次参会人员，要形成书面材料，会议结束之前一定要形成可行性意见，保证会议的有效性，保存重要会议的书面记录，以便于以后查找。
完善并创新组织管理制度，作为简单但是较为繁琐的工作，工程项目管理部在平常的工作时不能放松追溯性，完善业主确认制度。设计方需将业主提出的要求或意见（书面及口头）都应整理为书面文件，经业主再次确认后开始投入工程实施。
总结：工程设计施工管理完美的将理论知识与实践工作融合在一起。实践证明，工程项目管理所涉及的协调工作多、简单却繁琐。各参与方主要的矛盾来源都可以靠多沟通来解决，各参与方主动积极的配合项目管理部进行沟通协调工作将对工程进度产生巨大的影响。而协调作为项目经理部最主要的工作之一，需要参与项目的各部门（业主方、监理方、供货方、施工方以及设计方），只有这个团队的每个人员都认识到沟通协调的重要性，才会更配合项目经理开展沟通协调工作，圆满的完成工程项目。
参考文献：
[1]李世蓉,邓铁军.工程建设项目管理[M].武汉:武汉理工大学出版社,2007
[2]刘俊玮.项目经理在项目开展过程中的沟通管理探析[J].项目管理技术. 2010
[3]霍梓纲.谈谈项目沟通管理中内外协调机制的建立[J].2012